Ihre wichtigste Aufgabe als Assistenz ist es, Ihren Chef zu entlasten. Aber das ist oft gar nicht so einfach und manchmal wird man den Eindruck nicht los, der Chef wolle gar nicht entlastet werden. Da kommen unklare Anweisungen, Terminverschiebungen werden nicht kommuniziert und alle Aufgaben, die der Vorgesetzte weiterreicht, sind gleich wichtig. Machen Sie sich jetzt auf den Weg, ein Dream-Team mit Ihrem Chef zu bilden. Suchen Sie das persönliche Gespräch mit ihm und klären Sie grundsätzliche Fragen: Wie stellt sich Ihr Chef die Zusammenarbeit idealerweise vor? Oder welchen Arbeitsstil bevorzugen Sie?
Das A und O einer gelungenen Zusammenarbeit ist eine klare Kommunikation. Wie sollen Sie Ihren Chef entlasten, wenn Sie gar nicht wissen, wo seine Prioritäten liegen, was ihm wichtig ist und was nicht? Dabei reicht die elektronische Kommunikation über E-Mail und Telefon nicht aus – und ersetzt nicht das persönliche Gespräch.
Chefentlastung: Was will Ihr Vorgesetzter?
Wenn die Kommunikation bisher immer etwas hakt, sollten Sie Ihren Vorgesetzen um einen längeren Gesprächstermin bitten. Sagen Sie ihm, dass Sie ihn in Zukunft noch besser entlasten und Ihre Arbeit noch stärker auf seine Bedürfnisse ausrichten möchten. Klären Sie in diesem Grundsatzgespräch folgende Punkte:
- Wie stellt sich Ihr Chef die Zusammenarbeit idealerweise vor? Wo wünscht er sich viel Unterstützung durch Sie, was macht er lieber allein?
- Was können Sie überhaupt leisten? Oft wünschen sich Vorgesetzte von ihren Mitarbeitern Dinge, die diese gar nicht erfüllen können – z. B. wegen fehlender Befugnisse oder auch mangelnder Kenntnisse.
- Welche Arbeitsstile bevorzugen Sie jeweils? Hier liegt ein großes Konfliktpotenzial. Wenn Ihr Chef tendenziell ein kreativer Chaot ist, Sie selbst aber am liebsten alles eine Woche im Voraus planen, könnte sich die Zusammenarbeit schwierig gestalten. Aber funktionieren die Absprachen, kann die Zusammenarbeit sehr fruchtbar sein.
- Klären Sie grundsätzlich, wann Sie Ihren Vorgesetzen jeweils stören dürfen und wie Sie mit Telefonaten umgehen sollen. Wen dürfen Sie sofort durchstellen und wer gehört abgewimmelt?
- Sagen Sie Ihrem Chef, welche Wünsche Sie an die Zusammenarbeit haben. Welche Aufgaben würden Ihnen Spaß machen und Sie in Ihrer beruflichen Entwicklung weiterbringen? An welchen Projekten würden Sie gern mitarbeiten?
Wenn Sie die grundlegenden Fragen geklärt haben, ist es ratsam, auch gleich konkrete Vorschläge für eine verbesserte Zusammenarbeit zu unterbreiten, um sich gemeinsam auf den Weg zum Dream-Team zu machen.
Die tägliche Besprechungsrunde hilft bei der Abstimmung zwischen Chef und Assistenz
Ihr Chef sollte sich jeden Tag zehn Minuten Zeit nehmen, um die wichtigsten Punkte klären. Am besten ist es, wenn Sie sich gleich am Morgen zusammensetzen und den Tag kurz besprechen. Welche Termine stehen an? Was muss an diesem Tag dringend erledigt werden, was ist von den letzten Tagen noch liegen geblieben? Welche Aufgaben kommen neu hinzu? Was hat der gestrige Tag gebracht? Diese Abstimmung ist wichtig, damit Sie Ihren Tag besser planen können.
Praxistipp: Wichtig ist auch, dass Sie wissen, wann Ihr Chef nicht im Hause ist, wann er wiederkommt, ob er in der Zwischenzeit erreichbar ist oder nicht gestört werden will. Es hinterlässt bei Besuchern und Anrufern einen schlechten Eindruck, wenn Sie hier keine Auskunft geben können.
Welchen Stand haben die verschiedenen Projekte?
Treten bei Projekten Probleme auf, wenden sich Kollegen und Kunden in der Regel immer zuerst an Sie – als rechte Hand Ihres Chefs. Daher müssen Sie auch wissen, was Sache ist. Fragen Sie konkret nach, was der Stand bei den verschiedenen Projekten ist. Ist es sinnvoll, dass Sie an Besprechungen teilnehmen?
Wo gibt es Probleme?
Wenn es in der Abteilung oder im Unternehmen an irgendeiner Stelle knirscht, erfahren Sie das vermutlich eher als Ihr Chef. Nutzen Sie die tägliche Abstimmungsrunde, um ihn über alles, was er wissen muss, zu informieren. Als rechte Hand Ihres Chefs haben Sie auch eine Beratungsfunktion, die Sie an dieser Stelle gut einbringen können.
Bitten Sie um Prioritäten
Trotz Abstimmung am Morgen können unvorhergesehene Dinge dazwischenkommen und das ist normal – jede Assistenz kennt das. Das Problem liegt häufig darin, dass nicht deutlich wird, wie wichtig die jeweilige Aufgabe ist. Auch wenn Sie Ihren Arbeitsplatz sicher großartig organisieren und Prioritäten im Alltag selbst festlegen – wenn zwei Termine und Aufgaben miteinander kollidieren, ist Ihr Chef gefragt: Er muss im Zweifelsfall bestimmen, was wichtiger ist.
Treffen Sie Kolleginnen aus ganz Deutschland zum Netzwerken – beim 38. Deutschen Assistentinnen-Tag, dem größten Fachkongress für Assistenzen, Sekretärinnen und Office-Managerinnen vom 3. – 5. Mai in Münster.
Praxistipp: Richten Sie auf Ihrem Schreibtisch drei Ablagefächer für die Prioritäten A, B und C ein. Bitten Sie Ihren Chef darum, Unterlagen, die er Ihnen einreicht, gleich in das richtige Körbchen zu legen, dann ersparen Sie sich und ihm das Nachfragen. Ebenso können Sie auch in seinem Büro solche Körbchen einrichten und die Unterlagen nach Priorität geordnet an Ihren Chef zurückreichen.
Fragen Sie nach
Gibt Ihr Chef Ihnen eher schwammige Anweisungen? Dann fragen Sie solange nach, bis Ihnen wirklich klar ist, was er von Ihnen erwartet, sonst wird die Aufgabenerfüllung zur Glückssache. Bitten Sie Ihren Chef darum, die folgenden Punkte zu erläutern:
- Welche Ergebnisse erwartet er von Ihnen? (z. B. Recherche von verschiedenen Anbietern für ein bestimmtes Produkt oder Erstellen einer PowerPoint-Vorlage für alle Präsentationen Ihres Unternehmens)
- Welchen Kriterien müssen die Ergebnisse entsprechen? (z. B. es sollen fünf Anbieter des Produkts recherchiert werden, die eine 24-Stunden-Hotline anbieten, oder die PowerPoint-Vorlage muss dem Corporate Design entsprechen und soll sowohl Tabellen als auch Grafiken festlegen)
- Bis wann müssen diese Ergebnisse erreicht sein? (z. B. bis nächsten Dienstag oder Ende KW32)
- Ist noch jemand am Vorgang beteiligt oder muss darüber informiert werden? (z. B. weitere Spezifikationen erfragen bei Kollegen oder Abstimmung mit der Marketingabteilung)
Lassen Sie sich mehr Kompetenzen geben
Wenn das Grundsatzgespräch ergeben hat, dass Sie die Wünsche Ihres Chefs gar nicht im vollen Umfang erfüllen können, bitten Sie darum, hier Abhilfe zu schaffen. Müssen möglicherweise Ihre Kompetenzen und Weisungsbefugnisse neu geordnet werden? Kann eine Fort- und Weiterbildung zu einer noch besseren Chefentlastung führen?
Auszeit vom Dream-Team: Vereinbaren Sie “stille Stunden”
Sie haben feste Aufgaben zu erledigen, die Ihre volle Aufmerksamkeit erfordern. Da ist es nicht unbedingt hilfreich, wenn Sie rund um die Uhr immer zur Verfügung stehen müssen. Versuchen Sie, mit Ihrem Chef sog. “Stille Stunden” zu vereinbaren, in denen Sie nicht gestört werden, in denen Sie das Telefon zu einer Kollegin oder einen Kollegen umleiten dürfen und auch Ihr Chef Sie nur in Notfällen aus der Konzentration reißt.
Damit Sie bei der Abstimmungsrunde auch an alle Punkte denken, haben wir für Sie eine Arbeitshilfe für die Vorbereitung zusammengestellt.
