Die wichtigsten Programme für das Büro und ihre kostengünstigen Alternativen

Lange Zeit hindurch galt das Microsoft-Office-Paket als die beliebteste und umfangreichste Option für professionelles Arbeiten am Computer. Doch mag es auch hinsichtlich seiner weltweiten Bekanntheit und Nutzung noch immer die Nase vorn haben, wächst die Anzahl der Konkurrenzprodukte. Nicht nur stehen viele von ihnen dem aktuellen Marktführer in der Funktionsvielfalt seiner Textanwendungen, Tabellen und Präsentationen, seines E-Mail-Programms oder Beispiel-Vorlagen in nichts nach. Sie punkten zudem mit innovativen Features und einer kostenlosen Nutzung. Ebenfalls zum Nulltarif erhalten Sie mittlerweile Applikationen zum Bearbeiten von PDFs oder der Korrektur von Rechtschreibung und Grammatik.

Die Basissoftware

Die durch das in vielen Computern vorinstallierte Microsoft-Office-Programm etablierte Vorreiterposition von Microsoft Office beginnt sich aufzulösen. Ob Sie im Homeoffice oder Großraumbüro arbeiten: Die Möglichkeit einer problemlosen Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation sowie praktisches Präsentationswerkzeug erhalten Sie auch bei der Konkurrenz.

• Seit beinahe 20 Jahren bereits bietet OpenOffice einen kostenlosen Zugang zu konkurrenzfähigen MS-Office-Anwendungen. Damit ist es das älteste Alternativprogramm auf dem Markt und entsprechend erprobt: Die MS-Office-Äquivalente Writer, Calc und Impress erlauben Ihnen eine einfache Bedienung, mit Draw steht Ihnen darüber hinaus ein Zeichenprogramm zur Verfügung. Updates allerdings gibt es selten – ganz im Gegensatz zum OpenOffice-Nachfolger.
• LibreOffice basiert auf OpenOffice und sorgt mit seiner modernen Oberfläche und einer 64-Bit-Variante für ein besonders hohes Arbeitstempo. Neben den üblichen Modulen lassen sich auch PDF-Dateien im- und exportieren oder Dokumente im eBook-Format EPUB speichern.
• Bei SoftMaker FreeOffice haben Sie die Wahl zwischen traditionellen Menüleisten und modernen Ribbons. Eine weitere Besonderheit: Besitzen Sie einen Touchscreen, können Sie sämtliche Vorgänge unter Zuhilfenahme Ihrer Finger statt der PC-Maus ausführen und sich Ihre Arbeiten jederzeit vergrößert auf dem Display anzeigen lassen.
• Ashampoo Office Free schließlich hält ebenfalls eine kostenlose Vollversion eines umfangreichen Büropakets für Sie bereit. Neben sämtlichen Funktionen, die Ihnen auch das SoftMaker FreeOffice zur Verfügung stellt, können Sie die Suite dank der angebotenen USB-Installation jederzeit über einen Stick auch von unterwegs aufrufen.

Internet und Clouds

Zugriff zu jeder Zeit und von jedem Ort ist gerade in Zeiten vermehrter Tätigkeiten im Homeoffice besonders nachgefragt. Ein weiterer Vorteil besteht in der hohen Sicherheit, die die Ablage und das Speichern in Clouds mit sich bringen. Einzig eine Internetverbindung sowie ein funktionsfähiges Endgerät sind Voraussetzung für das Editieren Ihrer Dateien oder den Abruf digitaler Ablagen. Möchten Sie sich auf diesem Wege mit Ihren Kollegen und Geschäftspartnern austauschen, stehen Ihnen unter anderem die folgenden Optionen offen:

• Microsoft Word Online unterscheidet sich in seiner Bedienung kaum von der gleichnamigen Software zum Kaufen. Durch die direkte Datenspeicherung in der Cloud wird ein unbeabsichtigter Verlust von Dateien so gut wie ausgeschlossen, zuzüglich zu den genannten Grundfunktionen, OneNote und OneDrive erhalten Sie einen Kalender, können Ihre Kontakte problemlos verwalten und auf den vorinstallierten Messenger-Dienst Skype zurückgreifen. Haben Sie bislang MS-Office genutzt, wird Ihnen die Umstellung leichtfallen. Noch werden Sie einige erweiterte Funktionen vermissen, doch die Anzahl praktischer Tools wird kontinuierlich erweitert.
• Googles G-Suite hat sich ebenfalls auf das professionelle Arbeiten im Web-Space anstatt auf lokalen Festplatten spezialisiert. Vielfältige Businessfunktionen und ein telefonischer Support ergänzen das Angebot der Basisversion Google Docs, das die Teamarbeit in kleinen und mittelständischen Betrieben andernfalls in gleichem Maße unterstützt. Einzig die Excel-Oberfläche weist einige Funktionslücken auf, dafür profitieren Sie mit 15 GB von einem dreimal höheren Speichervolumen auf Google Drive als bei OneDrive von Microsoft.

Es muss nicht immer Adobe sein

Ähnlich der Vorreiterstellung von Microsoft Office bei Dateibearbeitungen dürfte Adobe Reader das bekannteste aller erhältlichen PDF-Programme sein. Doch die Vorteile eines Portable Document Formats erhalten Sie mittlerweile auch durch Gratis-Tools. Auch sie lassen sich auf jedem Computer installieren und so Textmanipulationen verhindern. Was über die reine Druckfunktion wie bei Microsoft oder Libre hinausgehen soll, erfordert spezialisierte Programme.

• Der Nitro-PDF-Reader ermöglicht Ihnen in seiner Gratisvariante Textanpassungen, -ergänzungen und -markierungen. Darüber hinausgehende Modifikationen werden allerdings erst nach dem Erwerb einer kostenpflichtigen Businessversion freigeschaltet.
• Die Freeware des PDFCreators können Sie bei Bedarf bequem als zentralen Netzwerk-Druckertreiber für mehrere Nutzer installieren. Neben einer Dateiausgabe als PDF lassen sich zahlreiche weitere Fotoformate wie EPS, JPEG oder TIFF speichern und langfristig archivieren, zudem haben Sie die Möglichkeit, gewünschte Abläufe zu automatisieren.
• Einen Einsatz des BullZip-PDF-Printers wird von den Entwicklern ausdrücklich auch Unternehmen gestattet. Als virtueller Drucker im System hochgeladen, können bis zu zehn Anwender zeitgleich die Freeware öffnen.

Excel-Ersatz-Programme

Auch Tabellen lassen sich mittlerweile in anderen als Microsoft-Excel-Programmen anlegen und bearbeiten.

• Äußerlich unterscheidet sich Gnumeric kaum vom berühmten Original. Neben der bekannten Darstellung der einzelnen Zeilen, Zellen und Spalten lassen sich auch Diagramme einfach erstellen und Kalkulationen problemlos ausführen. Einzig eine Installation der Software auf einem Mac-System ist nicht möglich.
• Microsoft Excel Online ist eine kostenlose Web-Applikation, durch die Sie Ihre Tabellen direkt im Browser bearbeiten. Gegenüber der Festplatten-Version müssen Sie hier zwar auf einige Funktionen verzichten, die grundlegenden Features enthält jedoch auch die Internetvariante.

Online-Präsentationen leicht gemacht

Grafiken, Bilder und kurze Videos nehmen einen immer größeren Stellenwert auch in der beruflichen Kommunikation zwischen einzelnen Unternehmen ein.

• Mit Google Drawings können Sie beliebige Zahlen und Fakten farblich kennzeichnen und optisch hervorheben, Informationen durch Symbole miteinander verbinden und Inhalte und Ergebnisse mit Geschäftspartnern per Link teilen.
• Draw.io unterstützt Sie bei der Umwandlung komplizierter Sachverhalte in übersichtliche Formen und den Import als Bild, HTML oder PDF in die gewünschte Datei. Auch hier haben Sie die Möglichkeit, durch optische Elemente anschauliche Tabellen zu erstellen.

Fehlerfrei kommunizieren

Ob Sie einen Geschäftsbrief auf Deutsch verfassen oder einem englischsprachigen Kunden eine E-Mail zukommen lassen müssen: In Sachen Rechtschreibprüfung sollten Sie nicht allein auf MS Office, LibreOffice und Co. vertrauen. Gehen Sie zur Vermeidung von Flüchtigkeitsfehlern oder sprachlicher Ungereimtheiten auf Nummer sicher und installieren Sie sich einen Grammatik-Checker.

• Als eines der beliebtesten kostenlosen Korrekturprogramme in der Basisversion gilt Grammarly, welches Sie auch in Social-Media-Kanäle oder WordPress integrieren können. Neben Rechtschreib- und Grammatikfehlern werden Sie auch auf die Verwendung ungewöhnlicher Ausdrucksweisen hingewiesen.
• Auch LanguageTool markiert verbesserungswürdige Stellen in Ihrem Text. Dabei belässt das Sprachprogramm es nicht bei einer farblichen Hervorhebung, sondern unterbreitet Ihnen gleichzeitig Alternativvorschläge.

Bildschirmfotos erstellen

Zwar können Sie auch über Ihr Textverarbeitungsprogramm Screenshots erstellen, müssen sich in der Regel jedoch mit einer einfachen Basis-Bearbeitung zufriedengeben.

• Weitaus mehr wird Ihnen von Greenshot geboten. Das quelloffene Programm optimiert die optische Zeichenerkennung und erlaubt die Integration von Symbolen und Texten. Möchten Sie den Screenshot nicht auf Ihrer lokalen Festplatte speichern, können Sie ihn auch über den Hosting-Dienst Imgur im Netz veröffentlichen.
• Besonders präzise Ausschnitte von Fotos und Videos lassen sich durch ShareX darstellen. Bei Bedarf können Sie sich jederzeit für eine automatische Bearbeitung Ihres Bildes entscheiden und dieses auf Wunsch mit einem individuellen Wasserzeichen versehen.

Die tägliche Kommunikation vereinfachen

Das kostenpflichtige Outlook-Programm lässt sich ebenfalls gegen Freeware austauschen.

• Bereits die Einrichtung von Thunderbird wird Sie kaum Zeit kosten, da sich die leistungsstarke E-Mail-Software die dafür benötigten Serverdaten selbstständig aus dem Internet zieht. Die neueste Thunderbird-Version bietet Ihnen neben den allgemein bekannten Anwendungen eine praktische Terminverwaltung mit Alarmfunkton als auch eine integrierte Verschlüsselungsoption.
• Ebenfalls von Mozilla herausgegeben wird das funktionsreiche SeaMonkey, das über Mailing- und Kalender-Programme hinaus weitere Features wie einen Feed-Reader oder Newsgroups bietet. Die Gratis-Suite lässt sich durch verschiedene Add-ons individuell anpassen, ihr Design allerdings ließe sich noch auffrischen.

Budget und Umwelt schonen

Gerade in professionellen Betrieben können sich Druckkosten schnell zu einem unerwünscht hohen Posten in der Budgetplanung entwickeln. Häufig werden mehr Papier und Tinte verbraucht als wirklich nötig – doch auch beim Drucken können Sie nachhaltig und kostenbewusst agieren.

• Als Dialog in den Drucker-Treiber eingefügt, können Sie durch nur wenige Klicks mit CleverPrint aus so gut wie jeder Anwendung heraus wunschgemäß Bilder verkleinern, Texte komprimieren oder nicht benötigte Passagen löschen. Fehldrucke werden vermieden, bei Einstellung des Tintenspar-Programms mehrere Seiten auf einem Bogen Papier zusammengefasst.
• Die Alternative FinePrint erspart Ihnen dank ihrer achtfachen Verkleinerungsfunktion gerade beim Ausdruck umfangreicher Dateien merklich Tinte und Papier. Mit dem innovativen Tool können Sie Druckaufträge aus verschiedenen Anwendungen zeitgleich erfassen und Wasserzeichen in Kopf- oder Fußzeilen integrieren.