Der oberste Grundsatz lautet ganz einfach: Vernichten statt wegwerfen!
Die größten Werte von Unternehmen und Privatpersonen liegen nicht im Tresor, sondern leider viel zu oft im Papierkorb. Nehmen Sie sich einen Augenblick und lassen Sie Ihren Tag Revue passieren. Wo landen bei Ihnen
- handschriftliche Notizen der letzten Vorstandssitzung oder Jahresplanung?
- Fehldrucke mit Umsatzzahlen?
- Bewerbungsunterlagen in gedruckter Form oder Notizen vom letzten Mitarbeitergespräch?
- abgeschlossene Vorgänge mit Berichten oder Beweisunterlagen?
Möchten Sie die Garantie übernehmen, dass diese teils brisanten Unterlagen sicher entsorgt werden? Wer hat alles Zugriff auf Ihren Papierkorb? Wie sieht Ihr Konzept zur Datenträgervernichtung aus bzw. das Ihres Dienstleisters?
Der Missbrauch von Daten kostet nicht nur viel Geld, sondern auch den guten Ruf. Wenn dabei Datenschutzgesetze für den Umgang mit personenbezogenen Daten Dritter verletzt werden, drohen zusätzlich ernste rechtliche Konsequenzen. Vernichten Sie daher sensible Daten direkt dort, wo sie anfallen: am Arbeitsplatz. Somit schützen Sie sich und Ihre Geschäftspartner.
Papier als Datenträger
Im Jahre 2017 wurden allein in Deutschland über 20 Millionen Tonnen Papier verbraucht. Das entspricht ca. 260 Kilo Papier pro Jahr und pro Kopf. Gerade in Zeiten von Smartphones, Tablets und E-Mails eine schier unvorstellbare Zahl. Papier ist nach wie vor der beliebteste Datenträger, wenn es darum geht, Unterlagen zu jeder Zeit an jedem Ort lesen zu können. Weniger beliebt ist – wie so oft – der Gedanke „was kommt eigentlich danach?“!
Was passiert mit ausgedruckten Unterlagen, die Sie nicht mehr benötigen? Die Industrie bietet uns viele Möglichkeiten, unsere Daten zu schützen. Ob Sie Ihre Daten Inhouse selbst vernichten – mit einem für Ihren Schutzbedarf passenden Aktenvernichter – oder ob Sie die Daten einem Dienstleister außer Haus zur Vernichtung geben, bleibt grundsätzlich Ihnen überlassen. Aber nicht vergessen, Sie bleiben im Falle eines Datenmissbrauchs immer in der Haftung – auch bei Weitergabe an einen Dienstleister!
Wie finde ich den richtigen Aktenvernichter für meine Bedürfnisse?
Der optimale Ablauf der Datenvernichtung sieht vor, dass zuerst der Schutzbedarf der zu vernichtenden Daten anhand der drei Schutzklassen eingeordnet wird. Dazu wird zuerst geprüft, welche Art von Daten verwaltet werden. Daraus ergibt sich der Schutzbedarf und damit die Schutzklasse. Die internationalen Norm ISO/IEC 21964 gruppiert die unterschiedlichen Datenträger in insgesamt sechs Kategorien, die das Datenformat definieren. Beispielsweise in Informationen in Originalgröße, wie Papier, sowie optische, elektronische und magnetische Datenträger, Informationen in verkleinerter Form und Festplatten mit magnetischem Datenträger. Das alles klingt sehr theoretisch, aber hinter den einzelnen Kategorien verbergen sich tatsächlich Gegenstände unseres täglichen Gebrauchs, wie zum Beispiel CDs, Kreditkarten und USB-Sticks etc. Die Datenträger-Kategorien werden wiederum in sieben Sicherheitsstufen unterteilt. Je höher die Sicherheitsstufe, desto kleiner die Partikel.
Nachdem Schutzklasse, Sicherheitsstufe und zu vernichtende Datenträger definiert sind wird es etwas spezifischer. Es gilt zu definieren, wo der Aktenvernichter eingesetzt werden soll und wie viele Personen ihn nutzen werden. Abschließend sollte man sich über die benötigte Leistung Gedanken machen, das heißt, wie viele Blätter Papier sollte der Aktenvernichter in einem Arbeitsgang schreddern können, und wie groß muss der Auffangbehälter sein, um die Leerungsintervalle komfortabel zu halten.
Hier finden Sie weitere nützliche Informationen rund um das Thema Datenschutz.
Simpleshow-Video “So finden Sie den richtigen Aktenvernichter!“:
Gerne ist HSM bei der Auswahl des richtigen Aktenvernichters behilflich, denn, woher soll man wissen, welche Sicherheitsstufe und welche Schutzklasse die Richtige ist? Das Expertenteam von HSM weiß es!
HSM GmbH + Co. KG
Austraße 1-9
88699 Frickingen / Germany
Tel. +49 7554 2100-0
Fax: +49 7554 2100-160
Sekretaria-Talk: Was meinen Sie dazu?