Gewinnen Sie Zeit durch einfache Prozesse

So verwandeln Sie Ihr Büro in eine Hochleistungszentrale

Prozessmanagement
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Ineffizienz kostet Unternehmen viel Geld. Gerade im Office ist Zeitgewinn aufgrund von komplexen Abläufen ein Faktor, der immer mehr an Bedeutung gewinnt. In Ihrer Rolle als Assistentin sind Sie der Dreh- und Angelpunkt für viele Abläufe im Unternehmen und deren Optimierung.

Auf der einen Seite sind Sie eine Schnittstelle im Gesamtprozess und sorgen zum Beispiel dafür, dass ein Vertrag rechtskonform unterschrieben wird. Andererseits gibt es einige Abläufe in Ihrem Arbeitsumfeld, die Sie als Prozessverantwortliche aktiv gestalten. Mit dem optimalen Einsatz der passenden Tools können Sie Ihr Office in eine Hochleistungszentrale verwandeln: Standardisieren Sie wiederkehrende Abläufe oder setzen Sie Checklisten und Vorlagen ein.

Prozesse analysieren und visualisieren

Zentrales Element der Prozessbetrachtung ist der Nutzen. Bei allen geplanten Aktivitäten im Prozess müssen Sie sich deshalb immer wieder die Frage stellen: „Wie kann der Nutzen für alle Beteiligten erhöht werden?“ Definieren Sie Ihren Geschäftsprozess und stellen Sie diesen Schritt für Schritt in einem Bild dar. Haben Sie Kolleginnen, die ebenfalls für die Pflege einer Erledigungsliste verantwortlich sind, dann betrachten sie den Prozess gemeinsam im Team. So entsteht eine Prozesslandkarte. Zuerst übertragen Sie die neuen Punkte und den aktuellen Status aus dem Protokoll in die Erledigungsliste. Legen Sie sich das Protokoll auf Wiedervorlage, um zum verabredeten Zeitpunkt den Status der Aufgaben bei den Verantwortlichen einzuholen. Übertragen Sie den jeweiligen Status in die Liste. Zur Visualisierung des Ist-Prozesses kann Sie die Methode des Brainstormings gut unterstützen. Zur Darstellung bietet sich Mind-Mapping sehr gut an.

PRAXIS-BEISPIEL

Jeden Monat findet eine Bereichsbesprechung statt, bei der ein Ergebnisprotokoll geschrieben wird. Natürlich entstehen Arbeitsaufträge für die Teilnehmer. Da die Themen komplex sind, sind die To-dos nicht immer gleich erledigt. Mit jedem Termin kommt ein aktueller Status hinzu. Ihre Aufgabe ist es, die Erledigungsvermerke immer auf dem aktuellen Stand zu halten. Dazu nutzen Sie ein Word-Dokument mit einer Tabelle. Die Pflege dieser Liste kostet Sie sehr viel Zeit. Aber Ihr Ziel ist es, dass Sie diesen Prozess effizient gestalten, den aktuellen Status jederzeit abrufen können und Zeit einsparen. Wie gehen Sie vor?

Bewerten und Optimieren des Ist-Prozesses

Aus der Prozesslandkarte entwickeln Sie durch die Bewertung den künftigen Ablauf. Dazu werden die Teilprozesse bewertet und Lösungen erarbeitet. Häufig liegen die Schwachstellen im Ablauf, in der Verantwortung oder im Vorgehen. Die Definition der Mängel aus Ihrer Sicht kennzeichnen Sie mit einem Sonderzeichen wie zum Beispiel einem roten Ausrufezeichen. Aus der Kritik des Bestehenden und der Rückführung auf die Ursachen ergibt sich das Verbesserungspotenzial. Sowohl bei der Analyse des Ist-Prozesses als auch in der Bewertung der verschiedenen Veränderungsvorschläge kommt es darauf an, Mängel und Ursachen, Potenziale, wechselseitige Einflüsse, Verknüpfungen und Abhängigkeiten anschaulich darzustellen. Jeder Arbeitsschritt hat einen Verantwortlichen.

Bild 1: Mögliche Prozesslandkarte: Ist-Analyse für Praxisbeispiel

Übertragen Sie die To-dos aus dem aktuellen Protokoll in die Liste „Erledigungsvermerke“. Die Erledigungsliste sollten Sie zentral ablegen, damit alle Beteiligten Zugriff auf sie haben. Mit dem Versand des Protokolls wird der Link für die Erledigungsvermerke versendet.

Mit dem Versand der Agenda für den neuen Termin bitten Sie die Teilnehmer der Bereichsbesprechung, zur Vorbereitung auf den Termin den aktuellen Status in die Liste einzutragen. Auf der Agenda hat der Status der Erledigungsliste einen festen Platz und ein festes Zeitfenster.

Bild 2: Eine mögliche Lösung für unser Praxisbeispiel

Den neuen Prozess implementieren und umsetzen

Je nachdem, wie komplex das Thema ist, sollten Sie die Umsetzung betrachten. Für die Implementierung von komplexen Abläufen mit vielen Schnittstellen und Verantwortlichen entsteht meist ein Projektauftrag. In unserem Fallbeispiel sind Sie als Assistentin verantwortlich. Die Teilnehmer der Bereichsbesprechung sind die Schnittstellen. Die Implementierung ist daher nicht komplex, nutzt jedoch allen und erhöht die Effizienz. Ein ständiges Einfordern des Status senkt die E-Mail-Flut und spart wertvolle Zeit, die Sie zur Bewältigung von anderen Aufgaben nutzen können. Während der Implementierung ist es wichtig, die Beteiligten auf dem aktuellen Stand zu halten.

PRAXIS-TIPP
Beziehen Sie alle Prozessbeteiligten in die Lösungsfindung ein, das vermindert die Widerstände, wenn Sie den Soll-Prozess umsetzen. Für die Lösungsfindung bieten sich Kreativitätstechniken wie die Flip-Flop-Methode, die 6-3-5-Methode für Gruppen oder die Methode des 6-Hut-Denkens an. Die Walt-Disney-Methode können Sie auch anwenden, wenn Sie alleine nach einer Lösung suchen. Alle Kreativitätstechniken haben eines gemeinsam: Durch einen Perspektivenwechsel erhalten Sie eine andere Sichtweise auf das Problem und entwickeln schnell Lösungen.

Um den Prozess dauerhaft in einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) zu überführen, muss der Prozessverantwortliche die weitere Entwicklung beobachten, steuern, in Abständen prüfen und bei Bedarf anpassen.

Fragen für die Erfolgskontrolle sind in unserem Beispiel:

  • Sind die Mängel behoben und Potenziale genutzt?
  • Sind spürbare Arbeitsentlastungen eingetreten?
  • Sind Effizienzverbesserungen sichtbar? Wurde das Ziel erreicht? Was konnte umgesetzt werden, was nicht?
  • Welche Erfahrungen haben die Prozessbeteiligten gemacht?

Die Prozessdokumentation zur Qualitätssicherung im Office-Alltag

Wenn Sie Ihre Arbeitsabläufe in einem Handbuch oder Leitfaden dokumentieren, tragen Sie nicht nur zur Qualitätssicherung im Unternehmen bei, sondern Sie sichern wichtiges internes und auch externes Wissen und schaffen so Transparenz.

Bei der Erstellung und Anwendung von Prozessbeschreibungen gibt es unterschiedliche Darstellungsarten. Achten Sie darauf, dass in jeder Prozessbeschreibung mindestens folgende Elemente enthalten sind:

  • Deckblatt, Einleitung mit Zielsetzung
  • Beschreibung des festgelegten Ablaufs
  • Zuständigkeiten
  • Letze Seite: Wann erstellt? Durch wen? Prüfung am: XXX – durch: XXX

Dossier: Aufgaben strukturieren mit der Eisenhower-Methode

Um Ihre Arbeitsprozesse zu analysieren, müssen Sie sich in einem ersten Schritt über Ihre Aufgaben und die Arbeitsstruktur im Klaren sein. Um dies festzustellen, nutzen Sie am besten die „Eisenhower-Methode“.

Laden Sie sich hier das kostenlose Dossier herunter:

Dossier: Eisenhower-Methode Dossier: Eisenhower-Methode

Fazit

Die Prozessoptimierung dient in Organisationen und Unternehmen dazu, die Effizienz und Effektivität bestehender Geschäfts-, Produktions- und Entwicklungsprozesse sowie den Einsatz der hierfür benötigten Ressourcen kontinuierlich zu verbessern. Ziel ist es, dadurch effizienter, kostengünstiger und kundenfreundlicher zu arbeiten. Natürlich ist der erste Schritt schwierig. Aber wenn Sie erst einmal damit begonnen haben, Ihren ersten Prozess zu analysieren, anzupassen und zu dokumentieren, dann fallen Ihnen immer mehr Abläufe auf, die Sie kontinuierlich verbessern wollen. Sie selbst gewinnen an Wissen. Dieses Wissen können Sie in Ihrem Arbeitsumfeld einsetzen.

Die Autorin Kerstin Uebler ist nach über 25 Jahren Sekretariatserfahrung Sekretärin der Geschäftsleitung Entwicklung Betriebswirtschaftliche Produkte, DATEV eG, Nürnberg.

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