Es dürfte wohl kein Büro mehr geben, in dem die Digitalisierung noch keinen Einzug gehalten hat. Die Frage ist nur, in welchem Maßstab dies bei Ihnen im Haus bereits geschehen ist und in welchem Tempo es sich in der Zukunft noch verstärkt. Sie als Assistenz sind dabei durch Ihre Schlüsselposition besonders gefragt, die Veränderungen mitzugestalten und stetig dazuzulernen.
Was diesbezüglich in den kommenden Jahren auf Sie zukommen könnte und wie sich Ihre Partizipation in diesen Gebieten gestalten könnte, lesen Sie jetzt.
Die digitale Internetpräsenz
Das müssen Sie wissen
Im Internet präsent zu sein, ist heute eine Pflichtübung, der sich praktisch kein Unternehmen mehr entziehen kann. Selbst wenn 2021 nur 66 Prozent aller deutschen Unternehmen eine eigene Website betrieben und damit nicht signifikant mehr als in den Vorjahren. Der Trend ist dennoch vorhanden – allein schon, weil die Pandemie diesem Teil der Digitalisierung Schub verliehen hat.
Der Grund dafür ist, dass diese Welt für sehr viele Menschen längst der wichtigste Weg geworden ist, über den sie sich Informationen verschaffen, kommunizieren und immer stärker Waren einkaufen oder Dienstleistungen beziehen. Außerdem splittet sich das Thema Social Media auf. Immer mehr Firmen, die zuvor nur dort ihre Web-Präsenz hatten, werden deshalb gezwungen, auf einen eigenen Auftritt zu setzen, um eine größere Reichweite zu erzielen und sich besser von der Konkurrenz abzuheben.
Das heißt, irgendeine Form von eigener Web-Präsenz wird es spätestens in den kommenden Jahren in Ihrem Unternehmen mit allerhöchster Wahrscheinlichkeit geben, selbst wenn dies aktuell noch nicht der Fall ist. Andernfalls besteht das enorme Risiko, dass Ihr Betrieb „unsichtbar“ wird.
Das könnte Ihr Aufgabenbereich sein
Insbesondere dann, wenn es in Ihrem Unternehmen keine dedizierte IT-Abteilung gibt, ist es durch Ihr Standing möglich, dass Sie hierbei eine tragende Rolle spielen. Ferner ist es wahrscheinlich, dass Ihnen durch Ihre Expertise die Aufgabe zufällt, entsprechende Arbeiten fachgerecht zu delegieren. Möglich wäre hier unter anderem:
- Aufbau und vor allem Pflege:
Websites zu erstellen, benötigt heute keine Programmierkenntnisse mehr. Selbst die insgesamt komplexeren, mit deutlich mehr Unterseiten versehenen Webshops sind heute komplett ohne spezifisches Fachwissen zu erstellen. Ihre Aufgabe könnte beispielsweise darin bestehen, regelmäßig neue Inhalte einzupflegen, auf ein gleichbleibendes Wording und dergleichen zu achten. Allerdings könnten Sie ebenso helfen, überhaupt erst einen Shop oder eine sonstige Präsenz aufzubauen. - Klärung von Design-Fragen:
Der Auftritt im Netz ist immer ein Punkt, der stark mit der Corporate Identity und besonders dem Corporate Design verflochten ist. Sehr wahrscheinlich ist es, dass Sie als Ansprechpartnerin in diesbezüglichen Fragen fungieren; mitunter sogar Ihren Vorgesetzten bei endgültigen Entscheidungen unterstützen. - Moderation und Kommunikation:
Web-Auftritte stellen immer eine Mensch-Mensch-Schnittstelle dar. Ihnen könnte es obliegen, dort gestellte Fragen zu beantworten, Kommentare zu sichten und freizugeben oder Diskussionen zu entschärfen, bevor sie sich zum gefürchteten „Shitstorm“ enwickeln. - Warenwirtschaft und Rechnungserstellung:
Speziell, wenn Ihr Unternehmen Waren im Netz offerieren möchte, könnten Sie die damit verbundenen Vor- und Nacharbeiten erledigen. Teils werden für solche Aufgaben sogar ganz gezielt Assistenzen eingestellt.
Doch selbst, wenn Sie nur über Basisfähigkeiten in Sachen IT verfügen, so müssen Sie sich vor nichts hiervon fürchten. Heutige Systeme sind auf äußerst einfache Bedienbarkeit ausgelegt. Oft sind sie sogar deutlich weniger schwierig als viele Text- und Tabellenkalkulationsprogramme, mit denen Sie tagtäglich arbeiten.
Die digitalen Kommunikationswege jenseits der E-Mail
Das müssen Sie wissen
Das professionelle Telefonieren wird selbst in Zukunft zu Ihren unmittelbaren Aufgabenbereichen gehören. Dennoch muss klar sein, dass die Digitalisierung in diesem Metier extrem viele Umbrüche und Neuerungen in rascher Folge verursacht.
Der Umgang mit solchen alternativen Kommunikationswegen dürfte deshalb ebenfalls zu Ihren zukünftigen Kernfähigkeiten gehören. Allerdings wird dies nur bedeuten, dass Sie (auch) über andere Wege kommunizieren müssen. Für das insgesamte Aufkommen wird sich nur wenig ändern. Ebenfalls ist es kaum nötig, Ihre Kommunikationsfähigkeiten zu ändern. Stil und Etikette sind grundsätzlich Medium-übergreifend und benötigen, wenn überhaupt, nur einige spezifische Anpassungen in der Tonalität.
Das könnte Ihr Aufgabenbereich sein
Das heißt, es läuft primär darauf hinaus, dass Sie sich lediglich mit neuen Kommunikationstechniken vertraut machen müssen. Eine davon haben Sie jüngst vermutlich kennengelernt, Videotelefonie. Davon abgesehen könnten Ihnen folgende Aufgaben zufallen:
- Information und Selektion:
Bald täglich kommen neue Kommunikationsmittel und -programme auf den Markt. Jedes erhebt den Anspruch, das Optimum zu sein. Ihre Aufgabe könnte darin bestehen, sich diesbezüglich auf dem Laufenden zu halten und somit in Ihrem Unternehmen die Entscheidungsfindung zu erleichtern, auf welche Wege künftig gesetzt wird. - Interaktives Messaging:
Messenger sind gerade dabei, sich von einem rein zwischenmenschlichen Kommunikationsmittel zu einem machtvollen Instrument der Interaktion zwischen Unternehmen und Kunden Partnern zu entwickeln. Sie könnten beispielsweise damit beauftragt sein, derlei Kommunikation zu übernehmen oder Strategien dafür zu entwickeln.
Mitunter könnte es zudem eine Aufgabe sein, Teile Ihrer Kommunikation an einen neuartigen „Kollegen“ zu delegieren: In diesem Bereich setzen sich immer stärker Bots durch. Diese KI-gestützten Programme können selbstständig chatten und dabei typische Basisfragen beantworten. Gut für Sie. Denn erfahrungsgemäß werden Sekretariate hierdurch deutlich entlastet, da sie nicht ständig mit wiederkehrenden Fragen gestört werden.
Die Systeme des Cloud-Computing
Das müssen Sie wissen
Moderne Büroarbeit zeichnet sich durch immer stärkere Vernetzung aus. Nur dadurch lässt sich garantieren, dass ständig alle Personen auf demselben Wissensstand sind. Nicht zuletzt ist es zudem eine Tatsache, dass die diesbezüglichen Anwendungen und Geräte immer komplexer und zahlreicher werden.
Nicht nur für kleinere Unternehmen ist Cloud Computing deshalb eine Schlüsseltechnik. Denn sie kann „On Demand“ dafür sorgen, dass jeder Mitarbeiter, selbst ohne den Ankauf derartiger Techniken, diese nutzen kann.
Das könnte Ihr Aufgabenbereich sein
Cloud Computing bedeutet immer, dass entweder (digitale) Infrastrukturen, Plattformen, Softwares oder Funktionen als Service auf einer virtuellen „Wolke“ bereitgestellt werden. Neben der reinen Fähigkeit, Ihre Arbeit auf diese Weise durchzuführen, könnte es vor allem in Ihren Aufgabenbereich fallen, derartige Systeme zu eruieren.
Denn die Anbieter sind längst zahlreich. Ihnen könnte es deshalb obliegen, verschiedene Systeme zu vergleichen, Angebote einzuholen und somit als Beraterin für die Entscheider zu fungieren. Ihre Rolle als Schnittstelle zu zahlreichen Personen und Abteilungen ist dafür prädestiniert.
Das Thema digitale Sicherheit
Das müssen Sie wissen
Die digitale Welt ist längst zu einem leider großen und heterogenen Betätigungsfeld für Kriminelle jeglicher Art und Motivation geworden. Nur eines eint diese Personen: Unternehmen aller Größenordnungen und Branchen sind für sie extrem lohnende Ziele. Denn hier gibt es nicht nur Geld und wertvolle Informationen zu holen, sondern finden sich durch die vielen Angestellten oftmals große Lücken, was Sicherheitsdenken und diesbezügliches Handeln anbelangt. Hierzu sei Ihnen das Bundeslagebild Cybercrime empfohlen, das jährlich vom BKA herausgegeben wird.
Sekretariate gehören diesbezüglich leider zu den „beliebtesten“ Zielpersonen für Kriminelle. Denn ihr Berufsstand vereinbart viele Dinge, die für solche Personen einladend sind:
- Teilweise(!) eher gering ausgeprägte digitale Kompetenzen,
- typischerweise kein Arbeitsauftrag in Richtung IT-Sicherheit,
- häufig große Handlungsfreiheit (etwa das Einleiten von Überweisungen) und
- oftmals extrem tiefes Wissen über zahlreiche relevanten Firmeninterna (beispielsweise Passwörter und Projekte).
Immer wieder werden deshalb Assistenzen zielgerichtet von Cyberkriminellen anvisiert und somit häufig zum unfreiwilligen, teils sogar unbewussten Erfüllungsgehilfen deren Machenschaften.
Das könnte Ihr Aufgabenbereich sein
Schon heute obliegt es Ihnen, auf multiplen Wegen zu einem wichtigen Eckpfeiler des digitalen Schutzes Ihres Unternehmens zu werden. Diese Tatsache wird sich in Zukunft noch bedeutend verstärken. Doch es geht noch etwas weiter:
- Beobachten und Briefen:
Speziell, wenn es in Ihrem Haus keine IT-Experten gibt, könnten Sie damit beauftragt werden, diesbezügliche Kriminal-Trends zu beobachten und regelmäßige Briefings für Ihre Vorgesetzten und das restliche Team zu erstellen. - Fortbilden und Informieren:
Sie müssen sich ständig selbst fortbilden, um von neuen Maschen nicht überrascht werden zu können. So werden neuerdings beispielsweise gezielt Chefassistenzen mit künstlicher Intelligenz anvisiert. Eine darauf basierende Technik Namens „Deepfake“ kann unsagbar realistische Kopien von Videos und Stimmen erzeugen. Dementsprechend könnte ein Anruf Ihres Vorgesetzten, der eine Überweisung anordnet, mittlerweile tatsächlich eine Fälschung sein.
Zu Ihren Routineaufgaben könnte es ferner künftig gehören, alles Diesbezügliche, was man Ihnen nicht persönlich anordnet, über eine sichere Verbindung bestätigen zu lassen. In Zeiten, in denen selbst das Bild einer Videokonferenz eine überzeugende Fälschung sein kann, könnte alles andere zu riskant werden.
Die digitalen Payment-Systeme
Das müssen Sie wissen
Dass Online Banking den Umgang mit diversen Firmenkonten erheblich erleichtert, haben Sie je nach Position vielleicht schon kennengelernt. Doch selbst wenn die Firmenkonten auch in Zukunft das „Endziel“ sämtlicher Transaktionen bleiben werden, so steht dazwischen dennoch eine beständig steigende Zahl von Payment-Systemen, die Zahlungen erleichtern.
Und zumindest dann, wenn die unternehmerischen Finanzflüsse in Ihren Aufgabenbereich fallen, ist es notwendig, dass Sie sich näher mit diesem Thema befassen.
Das könnte Ihr Aufgabenbereich sein
Es kommen bald täglich neue Payment-Systeme auf den Markt. Zudem ist die Verteilung dieser in regionaler Hinsicht stark unterschiedlich. Als in das Thema Banking involvierte Assistenz könnten Sie deshalb einige diesbezügliche Rollen erwarten:
- Eruierung und Beratung:
Es gibt allein rund drei Dutzend etablierte Payment-Anbieter bzw. -Systeme. Sie könnten damit beauftragt sein, diese anhand der Natur Ihres Unternehmens, der Kundenstruktur, deren Verhalten etc. zu bewerten und die für Ihre Firma relevantesten Systeme zu lokalisieren. - Betreuung und Pflege:
Mindestens eine Person in jedem Unternehmen muss Zahlungseingänge kontrollieren, muss gegebenenfalls mahnen und den Kontakt zu den beteiligten Payment-Dienstleistern halten. Wenn Sie bereits jetzt mit herkömmlichen Banking-Aufgaben betraut sind, könnte sich dieses Aufgabenspektrum künftig erweitern.
Allerdings müssen Sie verstehen, dass Ihr Arbeitsaufwand mit jedem weiteren Payment-System steigt. Je nachdem, wie weit Ihr Arbeitgeber diesbezüglich gehen möchte – oder aus Strategiegründen muss – könnte es im Bereich des Möglichen liegen, dass Sie sich künftig in diese Richtung spezialisieren müssen. Dass also der Umgang mit dem Thema Payment zu Ihrer Hauptaufgabe wird, wohingegen andere Bereiche an Kolleginnen und Kollegen delegiert werden.
Die digitale Präsentation und deren Moderation
Das müssen Sie wissen
Zum Aufgabenbereich von Assistenzen gehört es immer häufiger, selbst Informationen anderen zu präsentieren. Hieran merkt man besonders, wie sich der Beruf vom klassischen Sekretariat hin zu dem einer insgesamt multispektraler befähigten Assistenz gewandelt hat.
Doch die Präsentation befindet sich ebenfalls längst in einem Wandel. Längst haben selbst in vielen kleineren Firmen Softwares wie PowerPoint Einzug gehalten. Dazu verschiedenste Tools, die ein Interagieren aller Teilnehmer ermöglichen – beispielsweise beim gemeinsamen Erstellen von Mind Maps.
Das könnte Ihr Aufgabenbereich sein
Grundsätzlich ist es deshalb für die Zukunft denkbar, dass Sie als Assistenz selbst präsentieren müssen. Schlicht, weil dies in vielen Konstellationen besser ist, als wenn beispielsweise ein facettenreiches Thema von mehreren, aufeinanderfolgenden Personen beleuchtet wird. Es ist deshalb unbedingt empfehlenswert, dass Sie sich generell zum Thema Präsentation in Technik, Stil und Sprache schulen. Weitere mögliche Aufgaben:
- Eruierung und Auswahl:
Es gibt auf dem Markt zahlreiche digitalen Werkzeuge, die im Rahmen von Präsentationen eine wichtige Rolle spielen – auch, was die interaktive Partizipation der Teilnehmer anbelangt. Als Assistenz könnten Sie diese sichten, bewerten und prüfen, was für typische Präsentationen in Ihrem Haus genutzt werden könnte. - Erstellung oder Feinschliff:
Wirklich packende Folien für Präsentationen sind nichts, was sich innerhalb einiger Minuten zusammenstellen ließe. Ähnliches gilt für Handouts für die Teilnehmer. Künftig könnte man Sie deshalb damit beauftragen. Vielleicht nicht unbedingt für die gesamte Erstellung. Zumindest jedoch für die abschließende Feinarbeit, was beispielsweise die Ausrichtung am Corporate Design Ihres Hauses anbelangt – selbst bei rein internen Präsentationen ist dies für die Stärkung der Unternehmensbindung aller Teilnehmer enorm wichtig.
Die digitale Bild- und Videobearbeitung
Das müssen Sie wissen
Fotografie wurde durch die Digitalfotografie im Allgemeinen, und extrem leistungsfähige Smartphone-Kameras im Besonderen, längst zu einer äußerst niedrigschwelligen Tätigkeit. 1:1 gilt dies ebenfalls für Videografie. Vielleicht haben Sie deshalb schon erste Erfahrungen mit dem Erstellen solcher Medien für Ihr Unternehmen gesammelt – beispielsweise für einen Mail-Verteiler oder Bilder der Mitarbeiter.
Allerdings sind niedrigschwellige Foto- und Videografie nur ein Teil. Mittlerweile ist deren Bearbeitung ebenfalls auf einem Level angekommen, das problemlos selbst von Laien mit sehr guten Ergebnissen beherrscht werden kann.
Das könnte Ihr Aufgabenbereich sein
Für Sie könnte es deshalb gut möglich sein, dass Sie künftig in diesem Metier agieren. Dies befasst sich weniger mit der Auswahl möglicher Softwares, sondern vor allem damit, diese zu bedienen. Denn sehr vieles, was Bild- und Videobearbeitung ausmacht, fällt nicht (mehr) zwingend in den Bereich von ausgebildeten Grafikern.
- Optisches Verbessern und Anpassen:
Ein nicht ganz passender Bildausschnitt, eine nicht optimale Ausrichtung, vielleicht ein über- oder unterbelichtetes Motiv oder ein ungewollter Farbstich. Nicht zuletzt mit dem quelloffenen Programm GIMP und natürlich dem weitverbreiteten Photoshop sind derartige Bearbeitungen binnen Sekunden erledigt – und die Möglichkeiten sind noch viel größer. - Beschriftungen und andere Grafikbausteine:
Es gibt viele Möglichkeiten, ein Foto mit zusätzlichen Elementen zu einer insgesamt spektakulären Grafik zu machen. Die genannten Programme beherrschen dies ebenfalls. Bildbearbeitung dürfte deshalb dann in Ihr Metier fallen, wenn Sie bereits heute anderweitige Medienarbeiten erledigen. - Gestaltungshoheit:
Ganz besonders, wenn Ihr Unternehmen einen Webshop betreibt, ist es von größter Wichtigkeit, dass alle Produktfotos stilistisch kongruent sind. Sie könnten deshalb sowohl dafür sorgen, dass diesbezügliche Produktionen gebrieft werden als auch, dass etwaige Nacharbeiten durch Sie in diesem Stil durchgeführt werden.
Zusammenfassung und Fazit
Ganz gleich, ob Ihr Unternehmen komplett papierlos werden möchte, ob Ihre Führungskraft Sie bittet, etwas auf dem Onlineshop zu ändern oder Fotos der Firma digital zu bearbeiten: Als Assistenz kommen Sie nicht umhin, heute und noch stärker in Zukunft in digitalen Themen „fit“ zu sein.
Nehmen Sie deshalb unbedingt jede Gelegenheit wahr, Ihr Wissen zu diesem Thema zu mehren und Kontaktängste abzubauen. Denn in Ihrer Position ist Digitalisierung längst so wichtig wie sie es in der IT-Abteilung geworden ist – die moderne Assistenz ist eine digitalkompetente Persönlichkeit, die auch an diesem Punkt nach besten Kräften unterstützen und erleichtern kann.
