Längere Texte

Was sind eigentlich laut DIN 5008 längere Texte? Und wie sollten Sie sie gestalten?

Längere Texte: Berichte und Co.

Ab welchem Umfang ein Text als längerer Text gilt, darüber sagt die DIN 5008 nichts, sondern gibt nur als Beispiele Berichte, wie Thesenpapiere oder Tischvorlagen, und Facharbeiten, wie Hausarbeiten, an. Da die Regeln alle dazu gedacht sind, Übersicht zu verbessern, sollten Sie sie immer dann anwenden, wenn in Ihrem Dokument Textblöcke entstehen, die nur noch schwer lesbar und erfassbar sind.

Legen Sie ein Layout für längere Texte fest

Für alle längeren Texte im Unternehmen sollten Sie ein einheitliches Layout festlegen und in Dokumenten- und Formatvorlagen definieren. Die Vorteile sind:

  • Alle Kollegen benutzen die gleichen Standards. Damit umgehen Sie viele Diskussionen und schaffen auf elegante Weise Einheitlichkeit.
  • Sie professionalisieren den Unternehmensauftritt. Alle Dokumente, die Sie intern oder extern versenden, beruhen auf diesem einheitlichen Layout.
  • Dokumenten- und Formatvorlagen können die Arbeit sehr stark vereinfachen, denn mit Ihnen können Sie z. B. auf Knopfdruck die einmal festgelegten Formate zuweisen. Nutzen Sie die zahlreichen Einstellungsmöglichkeiten, die Ihnen Ihr Textverarbeitungsprogramm bietet.

Welche Seitenränder brauchen Sie?

Für längere Texte gibt die DIN 5008 keine festen Werte bei den Seitenrändern vor (anders als bei den Geschäftsbriefen). Vielmehr fordert sie, die Seitenränder an den Zweck des Textes anzupassen. So sollten Sie etwa einen ausreichenden Korrekturrand (z. B 50 mm) an der Außenkante frei lassen, wenn Ihr Dokument noch in den Korrekturlauf geht. Als inneren Seitenrand nennt die DIN 5008 25 mm. Wird Ihr Dokument anschließend gebunden, denken Sie daran, dass Sie dann einen breiteren inneren Rand für die Bindung benötigen.

Setzen Sie längere Texte in Spalten

Wenn Sie längere Texte in Spalten setzen, erleichtern Sie damit dem Leser das Verständnis. Die DIN 5008 lässt Spalten – eine oder auch mehrere – ausdrücklich zu.

Nutzen Sie die Marginalspalte

Einen besonderen Service können Sie Ihrem Leser bieten, indem Sie Marginalien setzen. Das sind kleine Texte, die Sie in die sogenannte Marginalspalte an den äußeren Rand des Textes setzen. Sie können darin Stichpunkte oder auch eine kleine Zusammenfassung des Textes unterbringen. So erleichtern Sie es Ihrem Leser, sich im Dokument zurechtzufinden. Je länger Ihr Text ist, desto nützlicher sind Marginalien. Sie sind in längeren Texten laut DIN 5008 erlaubt.

Schriftart in längeren Texten

Definieren Sie eine Standardschrift, die Sie für das gesamte Dokument einsetzen wollen. Als Beispiel nennt die DIN 5008 die Schrift Arial. Diese Standardschrift sollten Sie auch für Überschriften sowie die Kopf- und Fußzeilen verwenden, allerdings erlaubt die DIN 5008 hier, die Schriftgröße zu verändern, um eine Abgrenzung zum Fließtext zu schaffen.

Zeilenabstand in längeren Texten

Einzeilig geschriebene Texte sind ab einem bestimmten Umfang nur schwierig zu lesen. Deshalb empfiehlt die DIN 5008, für längere Texte den Zeilenabstand zu vergrößern, etwa auf 1 ½ Zeilen oder größer. Wichtig ist, dass der Zeilenabstand im Dokument einheitlich ist. Trennen Sie auch Überschriften vom vorausgehenden oder nachfolgenden Text durch einheitliche Abstände und heben Sie sie so hervor.

Vermeiden Sie einzelne Zeilen

Einzelne Zeilen am Anfang oder am Ende einer Seite, die zum vorhergehenden oder schon zum nachfolgenden Absatz gehören – sogenannte Hurenkinder oder Schusterjungen –, sollten Sie laut DIN 5008 vermeiden. Setzen Sie gegebenenfalls einen manuellen Seitenumbruch, um diese zu verhindern.
Ein neuer Abschnitt der ersten Gliederungsebene fängt nach DIN 5008 immer auf einer neuen Seite an.

Beidseitiger Druck ist bei längeren Texten erlaubt

Was bei Geschäftsbriefen undenkbar wäre, ist bei längeren Texten laut DIN 5008 erlaubt: Sie dürfen die Blätter beidseitig beschriften, wenn Inhalt und Zweck des Textes dies erforderlich machen.

Bauen Sie Zitate in längere Texte ein

In längeren Texten kommt es häufiger vor, dass Sie Zitate aufnehmen müssen oder wollen. Machen Sie diese z. B. durch Anführungszeichen oder Anmerkungen in eckigen Klammern deutlich. Enthält Ihr Text darüber hinaus noch weitere Anmerkungen, setzen Sie diese in runde Klammern.

Entschlcken Sie längere Texte durch Fuß- und Endnoten

Fußnoten stehen am Ende einer jeden Seite und werden laut DIN 5008 von Seite zu Seite neu durchgezählt. Endnoten stehen dagegen – wie der Name schon sagt – am Ende des Textes. Endnoten müssen Sie fortlaufend durchzählen.

Legen Sie querformatige Seiten an

In längeren Texten sind laut DIN 5008 Seiten im Querformat ausdrücklich erlaubt, sofern dies aus Darstellungsgründen erforderlich ist. Beachten Sie dabei, dass Sie die Seite gegen den Uhrzeigersinn drehen müssen. Damit hier keine Missverständnisse auftreten: Das Blatt muss dann zum Lesen mit dem Uhrzeigersinn gedreht werden.
Sind in Ihrem Dokument Kopf- und Fußzeilen enthalten, dürfen Sie diese nicht mit drehen. Sie bleiben also oben und unten am Seitenrand stehen.

Was in Kopf- und Fußzeilen gehört

Achten Sie darauf, dass sich die Kopfzeile deutlich vom übrigen Text und von den Überschriften abhebt. Laut DIN 5008 stehen in den Kopfzeilen in der Regel folgende Angaben: Titelzeile (Kolumnentitel, also die Überschrift) sowie die Seitenzahl. Letztere setzen Sie an den rechten Seitenrand, bei einem beidseitigen Ausdruck immer nach außen.
Die Fußzeile kann laut DIN 5008 ebenfalls die Seitenzahl aufnehmen. Auch hier sollte sie bei einseitigem Druck rechtsbündig angeordnet sein, bei beidseitigem Druck außen stehen.

Achten Sie auf die Seitenzahlen

Beginnen Sie mit dem Seitenzählen mit dem Titelblatt. Beachten Sie dabei aber, dass das Titelblatt selbst keine Seitenzahl trägt. Bei wissenschaftlichen Arbeiten weisen Sie laut DIN 5008 die Seitenzahlen erst ab dem Textteil aus. Geben Sie einer wissenschaftlichen Arbeit eine Anlage bei, so müssen Sie diese in der Regel gesondert nummerieren.

Versehen Sie längere Texte mit einem Titelblatt

Wenn Sie Ihrem längeren Text ein Titelblatt beigeben, enthält dieses laut DIN 5008 den vollständigen Titel der Arbeit. Zudem sind darauf noch weitere Angaben aufgeführt, etwa den Untertitel, den Namen des oder der Verfasser usw.

Bieten Sie dem Leser ein Inhaltsverzeichnis

Ein Inhaltsverzeichnis empfiehlt die DIN 5008 ab einem Dokumentenumfang von zehn Seiten. Darin sollten Sie die Abschnittsüberschriften und die Seitenangaben aufführen.

Weitere Verzeichnisse erleichtern sich Suche

Enthält Ihr Dokument Elemente wie Abbildungen oder Tabellen, sollten Sie am Ende ein Abbildungs- bzw. ein Tabellenverzeichnis einfügen. Haben Sie viele ungewöhnliche Abkürzungen verwendet, ist ein Abkürzungsverzeichnis sinnvoll, ebenso sollten Sie ein Verzeichnis der verwendeten Literatur anfügen. Macht es der Inhalt Ihres Dokuments erforderlich, ein Glossar oder einen Index zu erstellen, setzen Sie auch diese an das Ende Ihres Dokuments. Wichtig ist, dass laut DIN 5008 alle diese Elemente einheitlich zu formatieren sind.

Anhänge: Oftmals bietet es sich bei längeren Texten an, einzelne Textteile auszulagern und als Anhang dem Dokument beizufügen. Dies ist laut DIN 5008 ausdrücklich erlaubt, wenn dadurch der Hauptteil übersichtlicher wird.

Premium-Tools zum Thema
Beiträge zum Thema

Sekretaria-Talk: Was meinen Sie dazu?

Ihr persönlicher Newsletter

Ihre Vorteile

› Wöchentlich topaktuelle News
› Checklisten, Musterbriefe und Praxis-Hilfen
› Rabatte und Sonderaktionen für unsere Leser