Bändigen Sie mit Mikrokommunikation die E-Mail-Flut

Eine Nachricht macht sich auf den Weg: ein neuer Auftrag, die neue Urlaubsregelung oder eine Planungsänderung – wie oft mausert sich eine eigentlich kurze Nachricht zur E-Mail-Lawine, die bald ganze Arbeitstage frisst … Denn Fragen zum Wie, Warum, Wer und Wann schießen wie Pilze aus dem Boden und verstopfen Ihren Posteingang (und Telefonanschluss).

Einen sehr effizienten Weg, die Informationsflut radikal einzudämmen, bietet Mikrokommunikation. Der Begriff ist noch relativ jung und bezeichnet die Reduzierung der Kommunikation, vor allem in den Sozialen Medien, auf das Wesentliche.

Mikrokommunikation: knappe Nachricht – große Wirkung!

Auch die tägliche E-Mail-Flut lässt sich damit deutlich straffen, zum Beispiel mit diesen Tipps:

• Kommen Sie gleich nach der Begrüßung zur Sache.
• Wählen Sie pro E-Mail nur 1 Thema.
• Schreiben Sie präzise und nennen Sie konkrete Fakten:
  Zum Beispiel: „Schicken Sie mir den 20-seitigen Bericht“, anstatt „schicken Sie mir die Seiten“.
• Setzen Sie Deadlines:
  Zum Beispiel: „Bis morgen 17 Uhr“ anstatt „im Laufe des morgigen Tages“
• Sortieren Sie Ihre Gedanken in Bulletpoints und Nummerierungen.
• Beantworten Sie typische Fragen vorab und nehmen Sie den Empfängern die Arbeit ab, sie selbst stellen zu müssen.
• Verzichten Sie so oft wie möglich auf Anhänge. Fassen Sie den Inhalt lieber in wenigen Sätzen zusammen.

Zusatz-Tipp: Bündeln Sie Fragen und offene Punkte in einzelne Mails.

Bei komplexeren Aufträgen formulieren Sie Ihre Fragen in je einer E-Mail. Wichtig: Kündigen Sie die Anzahl der folgenden E-Mails bzw. Fragen in der ersten E-Mail an, zum Beispiel: „Frage 1 von 4“, „Frage 2 von 4“ etc.

So nutzen Sie den psychologischen Trick, dass sich Gedanken „häppchenweise“  schneller wegarbeiten und beantworten lassen. Sie geben Ihrem Empfänger also die Möglichkeit, bereits vorhandenes Wissen und/oder Material abzugeben und so erste Aufgaben abzuhaken.

Nutzen Sie den Betreff als Zeitsparhelfer

Die meiste Zeit sparen Sie aber mit Mikrokommunikation in der Betreffzeile. Denn ein klarer Betreff zeigt nicht nur Ihrem Empfänger, worum es geht. Auch Sie können so später schneller Ihre E-Mails wiederfinden.

Am besten nutzen Sie ausschließlich den Betreff und vergessen den „Rest“ der E-Mail. Dazu setzen Sie ans Ende Ihrer Betreff-Nachricht „EOM“ („End of message“). So weiß Ihr Empfänger, dass er die E-Mail nicht öffnen muss und gleich löschen kann.

Für einen knackigen Betreff selbst gilt:

• Schreiben Sie direkt, um was es geht.:
  Beispiel: „Freigabe Kurzkonzept Messestand Buchmesse“ anstatt „Buchmesse 2017“
• Verzichten Sie auf Sonderzeichen wie Umlaute oder &, %, oder §.
• Nennen Sie die Keywords Ihrer Nachricht:
  Beispiel: „Kurzkonzept“, „Frankfurter Buchmesse“
• Setzen Sie an den Anfang bekannte Labels wie:
  „INFO“ (= keine Antwort nötig),
  „FREIGABE“,
  „FRAGE“,
  „RR“ (= Rückruf),
  „ENTSCHEIDUNG“,
  „AUFTRAG“ oder
  „PROJEKT XY“.
• Ist die Meldung kurz, schreiben Sie alles in den Betreff:
  Beispiel: “Termin am 12.8. ist OK”
• Schreiben Sie wenn möglich nicht mehr als 40 Zeichen.
• Schließen Sie Fragen mit einem Fragezeichen ab. So erkennt Ihr Empfänger, dass er antworten muss.

Höflichkeitsfloskeln entfallen meist. Das erscheint Ihnen auf den ersten Blick vielleicht unhöflich. Sie werden aber sehen: Ihren Empfängern ist eine schnell erfassbare, knappe Nachricht viel lieber, als freundliche Plaudereien, die letztlich mühsam sind und Zeit kosten.

Tipp zum Schluss: Wählen Sie auch Ihre Empfänger mit Bedacht. Die Neigung, Kollegen vollzuspammen ist nämlich ansteckend. Schnell „rächt“ sich ein oft überflüssig Angeschriebener und setzt Sie wiederum auf seine große Verteilerliste. Das gilt übrigens besonders für CC! Auch hier gilt: Prüfen Sie Ihre Empfänger sorgfältig.