Vorgaben für längere Texte finden sich seit 2011 in der DIN 5008. Aber was sind eigentlich laut DIN 5008 längere Texte? Und wie sollten Sie sie normgerecht gestalten?
Ab welchem Umfang ein Text als längerer Text gilt, darüber sagt die DIN 5008 nichts, sondern gibt nur als Beispiele Berichte, wie Thesenpapiere oder Tischvorlagen, und Facharbeiten, wie Hausarbeiten, an. Da die Regeln alle dazu gedacht sind, Übersicht zu verbessern, sollten Sie sie immer dann anwenden, wenn in Ihrem Dokument Textblöcke entstehen, die nur noch schwer lesbar und erfassbar sind.
Legen Sie ein Layout für längere Texte fest
Für alle längeren Texte im Unternehmen sollten Sie ein einheitliches Layout festlegen und in Dokumenten- und Formatvorlagen definieren. Die Vorteile sind:
- Alle Kollegen und Kolleginnen benutzen die gleichen Standards. Damit umgehen Sie viele Diskussionen und schaffen auf elegante Weise Einheitlichkeit bei Schriftgrößen und -stilen etwa bei Überschriften, Bildunterschriften und Ähnlichem.
- Sie professionalisieren den Unternehmensauftritt. Alle Dokumente, die Sie intern oder extern versenden, beruhen auf diesem einheitlichen Layout.
- Dokumenten- und Formatvorlagen können die Arbeit sehr stark vereinfachen, denn mit ihnen können Sie zum Beispiel auf Knopfdruck die einmal festgelegten Formate zuweisen. Aufwendiges Herumklicken können Sie sich damit ersparen. Nutzen Sie die zahlreichen Einstellungsmöglichkeiten, die Ihnen Ihr Textverarbeitungsprogramm bietet.
- Einige gerade für längere Texte sehr nützliche Funktionen sind an Formatvorlagen gekoppelt, etwa die automatische Erstellung von Inhaltsverzeichnissen.
Welche Seitenränder brauchen Sie?
Für längere Texte gibt die DIN 5008 keine festen Werte bei den Seitenrändern vor (anders als bei den Geschäftsbriefen). Vielmehr fordert die Norm, die Seitenränder an den Zweck des Textes anzupassen. So sollten Sie etwa einen ausreichenden Korrekturrand (zum Beispiel 50 mm) an der Außenkante frei lassen, wenn Ihr Dokument noch in den Korrekturlauf geht. Als inneren Seitenrand schlägt die DIN 5008 25 mm vor. Wird Ihr Dokument anschließend gebunden, denken Sie daran, dass Sie dann einen breiteren inneren Rand für die Bindung benötigen. Die betreffenden Einstellungen finden Sie in Microsoft Word in der Registerkarte “Layout”.
Setzen Sie längere Texte in Spalten
Wenn Sie längere Texte in Spalten setzen, erleichtern Sie damit dem Leser das Verständnis. Die DIN 5008 lässt Spalten – eine oder auch mehrere – ausdrücklich zu.
Nutzen Sie die Marginalspalte
Einen besonderen Service können Sie Ihren Lesern und Leserinnen bieten, indem Sie Marginalien setzen. Das sind kleine Texte, die Sie in die sogenannte Marginalspalte an den äußeren Rand des Textes setzen. Sie können darin Stichpunkte oder auch eine kleine Zusammenfassung des Textes unterbringen. So erleichtern Sie es Ihrem Leser, sich im Dokument zurechtzufinden. Je länger Ihr Text ist, desto nützlicher sind Marginalien. Sie sind in längeren Texten laut DIN 5008 erlaubt.
Schriftart und Absatzformatierungen in längeren Texten
Definieren Sie eine Standardschrift, die Sie für das gesamte Dokument einsetzen wollen. Am besten greifen Sie hier zu der Schriftart, die Ihr Unternehmen auch für alle anderen Dokumente nutzt. Diese Standardschrift sollten Sie auch für Überschriften sowie die Kopf- und Fußzeilen verwenden, allerdings erlaubt die DIN 5008 hier, die Schriftgröße zu verändern, um eine Abgrenzung zum Fließtext zu schaffen.
Wenn Sie Blocksatz verwenden, aktivieren Sie die automatische Silbentrennung. Damit verhindern Sie, dass zwischen zwei Wörtern große Lücken entstehen.
Zeilenabstand in längeren Texten
Einzeilig geschriebene Texte sind ab einem bestimmten Umfang nur schwierig zu lesen. Deshalb sollte das Dokument aus Gründen der Lesbarkeit nicht einzeilig beschriftet sein. Greifen Sie zu einem 1 ½-zeiligen Abstand oder wählen Sie ein anderes Maß. Wichtig ist, dass Sie dies einheitlich als Standard für das gesamte Dokument einrichten. Trennen Sie auch Überschriften vom vorausgehenden oder nachfolgenden Text durch einheitliche Abstände und heben Sie sie so hervor. Dabei sollten die Abstände an die jeweilige Überschriftenkategorie angepasst werden. Nach einer Überschrift ersten Grades folgt ein größerer Abstand, nach einer Überschrift dritten Grades ein kleinerer und so weiter.
Die Beschriftung bei längeren Texten
Steht das grundsätzliche Layout Ihres Dokuments, geht es um Fragen der Beschriftung.
Vermeiden Sie einzelne Zeilen
Einzelne Zeilen am Anfang oder am Ende einer Seite, die zum vorhergehenden oder schon zum nachfolgenden Absatz gehören – sogenannte Witwen und Waisen –, sollten Sie laut DIN 5008 vermeiden. Setzen Sie gegebenenfalls einen manuellen Seitenumbruch, um diese zu verhindern. Ein neuer Abschnitt der ersten Gliederungsebene fängt nach DIN 5008 immer auf einer neuen Seite an.
Wenn Sie mit Spalten arbeiten, achten Sie darauf, dass durch einen Spaltenumbruch keine “verwaisten” Zeilen entstehen. Am Ende einer Spalte sollten mindestens drei Zeilen stehen bleiben, am Beginn einer neuen mindestens zwei (diese Vorgabe gilt auch für Seitenumbrüche). Vermeiden Sie zudem Worttrennungen vor einem Umbruch.
Außerdem verlangt die DIN 5008, dass ein Umbruch immer der Satzverlauf sowie der Sinnzusammenhang zu berücksichtigen sind.
Beidseitiger Druck ist bei längeren Texten erlaubt
Was bei Geschäftsbriefen undenkbar wäre, ist bei längeren Texten laut DIN 5008 erlaubt: Sie dürfen die Blätter beidseitig beschriften, wenn Inhalt und Zweck des Textes dies erforderlich machen. Schon aus Gründen des Umweltschutzes ist es sinnvoll, diese Möglichkeit zu nutzen. Die DIN 5008 gibt vor, dass der Text auf der Rückseite auf der gleichen Höhe beginnen soll wie auf der Vorderseite.
Bauen Sie Zitate in längere Texte ein
In längeren Texten kommt es häufiger vor, dass Sie Zitate aufnehmen müssen oder wollen. Machen Sie diese durch Anführungszeichen oder Anmerkungen in eckigen Klammern deutlich. Enthält Ihr Text darüber hinaus noch weitere Anmerkungen, setzen Sie diese in runde Klammern. Fremdsprachige Zitate müssen Sie laut DIN 5008 immer in die Anführungszeichen setzen, die im jeweiligen Land üblich sind.
- Der Manager betont: “The winner takes it all!”
- Der französische König Ludwig XIV. behauptete: « L’État, c’est moi! » (mit kleinen Abständen zwischen dem Zitat und dem Anführungszeichen)
Entschlacken Sie längere Texte durch Fuß- und Endnoten
Fußnoten stehen am Ende einer jeden Seite und werden laut DIN 5008 von Seite zu Seite neu durchgezählt. Endnoten stehen dagegen – wie der Name schon sagt – am Ende des Textes. Endnoten müssen Sie fortlaufend durchzählen.
Fußnoten sind in der Regel durch hochgestellte arabische Ziffern gekennzeichnet. Wenn Sie maximal drei Fußnoten im Text haben, dürfen Sie auch Sonderzeichen wie etwa Sternchen einsetzen. Die Fußnoten stehen mit einem Mindestabstand von einer Zeile unter dem Fließtext und mit einem Strich von ihm abgegrenzt. Außerdem ist ihr Text in einer kleineren Schriftgröße zu sezten.
Legen Sie querformatige Seiten an
In längeren Texten sind laut DIN 5008 Seiten im Querformat ausdrücklich erlaubt, sofern dies aus Darstellungsgründen erforderlich ist. Beachten Sie dabei, dass Sie die Seite gegen den Uhrzeigersinn drehen müssen. Damit hier keine Missverständnisse auftreten: Das Blatt muss dann zum Lesen mit dem Uhrzeigersinn gedreht werden.
Sind in Ihrem Dokument Kopf- und Fußzeilen enthalten, dürfen Sie diese nicht mit drehen. Sie bleiben also oben und unten am Seitenrand stehen.
Was in Kopf- und Fußzeilen gehört
Achten Sie darauf, dass sich die Kopfzeile deutlich vom übrigen Text und von den Überschriften abhebt. Laut DIN 5008 stehen in den Kopfzeilen in der Regel folgende Angaben: Titelzeile (Kolumnentitel, also die Überschrift) sowie die Seitenzahl. Letztere setzen Sie an den rechten Seitenrand, bei einem beidseitigen Ausdruck immer nach außen.
Die Fußzeile kann laut DIN 5008 ebenfalls die Seitenzahl aufnehmen. Auch hier sollte sie bei einseitigem Druck rechtsbündig angeordnet sein, bei beidseitigem Druck außen stehen.
Achten Sie auf die Seitenzahlen
Beginnen Sie mit dem Seitenzählen mit dem Titelblatt. Beachten Sie dabei aber, dass das Titelblatt selbst keine Seitenzahl trägt. Bei wissenschaftlichen Arbeiten weisen Sie laut DIN 5008 die Seitenzahlen erst ab dem Textteil aus. Geben Sie einer wissenschaftlichen Arbeit eine Anlage bei, so müssen Sie diese in der Regel gesondert nummerieren.
Versehen Sie längere Texte mit einem Titelblatt
Wenn Sie Ihrem längeren Text ein Titelblatt beigeben, enthält dieses laut DIN 5008 den vollständigen Titel der Arbeit. Zudem sind darauf noch weitere Angaben aufgeführt, etwa den Untertitel, den Namen des oder der Verfasser usw.
Bieten Sie dem Leser ein Inhaltsverzeichnis
Ein Inhaltsverzeichnis empfiehlt die DIN 5008 ab einem Dokumentenumfang von zehn Seiten. Es folgt in der Regel direkt auf das Titelblatt. Darin sollten Sie die Abschnittsüberschriften und die Seitenangaben aufführen. Beschriften Sie die Übersicht mit “Inhaltsverzeichnis” oder “Inhalt”.
Beginnen Sie die Abschnittsnummer an einer einheitlichen Fluchtlinie und die Auflistung der Abschnittsüberschriften an einer weiteren. Eine weitere Einrückung von Abschnittsüberschriften tieferer Ebenen findet laut DIN 5008 nicht statt.
Weitere Verzeichnisse erleichtern die Suche
Enthält Ihr Dokument Elemente wie Abbildungen oder Tabellen, sollten Sie am Ende ein Abbildungs- bzw. ein Tabellenverzeichnis einfügen. Haben Sie viele ungewöhnliche Abkürzungen verwendet, ist ein Abkürzungsverzeichnis sinnvoll, ebenso sollten Sie ein Verzeichnis der verwendeten Literatur anfügen. Macht es der Inhalt Ihres Dokuments erforderlich, ein Glossar oder einen Index zu erstellen, setzen Sie auch diese an das Ende Ihres Dokuments. Wichtig ist, dass laut DIN 5008 alle diese Elemente einheitlich zu formatieren sind.
Anhänge: Oftmals bietet es sich bei längeren Texten an, einzelne Textteile auszulagern und als Anhang dem Dokument beizufügen. Dies ist laut DIN 5008 ausdrücklich erlaubt, wenn dadurch der Hauptteil übersichtlicher wird.
