Den Kalender des Chefs im Griff behalten

Es ist eines der meistgehüteten Geheimnisse in der Assistenzlandschaft und wird in den einschlägigen Foren immer wieder kontrovers diskutiert: Wie organisiert man seinen Chef? Einen großen Anteil daran hat das Kalendermanagement.

Als Sekretärin haben Sie viel Erfahrung in der Kalenderführung und bringen seit Jahren regelmäßig viele Ideen ein. Dennoch schaffen es die Vorgesetzten immer wieder, bewährte Systeme aus dem Ruder laufen zu lassen und Chaos anzurichten. Wie also gehen Sie es am besten an?

Die Chance des Anfangs

Wenn Sie mit einem neuen Chef in die Zusammenarbeit starten, ist Ihre zentrale Aufgabe klar: Fragen stellen. Denn die Antworten verraten Ihnen viel über die Persönlichkeit Ihres Chefs und seine Wünsche zur Termingestaltung.

Wann beginnt der Tag? Wann soll er enden?

Viele Vorgesetzte kommen zwar um 8 Uhr ins Büro, wünschen sich aber den ersten Termin erst ab 9 Uhr. Hier gilt es von Anfang an, eindeutige Absprachen zu treffen, zum Beispiel ob Telefonate auf dem Weg ins Büro aus dem Auto möglich sind oder nicht.

Wie soll der Tag starten und enden?

Wie stellt sich Ihr Chef den Start in den Tag vor? Mit einer Schreibtischzeit? Mit einer Absprache mit Ihnen? Oder will er erst einmal in Ruhe einen Kaffee trinken und die Wirtschaftspresse lesen? Von den ersten Terminen des Tages hängt ab, ob Ihr Chef pünktlich von Termin zu Termin kommt oder schon zu Beginn hinterherhängt. Wenn Sie Einfluss darauf haben, lassen Sie den Chef in Ruhe ankommen und nutzen Sie die Chance, um den Tag zu besprechen und zu priorisieren. Gleiches gilt auch für den Abschluss des Tages. Was kommt am Ende? Klären Sie die Wünsche ab, damit Sie entsprechende Einträge in den Kalender vornehmen und eine Routine schaffen können.

Die Übergangszeit bei Besprechungen

Planen Sie mindestens 15 Minuten als Puffer vor und nach jedem Meeting ein – gern auch mehr. Denn welches Meeting endet schon pünktlich? Sprechen Sie Ihren Chef aktiv darauf an, wie viel Zeit er hier realistischerweise benötigt.

Was ist mit privaten Termine?

Nicht jede Sekretärin hat Zugriff auf die privaten Termine des Chefs. Sollte dies aber bei Ihnen der Fall sein, besprechen Sie, wie Sie diese handhaben sollen. Fragen Sie nach, ob Sie private Termine bei Reisen und Meetings berücksichtigen und ob Sie Ihren Vorgesetzten an Hochzeitstage, Geburtstage oder Ähnliches erinnern sollen.

Arbeiten Sie mit Platzhaltern

Um Ihr Kalendermanagement zu perfektionieren, ist es sinnvoll, mit Platzhaltern zu arbeiten:

• Reservieren Sie Zeiten für „Ich muss mal kurz zum Chef“-Kandidaten. Die gibt es in jedem Unternehmen.
• Blockieren Sie Reisezeiten. Oft stehen der grobe Zeitrahmen und das Reiseziel fest, aber die detaillierten Reisedaten fehlen noch. Damit sich kein anderer Termin in die Lücken einschleichen kann, blockieren Sie potenzielle An- und Abreisefenster. So haben Sie einerseits Sicherheit geschaffen, dass dort noch ein offenes To-do für Sie wartet, und signalisieren Ihrem Chef zugleich, dass Sie an dem Thema dran sind.
• Halten Sie Ihrem Chef Zeit für seine Aufgaben frei. Aufgabenblöcke sind wichtig, damit er seine offenen Themen abarbeiten kann: Dokumente lesen und gegebenenfalls unterschreiben, Postmappen durchschauen, … Solche Aufgaben lassen sich nur schwer nebenbei erledigen, da sind diese Erinnerungspuffer hilfreich. Auch Pausenzeiten fallen in diese Kategorie.
• Ruhe für strategisches Arbeiten: Wann hatte Ihr Chef das letzte Mal Zeit, strategisch zu denken, Termine in Ruhe nachzubereiten bzw. bevorstehende Meetings sauber vorzubereiten? Viele Chefs sind oftmals im Tunnel und nur Sie können sie vor sich selbst retten. Seien Sie daher konsequent, stellen Sie regelmäßig diese wichtigen Zeitfenster ein und halten Sie Störfaktoren in diesen Zeiten konsequent von ihm fern.

Das altbewährte Farbsystem

Mit dem Farbsystem gestalten Sie den Kalender für Ihren Vorgesetzten und auch für sich selbst übersichtlich. Sie erhalten einen schnellen Überblick über anstehende Termine. Beschränken Sie sich dabei auf maximal fünf Farben, zum Beispiel:

• rot: externe Termine
• blau: interne Termine
• gelb: Telefontermine
• orange: Aufgabenblöcke
• grün: private Termine

Kommunikation als Erfolgsfaktor

Diese Erfahrung hat jede Sekretärin und Assistentin schon einmal gemacht: Der Chef kommt aus einem Meeting und vergisst, Sie entsprechend zu informieren. Erst Tage später erfahren Sie von einem anderen Kollegen, dass Sie einen wichtigen Termin hätten einstellen sollen.
Vermeiden Sie solche unangenehmen Situationen. Suchen Sie wenn möglich nach jedem Termin und Telefonat das kurze Gespräch mit Ihrem Chef und fragen Sie, ob sich ein To-do für Sie ergeben hat. So geht nichts unter und Sie steuern aktiv die Kommunikation. Ihr Chef wird es Ihnen danken, dass Sie mitdenken.

Auch wenn Ihr Chef Termine selbst einstellt, ohne Sie zu informieren, hilft Ihnen eine professionelle Kommunikation weiter. Stellen Sie immer wieder heraus, warum ein geordnetes Kalendersystem sinnvoll ist und welche Zeitersparnis es bringt. Vielen Vorgesetzten fällt es schwer, die Terminplanung gänzlich aus der Hand zu geben, vor allem wenn sie sich generell mit dem Delegieren von Aufgaben schwertun. Sie befürchten, zu fremdbestimmt zu sein. Sich von Gewohnheiten zu verabschieden, braucht Zeit. Geben Sie diese Zeit. Sie können Ihren Chef nicht zwingen, sich an die Abmachungen zu halten. Begegnen Sie ihm dennoch immer wieder mit innovativen Ideen und Tricks, die es ihm schwer machen, nicht mitzuziehen.

Sichern Sie sich Ihre eigenen Zeiten

Die Absprachen zwischen Ihrem Chef und Ihnen als Assistenz sind wichtig und sollten niemals aus dem Kalender fallen. Diese wertvollen Minuten sollten Sie keinesfalls opfern, um zum Beispiel einem Kollegen einen Termin zu ermöglichen. Im Gegenteil: Sollte Ihr Chef einmal den Termin mit Ihnen verschieben oder gar streichen wollen, dann fordern Sie ihn aktiv zurück. Chefs vergessen gern einmal, was es heißt, ihre rechte Hand vollumfassend zu informieren. Sie sind aber angewiesen auf diese Informationen und können nur dann weiterarbeiten, wenn sie Ihnen vorliegen. Machen Sie Ihrem Vorgesetzten dies klar und zeigen Sie auf, welche Aufgaben liegen bleiben müssen, bis Sie eine Rückmeldung erhalten. Und auf einmal wird doch Zeit freigeräumt, wenn auch nur ein paar Minuten.

Es ist wahrlich eine Kunst, den Kalender des Chefs nicht nur effizient und effektiv zu verwalten, sondern zugleich alle Stakeholder gleichermaßen abzuholen – allen voran Ihren Chef. Behalten Sie immer ein Ziel fest im Auge: Routine schaffen. Für Ihren Chef und für Sie selbst. Halten Sie fest an Systemen und Absprachen und schaffen Sie somit klare Strukturen. Ihr Chef wird es Ihnen danken.

Die Autorin Diana Brandl ist Senior Executive Assistant und freiberufliche Fachautorin. Sie betreibt ihren eigenen Blog The Socialista Projects, gibt Trainings und Workshops und spricht auf nationalen wie internationalen Konferenzen.