Seit der 2020er-Reform der DIN 5008 ist der Informationsblock das einzige normgerechte Element, in dem Sie Ihre Bezugszeichen unterbringen können. Die Bezugszeichenzeile wurde mit der Reform komplett gestrichen. Hintergrund dieser Regelung ist, dass im Informationsblock wesentlich mehr Informationen in übersichtlicher Form aufgeführt werden können.
Wo bringen Sie den Informationsblock unter?
Der Informationsblock steht rechts neben der Anschrift des Empfängers. Er beginnt bei 125 mm von der linken Blattkante und reicht bis maximal 10 mm von der rechten Blattkante. Sein Abstand von der oberen Blattkante beträgt 32 mm (Form A) 50 mm (Form B). Zwischen dem Informationsblock und der folgenden Betreffzeile stehen mindestens zwei Zeilen.
Bei Schreiben zu besonderen Anlässen, etwa Kondolenzbriefe oder Zeugnisse, sollten Sie zu Briefbögen ohne Informationsblock greifen.
Die Gestaltung des Informationsblocks
Im Informationsblock bringen Sie Angaben unter, die dem Empfänger oder der Empfängerin helfen, den Inhalt des Briefs gleich richtig einzuordnen. Darin führen Sie in übersichtlicher Form Leitwörter, Kommunikationsmöglichkeiten und Bezugzeichen auf. Die DIN 5008 nennt zwei unterschiedliche Arten des Informationsblocks: den Standardinformationsblock sowie den gestalteten Informationsblock.
Der Standardsinformationsblock
Der Standardinformationsblock enthält die Leitwörter
- Ihr Zeichen
- Ihre Nachricht vom
- Unser Zeichen
- Unsere Nachricht vom
- Name
- Telefon
- Fax
- Datum
Diese Reihenfolge sollten Sie im Standardinformationsblock einhalten. Außerdem sollten Sie für einen DIN-gerechten Standardinformationsblock vor “Name” und vor “Datum” jeweils eine Leerzeile setzen. Die Angaben setzen Sie beim Standardinformationsblock unmittelbar hinter die jeweiligen Leitwörter. Verwenden Sie hier die gleiche Schriftart und -größe wie im restlichen Brief.
Der gestaltete Informationsblock
Mit dem gestalteten Informationsblock können Sie vom Standardinformationsblock abweichen. Sie können also einzelne Leitwörter verändern, ganz weglassen und andere Begriffe, beispielsweise “Abteilung” oder “WhatsApp-Username” ergänzen. Auch hier sollten Sie die Leitwörter durch Leerzeilen sinnvoll gruppieren.
Beim gestalteten Informationsblock setzen Sie die Angaben nicht unmittelbar hinter die Leitwörter, sondern richten sie mit mindestens einem Leerschritt Abstand an einer eigenen Fluchtlinie aus. Diese Fluchtlinie orientiert sich am längsten Leitwort. Benutzen Sie auch hier die Schriftart und -größe, die Sie auch im restlichen Brief verwenden. Wenn Sie jedoch bei einzelnen Angaben feststellen, dass der Platz nicht ausreicht (etwa bei einer E-Mail-Adresse), dann können Sie die Schriftgröße reduzieren, bis auf 8 pt. Bei Telefonnummer dürfen Sie funktionsbezogene Teile, etwa die Durchwahl, durch Fettschrift hervorheben.
