Kanban-Methode in der Assistenz

Haben Sie all Ihre Arbeitspakete auf dem Schirm? Wie Sie mit der Visualisierung von Aufgaben den Arbeitsalltag leichter meistern!

Kanban-Methode in der Assistenz

Fällt es Ihnen manchmal auch schwer, den Überblick über alle Aufgaben zu behalten, vor allem dann, wenn einige von ihnen gemeinsam im Team abgearbeitet werden? Bleiben wichtige Arbeiten manchmal liegen, weil sie im Alltag untergehen? Ein Mittel, das dabei unspektakulär aber wirksam helfen kann, ist die Kanban-Methode. Diese hilft auch nach außen hin, transparent zu machen, welche Aufgaben auf Kurs sind und welche gerade zu entgleisen drohen.

 

Kanban: Aufgabenplanung und Visualisierung auf Japanisch

Der Begriff Kanban stammt aus dem japanischen und heißt so viel wie „Tafel“. Damit ist gemeint, dass jede Aufgabe als physische Karte dargestellt wird. Jede Karte hängt an einem Board oder einer Tafel und wird – in der einfachsten Version – in drei Schritten abgearbeitet:

  1. Arbeitsspeicher/Backlog
  2. in Bearbeitung/doing
  3. erledigt/done.

Je nach Komplexität der Aufgaben kann das Kanban-Board um zusätzliche Felder erweitert werden und sowohl für einzelne Personen als auch für Teams genutzt werden.

Kanban: Aussehen und Elemente

Wie bereits erwähnt, sind die drei Grundelemente die Spalten Arbeitsspeicher/Backlog, in Bearbeitung/doing, erledigt/done.

Damit ein Kanban-Board funktioniert, müssen Sie folgendes beachten:

  1. Alle Aufgabenpakete sollten einen zeitlichen Aufwand von mehr als 15 Minuten umfassen.
  2. Um den „Fluss“ der Arbeitspakete aus dem „Arbeitsspeicher“ zu „doing“ nach „done“ zu gewährleisten, muss das sogenannte work in progress (WIP) begrenzt werden. Für die Spalte „in Bearbeitung/doing“ ist es wichtig, die Anzahl der Karten zu begrenzen. Die zur Verfügung stehende Arbeitszeit ist begrenzt und nur durch eine Begrenzung der Anzahl der Arbeitspakete können Sie sicherstellen, dass Fluss entsteht und die erledigten Karten in die „done“-Spalte wandern. Stauen sich die Karten in der „doing“-Spalte, ist der Aufgabenspeicher (die Spalte davor), sinnlos.

Für die Assistenz eignen sich diese vier Darstellungsmöglichkeiten:

Variante 1- der Klassiker

Kanban-Methode in der Assistenz

  • für die persönliche Nutzung durch eine Person
  • eine Spalte „Arbeitsspeicher/Backlog“ für alle anstehenden Aufgaben
  • eine Spalte „in Bearbeitung/doing“ für Aufgaben in Bearbeitung. In dieser Spalte befinden sich die Arbeitspakete, an denen Sie gerade arbeiten. Dabei sollten Sie an die Begrenzung des WIP denken
  • eine Spalte „erledigt/done“ für erledigte Aufgaben

Pro Aufgabe schreibt man eine Haftnotiz und klebt sie in den Arbeitsspeicher. Als nächstes priorisieren Sie und entschieden, welche Aufgaben zu bearbeiten sind und in die Spalte „in Bearbeitung/doing“ gelangen. Einmal erledigt, wandern die Haftnotizen in die „erledigt/done“-Spalte und Sie holen eine neue aus dem Arbeitsspeicher.

Variante 2 – erfolgreich im Zweier-Team: das Doppelsekretariat

Kanban-Methode in der Assistenz

  • für zwei (erweiterbar auch auf mehr Personen)
    In diesem Beispiel arbeiten Person A und Person B in einer Abteilung/Sekretariat. Die Assistenz A, Vollzeit 8h und die Assistenz Person B, Teilzeit 6h haben aufgrund der unterschiedlichen Arbeitszeit auch ein anderes WIP-Limit.
  • eine Spalte „Arbeitsspeicher/Backlog“ für alle anstehenden Aufgaben
  • je eine Spalte „in Bearbeitung/doing“ für Person A und B. Hier gelten ebenfalls die WIP-Limits.
  • je eine Spalte „erledigt/done“ für Person A und B

Variante 3 – perfekte Zusammenarbeit: Assistenz und Team

Kanban-Methode in der Assistenz

  • Für die Benutzung mit dem Team
    In diesem Beispiel arbeiten Person A und Person B in einer Abteilung/Sekretariat und sind Teil des Teams. Gleichermaßen haben die Assistentinnen wie bei Variante 2  unterschiedliche Arbeitszeiten mit unterschiedlichem WIP-Limit.
  • eine Spalte „Arbeitsspeicher/Backlog“ für alle anstehenden Aufgaben
  • jeweils eine Spalte „in Bearbeitung/doing“ für Person A und eine Spalte für Person B
  • eine Kategorie für die Assistenz
  • eine Kategorie für das Team
  • und jeweils eine Spalte „erledigt/done“ für Person A und eine Spalte für Person B

Variante 4 – mit voller Kraft voraus: alle zusammen

Kanban-Methode in der Assistenz

  • Für die Benutzung im Team und Chef
    In diesem Beispiel arbeiten Person A und Person B in einer Abteilung/Sekretariat, haben den gleichen Chef und sind Teil des Teams.
  • eine Spalte „Arbeitsspeicher/Backlog“ für alle anstehenden Aufgaben
  • jeweils eine Spalte „in Bearbeitung/doing“ für Person A und eine Spalte für Person B
  • eine Linie für den Chef, die sogenannte „Fast Lane“
  • eine Kategorie für die Assistenz
  • eine Kategorie für das Team
  • und jeweils eine Spalte „erledigt/done“ für Person A und eine Spalte für Person B

In dieser Variante sollten Sie folgendes beachten:

  • Die „Fast Lane“ hat immer Vorrang
  • Legen Sie bei dieser Variante ein besonderes Augenmerk auf die WIP-Limit-Verteilung
  • die Arbeitspakete „richtig“ ziehen! Wenn Sie ein Arbeitspaket aus der Fast Lane ziehen, können von den Assistenz- bzw. Team-Arbeitspaketen nur noch drei bearbeitet werden (s. Beispiel: WIP-Limit bei Person A ist 4.)
  • Bei dieser Benutzung bietet es sich an, regelmäßige Absprachen am Board zu halten: Wie sieht die Woche aus, welche wichtigen Aufgaben sollen erledigt werden, wo gibt es Schwierigkeiten? Das fördert die Transparenz und Kommunikation im Team.

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Umsetzung: schnell und einfach

Sind Sie neugierig geworden? So können Sie sich ein Board selber gestalten:

Sie brauchen ein Whiteboard, Haftnotizen oder anstelle des Whiteboards lässt sich auch ein DIN  A3-Blatt oder ein Flip-Chart-Blatt einsetzen.

Meine Empfehlung:

Erledigen Sie schnelle Themen sofort und nehmen Sie nur Arbeitspakete ab einer gewissen Größe (z.B. 15min) als Post-it in den Arbeitsspeicher auf.

Ich freue mich über Ihre Ideen und Erfahrungen und beantworte auch gerne Ihre Fragen!

Sandra Reitbauer

Die Autorin Sandra Reitbauer ist sekretaria-Expertin und Trainer & Coach bei der Continental AG in der Zentralabteilung „Continental Business System (CBS)“, dem Lean Management System bei Continental. Sie verfügt über langjährige Erfahrungen als Trainer und Coach in der Einführung von Lean in Administration.

  1. Sandra

    Das ist ein toller Artikel. Die verschiedenen Varianten sind ein wertvoller Tipp! Vielen Dank dafür!
    Gibt es eigentlich eine empfehlenswerte Software, mit der man das ganze auch digital umsetzen kann?

  2. Sandra Reitbauer

    Herzlichen Dank für Ihr Feedback – freut mich sehr!
    Das Kanban Thema digital anzuwenden würde ich eher nicht empfehlen, da sich bei der digitalen Nutzung oftmals nach kurzer Zeit eine Trägheit und Nachlässigkeit einschleicht. Dies macht das ganze ineffektiv und die Mitarbeiter verlieren schnell die Motivation das System zu benutzten.
    Der Charme eines physischen Boards ist tatsächlich zum einen, dass es „zum Anfassen“ ist und zum anderen durch die haptische Benutzung die Anwendung so einfach wie effektiv ist!

  3. Lisa

    Hallo Sandra(s) 😉
    Wir arbeiten bei uns in der Firma mit der Software JIRA. Sehr einfach in der Bedienung und für jeden verständlich. Gerade in der Zusammenarbeit mit internationalen Teams, wie es in Sekretariaten von multinationalen Großkonzernen häufig vorkommt, ist JIRA eine gute Lösung. Ein weiterer Vorteil ist, dass dort auch Kommentare und Fragen zu den virtuellen Post-its hinzugefügt werden können, die dann das Team dann beantworten kann. Voraussetzung dafür ist, dass alle beteiligten Mitarbeiter einen Zugang haben und das kostet entsprechend (Stichwort Lizenzgebühr). Auch die IT muss mit eingebunden sein. Wenn das komplette Team vor Ort sitzt, würde ich auch mit der haptischen, nicht-digitalen Variante arbeiten. Vorteil hier: Keine Systemabstürze 😉

  4. Laura W.

    Wir arbeiten auch mit JIRA.
    Tolles System für Kanban.
    Auch für Meeting Protokolle. Die meisten Team Mitglieder bei uns sitzen ja nicht an einem Fleck sondern an verschiedenen Standorten, deswegen gehen Postits bei uns nicht . JIRA ist selbsterklärend. Ich mag es sehr.

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