Zeit und Geld sparen bei der Hotelbuchung

Alltag im Büro: Die Chefin möchte zu ihrem Termin in München nun doch lieber am Vorabend anreisen, um dem Kunden morgens ausgeschlafen gegenüberzusitzen. Während Sie noch dabei sind, die Hotelbuchung um eine Nacht zu verlängern, ploppt die E-Mail eines Kollegen aus dem Marketing auf. Er fährt zu einer Fortbildung – am Donnerstag. Also diese Woche. Ob Sie kurz Hotel und Bahnticket …? Leider hat er nicht dazu geschrieben, in welcher Stadt das Seminar stattfindet. Zwischen Rückfragen und Buchungen trudelt die Hotelrechnung für die letzte Geschäftsreise ein, und Sie überlegen: Lief auch die Flugbuchung auf Rechnung? Oder über Kreditkarte?

Formular für die Reisebuchung

Die Organisation von Geschäftsreisen kostet Zeit und nicht selten auch Nerven, vor allem, wenn Sie gleich für mehrere Personen Reisebuchungen vornehmen. Damit Sie nicht kostbare Minuten damit verschwenden, fehlenden Informationen hinterherzujagen, können Sie ein Formular vorbereiten, mit dem Ihre Kolleginnen und Kollegen künftig ihre Buchungswünsche an Sie kommunizieren. Ob Sie ein Word-Dokument verwenden, ein ausfüllbares PDF erstellen oder einfach eine E-Mail-Vorlage einrichten, ist dabei Ihnen überlassen.

Diese Informationen sollten Sie in dem Formular abfragen:

• Name des oder der Reisenden
• Abteilung/Kostenstelle, Position
• Handelt es sich um die Änderung einer bereits ausgeführten Buchung?
• Grund der Reise
• Reiseziel(e)
• Datum/Uhrzeit der Anreise
• Datum/Uhrzeit der Abreise

Sobald Sie das Formular erstellt haben und verschicken, nutzen Sie die Gelegenheit: Bitten Sie darum, Buchungsanfragen künftig nicht nur per Formular, sondern außerdem so früh wie möglich zu bekommen. Schließlich wusste der Kollege aus dem Marketing bestimmt nicht erst seit gestern von seiner Fortbildung.

Professionelles Buchungsportal nutzen

Auch wenn es an die konkrete Buchung geht, lässt sich viel Zeit sparen. Sicher, Sie können die üblichen Hotelbuchungsplattformen im Internet ansteuern und dann Stunden damit verbringen, verschiedene Hotels miteinander zu vergleichen. Aber was nützen Ihnen die Bewertungen von Urlaubern, die ganz andere Bedürfnisse haben als Geschäftsreisende? Und wie zeitraubend ist erst der Vergleich von Preisen auf den verschiedenen Portalen! Ganz zu schweigen davon, dass Sie sie womöglich zusätzlich mit Zimmerraten abgleichen müssen, die Ihr Unternehmen mit einzelnen Hotelketten ausgehandelt hat.

Diese Zeit bleibt Ihnen für andere wichtige Aufgaben, wenn Sie von vornherein ein professionelles Hotelbuchungsportal für Geschäftsreisen nutzen. Hier richten Sie sich nach der Registrierung einmalig ein Profil ein, in dem Sie alle relevanten Daten für Ihre Reisebuchungen hinterlegen. Das können die Vorgaben Ihrer Reisekostenrichtlinie zu maximalen Hotelkosten sein, aber auch Listen von häufigen Reisezielen oder Preise, die Ihre Firma im Vorfeld mit bestimmten Hotels vereinbart hat. All diese Rahmendaten werden in Zukunft automatisch bei den Buchungen berücksichtigt.

Alle Hotelinformationen an einem Ort

Ein solches Portal erledigt außerdem die Preisvergleiche für Sie, sodass Ihr Unternehmen von handfesten Kostenersparnissen profitieren kann. Das wird auch das Controlling freuen. Und wie wählen Sie nun eine solche Hotelbuchungs-Plattform aus? Achten Sie darauf, dass sie alle genannten Funktionen umfasst, keine zusätzlichen Gebühren erhebt – und natürlich eine möglichst große Zahl an Hotels abdeckt. Roomex zum Beispiel greift auf rund eine Million Hotels und Hotelketten weltweit zu und bietet zudem viele Hotelzimmer an, die sich auf den üblichen Plattformen gar nicht erst finden.

Eins ist sicher: Die Zeit, die Sie einmalig in die Optimierung Ihrer Hotelbuchungsvorgänge stecken – sei es durch die Entwicklung eines Formulars, sei es durch die Auswahl eines professionellen Portals –, werden Sie im hektischen Alltag doppelt und dreifach zurückgewinnen.