Der richtige Dreh für Ihre Briefe

E-Mails in Englisch
© fotomek / Fotolia.com

Geschäftskorrespondenz erinnert oft an die Quadratur des Kreises. Sie möchten Ihre Texte modern formulieren, gleichzeitig aber einen angemessenen Ton treffen. Schließlich repräsentieren Sie damit Ihr Unternehmen und wollen einen professionellen Eindruck hinterlassen – auch wenn es um schwierige Sachverhalte geht. Unsere Tipps helfen Ihnen, modern und angemessen zu schreiben .

Der Schreibstil im Geschäftsbrief ist etwas sehr Persönliches – einerseits. Andererseits repräsentieren Sie damit Ihr Unternehmen. Wenn Sie unsicher sind, ob Sie Ihren persönlichen Schreibstil oder den Stil des Unternehmens stärker betonen sollen, dann wechseln Sie einfach die Blickrichtung: Stellen den Leser in den Vordergrund! Damit ist nicht länger (nur) der Absender maßgeblich, sondern es geht (auch) um den Empfänger des Schriftstücks. Wenn Sie zum Beispiel eine junge Zielgruppe erreichen wollen und an die künftigen Azubis Ihrer Firma schreiben, dann können Sie sich durchaus an den witzigen, pfiffigen Stil der Jugendlichen anpassen.

Wie gut kennen Sie Ihren Empfänger?

Des Weiteren bestimmen die Beziehungsebene und Ihre Stellung im Unternehmen den Sprachstil ganz maßgeblich. Haben Sie die Macht und die Möglichkeit, Ihren persönlichen Sprachstil durchzusetzen? Gibt es womöglich Unternehmensvorgaben zum Stil des Geschäftsbriefs (Corporate Wording), werden diese kontrolliert und durchgesetzt? Welche Beziehung können Sie zu den Lesern Ihrer Schreiben aufbauen? Sind es eher einmalige und spontane Begegnungen oder schreiben Sie regelmäßig hin und her?

Nutzen Sie die „Lese-Punkte“ in Ihrer Korrespondenz

Um eine stimmige, persönliche Wellenlänge zu Ihrem Leser herzustellen, müssen Sie nicht gleich an jedem Satz feilen. Nutzen Sie einfach die zentralen Blickpunkte in Ihrer Korrespondenz! Wie bei der Begegnung mit sympathischen oder unsympathischen Menschen gilt auch bei der Korrespondenz: Der erste Eindruck ist der entscheidende und der letzte Eindruck bleibt! Mit einer prägnanten Betreffzeile und einem sorgfältig formulierten ersten Satz können Sie Ihre Leser regelrecht in den Brief „ziehen“. Und wenn Sie dann noch den Schlusssatz Ihres Briefs, je nach Empfänger, emotional, diplomatisch, auffordern oder einfach mit Pfiff formulieren, dann überzeugt Ihre Korrespondenz rundum.

Wie viel Zeit sollte sein?

Wie viel Zeit ist Ihnen Ihr Leser wert? Eine schwierige Frage in einer Wirklichkeit, wo der Stress über alles herrscht. Wer sich dennoch Zeit nimmt und Briefe – zumindest an einigen ausgewählten Stellen – persönlich und individuell schreibt, schafft Kundenorientierung und bleibt im Kopf des Empfängers hängen. Allerdings sind diese individuellen Texte kein Erfolgsrezept für alle Situationen. Ein Text vom Fließband ist im Alltagsstress keine schlechte Lösung und für viele Situationen ausreichend. Stellen Sie erneut den Empfänger in den Mittelpunkt und überlegen Sie: Bei welcher Zielgruppe sollen und wollen Sie (für Ihr Unternehmen) punkten?

Autor: Dr. Steffen Walter, Sprachwissenschaftler, Trainer und Berater für Korrespondenzthemen, Sprach- und Unternehmenskultur.

Ihr persönlicher Newsletter

Ihre Vorteile

› Wöchentlich topaktuelle News
› Checklisten, Musterbriefe und Praxis-Hilfen
› Rabatte und Sonderaktionen für unsere Leser