Ordnung ist bekanntlich das halbe Leben. Aufräumen und sortieren klärt die Gedanken, schafft eine Struktur und verhindert, dass Sie mitten im Chaos nach wichtigen Unterlagen suchen müssen. Damit schafft eine funktionierende Ordnung auch Zeit. Zugleich dient sie als Übersicht.
Darüber hinaus spiegelt ein geordneter Schreibtisch die Arbeitsweise des Besitzers wider. Umso schöner ist dies, da Sie heutzutage viele Arbeiten online erledigen können. So lassen sich beispielsweise Dokumente mit den Kollegen teilen und gemeinsam bearbeiten, ohne morgens von einem großen Stapel Dokumente auf dem Schreibtisch empfangen zu werden.
Viele Studien tendieren zu der Annahme, dass ein aufgeräumtes Umfeld auf eine ordentliche glückliche Person schließen lässt. Man ist sprichwörtlich mit sich im Reinen. Zudem ist regelmäßiges aufräumen und säubern sowie Ordnung gesund und kann die Gefahr einer Depression mindern.
Bei einem chaotischen Umfeld hingegen greift man häufiger zu Süßem. Allerdings kann ein überschaubares Chaos tatsächlich ungewöhnliche Gedanken sowie Kreativität fördern.
Neurowissenschaft – auch unser Gehirn ordnet
Eine Ursache für das Bedürfnis nach Ordnung kann in unserer Denkweise liegen. Unter anderem laut Wissenschaftlern des Max-Planck-Instituts für Kognitions- und Neurowissenschaften in Leipzig erzeugten wir im Gehirn eine räumliche Ordnung.
Hierzu speichern wir Objekte und Informationen in mentalen Räumen und kreieren auf diese Weise Landkarten. Somit wird die facettenreiche Wirklichkeit vereinfacht, strukturiert und geordnet. Hierzu versucht unser Gehirn, neue Informationen zu bekannten in Beziehung zu setzen. Durch diesen Zusammenhang können Sie später leichter darauf zurückgreifen.
Je nach Persönlichkeit unterscheiden sich diese mentalen Landkarten. Dies spiegelt sich auch am eigenen Umfeld. So muss eine Umgebung nicht vollständig aufgeräumt sein, solange sie einer inneren Logik folgt.
5 Chaos-Typen
Je nach Persönlichkeit unterscheidet sich die Form der Ordnung. Manche Typen haben laut dem Autor Borgeest mit dem Aufräumen zu kämpfen:
So gibt es beispielsweise den Sammler, der gerne Dinge erwirbt und sich mit diesen umgibt. Wer es perfekt angehen möchte, kann erst mit dem Ordnen beginnen, wenn alle Rahmenbedingungen stimmen. Fehlt das passende Regal, wirft er die Flinte ins Korn.
Manch einer schiebt das Aufräumen auch immer vor sich her, wodurch der Berg wächst und man noch weniger mit dem Ordnen beginnen möchte. Der kreative Chaot hingegen benötigt in gewissem Maße Unordnung, um aus diesem Chaos Inspiration zu schöpfen.
Ein anderer Typ leidet unter einer schwierigen Phase im Leben und schafft es nicht, sein Umfeld sowie sein Leben zu sortieren und Unnötiges auszumisten.
Hilfreich kann es, unabhängig vom Typen, sein, eine präzise Liste zu machen. Auf dieser vermerken Sie Ihre “To-dos” samt einem Datum und der Zeit, welche Sie investieren wollen. Beispielsweise kann dort stehen: Alte Akten aus dem Ordner XY am Donnerstag eine Stunde durchsehen und (aus)sortieren.
So schaffen Sie Ordnung und Struktur an Ihrem Arbeitsplatz
Beenden Sie das Chaos. Um selbst Ordnung und eine Struktur zu schaffen, bieten sich folgende Schritte an:
- Aussortieren:
Was benötigen Sie und was kann weggeworfen werden? Wie oft benötigen Sie etwas?
Tipp: Digitalisieren und auf der Festplatte zu sortieren schafft Platz in Ihrem (Home-)Office. Dennoch müssen Sie sich nicht von Unterlagen trennen. Zugleich lassen sich die Dokumente online teilen und gemeinsam bearbeiten. - Kategorien bilden:
Sortieren Sie die Gegenstände nach einem Prinzip. Dieses können Daten, Inhalt etc. sein. Bestenfalls lassen sich Ordner beschriften oder Etiketten anbringen. Somit geben Sie den Kategorien klare Namen und erkennen den passenden Ordner direkt. - Verorten
Weißen Sie den Gegenständen einen konkreten Platz zu. Erstellen Sie Ihre Landkarte für Ihren Schreibtisch und das Homeoffice. So können beispielsweise die Order nach Jahrgängen sortiert ins Regal stellen. - Direkt sortieren
Gewöhnen Sie sich an, Unterlagen und Gegenstände sofort in Ihr System einzusortieren. Somit verlegen Sie nichts und alles bleibt an seinem Platz.
Ordnung und Struktur bei Abläufen
Struktur und Ordnung beziehen sich nicht nur auf einen sauberen Arbeitsplatz. Er dient auch den Vorgängen und der Gestaltung Ihres Tages. Jener lässt sich wie folgt optimieren:
- Kalender:
Ein Kalender gibt Ihnen eine Struktur vor und bietet einen Überblick. Somit können Sie sich alles Nötige wortwörtlich vor Augen führen und besser planen. - Nichts liegen lassen:
Ordnung lässt sich am besten erzielen, wenn jeder Gegenstand direkt vor und nach dem Gebrauch am Ort seiner Bestimmung steht. Somit ersticken Sie das Chaos bereits im Keim. - Wichtige Dinge greifbar haben:
Beim Sortieren gilt es, die Inhalte nach deren Wichtigkeit zu sortieren. Wichtige Unterlagen sollen Sie direkt greifbar haben. Alte Ablagen hingegen können digitalisiert werden oder ins Archiv wandern. - To-do-Liste:
Machen Sie Listen mit den anstehenden Aufgaben und hängen Sie diese gut sichtbar auf. Alles, was erledigt ist, wird durchgestrichen. Auf diese Weise sehen Sie, wie viel Sie bereits erreicht haben. - Große Aufgaben einteilen:
Große Aufgaben und Projekte können mehrerer Wochen im Terminkalender in Beschlag nehmen. Untersuchen Sie jene auf deren Struktur und teilen Sie die Aufgaben ein. Nun können Sie innerhalb eines Projektes Schwerpunkte setzen etc.
Mentale Ordnung und Struktur
Ordnung hat viel mit dem Denken zu tun. Daher können Sie auch hier einiges tun, um sich selbst mehr Struktur zu verschaffen:
- Prioritäten setzen:
Täglich hat man viele Dinge zu tun. Schreiben Sie diese auf. Ergänzen Sie die etwa benötigte Zeit. Ordnen Sie die Inhalte dann nach deren Dringlichkeit.
Beginnen Sie mit dem Wichtigsten. Schritt für Schritt lässt sich der Berg an Arbeit auf diese Weise strukturieren und besteigen - Nichts Aufschieben:
Lassen Sie Dinge nicht zu einem Berg werden. Wenn Sie diese direkt erledigen, gibt es weniger aufzuschreiben. Post können Sie direkt sortieren, Unterlagen einordnen, etc.
Als Faustregel lassen sich kleine Arbeiten, die weniger als drei Minuten in Anspruch nehmen, sofort erledigen. - Erfolge belohnen:
Wenn Sie ein festgelegtes Ziel erreicht haben, belohnen Sie sich. Ein kleiner Spaziergang, etwas Kuchen, ein Plausch mit einer Freundin etc. haben Sie sich nun redlich verdient. Danach können Sie sich mit größerer Motivation den weiteren Tätigkeiten widmen. - Termine einhalten:
Setzen Sie sich selbst eine Deadline für eine Aufgabe und halten Sie diese ein. Laut dem Parkinsonschen Gesetz dehnt sich die Länge der Arbeit so lange aus, wie die dafür vorgesehene Zeit beträgt. Somit können Sie entweder produktiver werden oder den Elan schleifen lassen. - Konzentriert arbeiten:
Ablenkung bringt Chaos und Unordnung mit sich. Zugleich benötigen Sie im Anschluss laut Studien etwa elf Minuten, um sich wieder auf die eigentlichen Gedanken zu fokussieren.
Daher bietet es sich an, das Handy während einer Tätigkeit nicht in Reichweite zu haben. Zudem sollten Sie Ablenkungen wie YouTube, Chats etc. für diesen Zeitraum vermeiden.
Ordnung und Struktur am Computer
Speicherplatz auf Computern kann trügerisch sein. Dort lassen sich verschollene Dokumente mittel Suchfunktion finden. Zudem wächst der Umfang der Hardware nicht, sondern nur der Balken für den belegten Speicherplatz.
Dennoch ist es vorteilhaft, Ordnung und Struktur in Ihren Daten zu schaffen. Beispielsweise lassen sich die Kategorien vom Arbeitsplatz übernehmen und anwenden.
Gerade im Homeoffice können Sie gerade auch am Rechner mit Informationen oder E-Mails überflutet werden. Hier ist es ebenfalls wichtig, Struktur und Ordnung zu schaffen. Dabei helfen:
- Klar benannte Ordner nach logischen Kategorien
- Gute Namen, um die Datei notfalls per Suche wiederzufinden
- eine aktuelle Version des Dokumentes statt mehreren älteren Kopien
- eine gemeinsame Online-Zusammenarbeit an einem aktuellen Dokument
- Übersichtliche Tabellen
- zwei Partitionen, um verschiedene Daten zu trennen
Durch Ordnung und Struktur lässt sich die eigene Gewohnheit ändern. Dies können Sie Schritt für Schritt umsetzen, um schneller, konzentrierter und fokussierter zu Arbeiten.
Vorteile von Struktur und Ordnung können darüber hinaus sein:
- Zeit sparen:
statt zu Suchen finden Sie nun. Zugleich werden zeitfressende Situationen erkannt und reduziert. - Stress reduzieren:
Stress entsteht durch das Gefühl fehlender Kontrolle. Bei Ihren Arbeitsabläufen können Sie die Koordination in die Hand nehmen. Verschaffen Sie sich einen Überblick, geben Sie sich eine Deadline, unterteilen Sie Projekte und vermindern Sie Druck und Überforderung. - Ziele erreichen:
Durch klar gesteckte aufgeschriebene Ziele und die Etappen dorthin haben Sie einen klaren Weg. Damit steigt auch Ihr Erfolg.
