Unterschriftenregelung – wo stehen ppa., i. V. und i. A.?

Welche Unterschriftenregelung gilt in Ihrem Unternehmen? Wenn einer der Zusätze ppa., i. V. oder i. A. verwendet wird, haben Sie vielleicht schon einmal gerätselt, wohin Sie das jeweilige Kürzel schreiben sollen. Und kommt dann auch noch das Vier-Augen-Prinzip dazu, ist das Durcheinander perfekt: Platzieren beide Personen die Zusätze vor ihren Namen, über den Unterschriften oder wird gar nach dem Rang unterschieden? Bei solchen kleinen, aber kniffligen Korrespondenzfragen ist die DIN 5008 die richtige Adresse. Wir haben für Sie nachgeschlagen und herausgefunden: Am besten stehen die Kürzel jeweils vor dem gedruckten Namen, die Unterschrift direkt darüber.

Eine Unterschriftenregelung gibt Sicherheit

Mit einer betrieblichen Unterschriftenregelung wird festgelegt, wer an Dritte gehende Schriftstücke unterschreiben darf und welchen Zusatz der jeweilige Mitarbeiter seiner Unterschrift hinzufügt. Eine falsche Verwendung von Unterschriftzusätzen kann schwerwiegende rechtliche Konsequenzen für das Unternehmen und den Unterzeichner haben. Dem kann die Geschäftsleitung mit einer Unterschriftenregelung vorbeugen.

Extratipp: Schauen Sie sich einmal kritisch an, wie das Thema bei Ihnen im Haus gehandhabt wird, und erkundigen Sie sich beispielsweise in der Personalabteilung danach. Es kommt häufig vor, dass Mitarbeiter z. B. ohne echte Vollmacht mit dem Zusatz i. V. unterschreiben oder dass sie automatisch bei jeder Unterschrift den Zusatz i. A. benutzen. Wenn es keine Unterschriftenregelung gibt, die das verhindert, weisen Sie auf die möglichen Folgen hin. Die Geschäftsleitung sollte ihren Mitarbeitern – am besten schriftlich – mitteilen, zu welcher Unterschrift sie ermächtigt werden. Dies bringt Sicherheit auf beiden Seiten.

Was tun bei komplizierter Unterschriftenregelung?

Doch eine Unterschriftenregelung kann nicht immer alle Fragen beantworten, die in der Praxis im Sekretariat auftauchen. Das zeigt die Frage unserer Leserin Sylvia W. aus Ludwigsfelde. Sie möchte wissen: „In unserer Firma unterschreiben immer zwei Personen. In diesem Jahr wurde die Unterschriftenregelung aber noch einmal erweitert, sodass unser Chef mit ppa., ihm Unterstehende mit i. V. bzw. i. A. unterzeichnen. Wo müssen diese Unterschriftenzusätze platziert werden? Beide über der Unterschrift, vor dem Namen oder einer oben, einer unten?“

Unter vier Augen: das sagt die DIN 5008

sekretaria empfiehlt: Beim sogenannten Vier-Augen-Prinzip sollten die beiden Unterschriften ein möglichst einheitliches Bild liefern. Laut DIN 5008 stehen solche Zusätze zwischen der Bezeichnung des Unternehmens und der maschinenschriftlichen Namenswiedergabe. Alternativ können Sie sie auch vor die maschinenschriftliche Namenswiedergabe in dieselbe Zeile setzen.

Variante 1:
Freundliche Grüße
Name Firma
ppa. < Unterschrift 1 >     i. V. < Unterschrift 2 >
Name 1                                Name 2

Variante 2:
Freundliche Grüße
Name Firma
< Unterschrift 1 >     < Unterschrift 2 >
ppa. Name 1               i. V. Name 2

Sie können also sowohl ppa. als auch i. V. bzw. i. A. vor dem maschinellen Namen platzieren, die handschriftlichen Unterschriften stehen direkt darüber.

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