i. A. – i. V. – ppa.

i. A. – i. V. – ppa. sind Abkürzungen für verschiedene Vollmachtsformen und sind in der DIN 5008 festgehalten.

i. A. – i. V. – ppa. – was ist was?

Wenn ein Unternehmen eine gewisse Größe erreicht hat, kann die Geschäftsleitung nicht mehr alle Schriftstücke selbst unterzeichnen. Dann bedient sich die Geschäftsleitung der Vollmacht (§§ 164 – 181 Bürgerliches Gesetzbuch – BGB).

Durch die Erteilung der Vollmacht erhalten Mitarbeiter zu bestimmten Geschäften die Erlaubnis (Innenverhältnis) und die Möglichkeit namens und im Auftrag des Unternehmens für dieses rechtlich verbindliche Verträge zu schließen. Man unterscheidet folgende Arten der Vollmacht:

  • Prokura
  • Gesamtvollmacht
  • Art- /Gattungsvollmacht
  • Einzel- /Sondervollmacht

Durch die verschiedenen Unterschriftenzusätze und die Eintragung einer Prokura ins Handelsregister können auch Außenstehende (beispielsweise Ihre Kunden und Lieferanten und andere Geschäftspartner) erkennen, welcher Art die Vollmacht eines Mitarbeiters ist. Üblicherweise werden folgende Unterschriftenzusätze benutzt:

  • ppa. (auch pp.) = per prokura
  • i. V. = in Vollmacht
  • i. A. = im Auftrag

Im kaufmännischen Schriftverkehr wird im Auftrag also mit i. A. abgekürzt.

Vorsicht Fehlerfalle: Handelt es sich allerdings um eine Gemeindeverwaltung, wird „Im Auftrag“ ausgeschrieben, beide Wörter beginnen dann mit Großbuchstaben. In der öffentlichen Verwaltung hat diese Form eine andere Funktion, insbesondere dann, wenn im Briefkopf steht „Der Bürgermeister'“, „Der Landrat“ o. Ä.

Wie verbindlich sind i. A. und Co.?

Halten Sie sich die Rechtsverbindlichkeit einer Unterschrift vor Augen. Gewiss gibt es in Ihrer Firma Abteilungsleiter, die eine Handlungsvollmacht haben und diese auch offiziell erteilt bekommen haben. Aber wie unterschreiben Sie als Assistenz? Setzen Sie automatisch unter jeden Brief ein i. A.? Wenn Ihre Firma Sie nicht offiziell dazu berechtigt hat oder Sie sich im Zweifelsfall vor Gericht nicht auf Gewohnheitsrecht berufen können, kann dies unangenehme Folgen für Sie haben.

Praxis-Beispiel:
Assistentin B im Unternehmen U ist grundsätzlich nicht befugt, Kunden eigenständig Angebote zu machen. Trotzdem macht sie dem Kunden K ein Angebot über die Lieferung von Produkten des Hauses. Dabei nennt sie einen viel zu niedrigen Preis und unterschreibt die Bestellung mit i. A. und Namen. Für den Kunden ist durch diesen Zusatz klar, dass der B berechtigt ist, ein Angebot dieser Art zu unterbreiten. K bestellt die Produkte. Das Unternehmen U muss die Produkte zum genannten Preis liefern. Da der Firma U ein Schaden entstanden ist, kann Assistentin B schadensersatzpflichtig gemacht werden, weil es ihr nicht erlaubt war, mit i. A. zu unterschreiben.

Daraus können Sie erkennen, dass die Wirkungen eines Handelns der Mitarbeiter nach außen (Außenverhältnis) sehr viel weiter gehen kann, als das „Dürfen“ gegenüber dem Unternehmen (Innenverhältnis).

Was ist eine Prokura?

Die Prokura wird in den §§ 48 ff. des Handelsgesetzbuches – HGB geregelt. Sie ist die umfassendste Bevollmächtigung für einen Mitarbeiter. Sie ermächtigt den Prokuristen zu allen Geschäften, die der Betrieb des Unternehmens mit sich bringt. Prokuristen müssen ins Handelsregister eingetragen werden.

Rechtlicher Hintergrund:
Die Prokura ist eine handlungsrechtliche Vollmacht. Sie legt gesetzlich fest, welchen Umfang diese Vollmacht hat. Sie muss im Gegensatz zur Handlungsvollmacht ausdrücklich erteilt werden. Dadurch wird der Inhaber zu allen gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäften und Rechtshandlungen ermächtigt, die in irgendeiner Weise mit irgendeinem Handelsgewerbe vorkommen können. Folgende Dinge sind damit allerdings nicht verbunden: die Geschäftsauflösung, der Verkauf des Unternehmens, die Aufnahme von Gesellschaftern, die Erteilung einer Prokura, das Unterschreiben von Inventar und/oder Bilanz. Den Verkauf oder die Belastung von Grundstücken kann der Prokurist vornehmen, bedarf aber der besonderen ausdrücklichen Bevollmächtigung. Erteilen darf die Prokura ausschließlich der Vollkaufmann, wobei er auch beschränkt Geschäftsfähige, z. B. Minderjährige, bevollmächtigen darf. Die Prokura wird im Handelsregister eingetragen und bekannt gemacht, z. B. durch Rundschreiben an die Geschäftspartner.

Achtung:
Die Anmeldung der Prokura zum Handelsregister bedarf gemäß § 12 Abs. 1 HGB, § 129 BGB der notariellen Beglaubigung.
Die Prokura erlischt unter folgenden Bedingungen:

  • durch Widerruf,
  • mit Beendigung des Rechtsverhältnisses, z. B. durch Ausscheiden des Angestellten, dem dieses Rechtsverhältnis zugrunde lag oder
  • mit Auflösung des Geschäftes.

Der Tod des Geschäftsinhabers ist keine Option zur Beendigung der Prokura.

Die Prokura unterscheidet sich nach folgenden Kriterien:

  • Einzelprokura: Eine Person kann alleine die gesamte Vertretungsmacht ausüben.
  • Filialprokura: Die Vollmacht erstreckt sich nur auf die Vertretung einer Niederlassung und deren Geschäfte.
  • Gesamtprokura: Die Vollmacht kann nur durch zwei oder mehrere Personen gemeinsam ausgeübt werden.

Unterschriftenzusatz: ppa.

Wozu berechtigen Handlungsvollmachten?

Mit einer Handlungsvollmacht wird die Art der Vertretungsmacht eines Mitarbeiters festgelegt. Die Handlungsvollmacht wird häufig auch als „kleine Prokura“ bezeichnet.
Sie reicht weniger weit als die Prokura. Ihren Umfang kann der Geschäftsinhaber – anders als bei der Prokura – selbst festlegen.
Die Handlungsvollmacht wird nicht in das Handelsregister eingetragen und kann ohne Formerfordernisse, z. B. auch mündlich, erteilt werden. Schon aus Beweisgründen ist aber eine schriftliche Erteilung zu empfehlen. Man unterscheidet:

  • Generalvollmacht: Sie gilt wie die Prokura für alle Geschäfte, die der Betrieb des Unternehmens mit sich bringt, allerdings sind z. B. Immobilienkäufe oder -verkäufe, die Vertretung in Prozessen und Darlehensgeschäfte nicht enthalten. Unterschriftenzusatz: i. V.
  • Gattungs- oder Artvollmacht: Hier wird die Vollmacht für eine bestimmte Art (Gattung) von Geschäften erteilt, das können auch Aufgaben einer Sekretärin sein, wie z. B. der Einkauf von Büromaterial oder das Buchen von Geschäftsreisen. Diese Art der Vollmacht kann von jedem erteilt werden, der mindestens die gleiche Vollmacht besitzt.
    Beispiele für Artvollmachten:
    – Postvollmacht
    – Bankvollmacht
    – Unterschriftenzusatz: i. A.
  • Einzelvollmacht: Diese Vollmacht berechtigt zu ganz bestimmten einmaligen Geschäften und erlischt anschließend wieder. Sie kann von jedem erteilt werden, der mindestens die gleiche Vollmacht besitzt. Unterschriftenzusatz: i. A.
Was passiert, wenn die Kürzel weggelassen oder falsch verwendet werden?

Werden die Kürzel für die Zeichnungsvollmachten weggelassen oder falsch verwendet, kann das weitreichende Konsequenzen haben, denn der Empfänger geht mit Recht davon aus, dass der Unterzeichner die entsprechenden Vollmachten hat, im Namen des Unternehmens zu handeln (sogenannte Anscheinsvollmacht). Falls bei einem Geschäft etwas schief geht, haftet das Unternehmen, wenn es eine Unterschriftenregelung gibt und diese bis auf das Weglassen des Zusatzes korrekt angewandt wurde. Gibt es eine solche Regelung nicht und ein Mitarbeiter hat die Unterschriftenkürzel trotzdem verwendet, kann das Unternehmen ihn zu Schadensersatz verpflichten.

Regen Sie eine Unterschriftenregelung zu i. A. und Co. an

Mit einer betrieblichen Unterschriftenregelung wird festgelegt, wer an Dritte gehende Schriftstücke unterschreiben darf und welchen Zusatz der jeweilige Mitarbeiter seiner Unterschrift hinzufügt.

Praxis-Tipp:
Sie sollten sich deshalb in Ihrem Unternehmen einmal kritisch die Unterschriftenregelung anschauen. Erkundigen Sie sich in der Personalabteilung, wie dies in Ihrer Firma geregelt ist. Es kommt häufig vor, dass Mitarbeiter z. B. ohne echte Vollmacht mit dem Zusatz i. V. unterschreiben oder dass sie automatisch bei jeder Unterschrift den Zusatz i. A. benutzen. Weisen Sie auf die rechtlichen Konsequenzen einer fehlenden Regelung hin. Die Geschäftsleitung sollte ihren Mitarbeitern – am besten schriftlich – mitteilen, zu welcher Unterschrift sie ermächtigt werden. Dies bringt Sicherheit auf beiden Seiten.

Wer unterschreibt wo?

Immer wieder gibt es Unklarheiten, wer wo einen Geschäftsbrief unterschreibt.

  • Welche Regelungen gibt es, wenn zwei Personen einen Brief unterschreiben?
  • Wo unterschreibt der Ranghöhere?
  • Wo unterschreibt derjenige, der für den Inhalt des Briefes verantwortlich ist?

In vielen Unternehmen gilt das 4-Augen-Prinzip, d. h. Schriftstücke, die nach außen gehen, müssen grundsätzlich von zwei Mitarbeitern unterzeichnet werden. Unterschrieben wird dann z. B. in der Form, dass der Ranghöhere – oder bei gleichem Rang – der für den Inhalt Verantwortliche links unterschreibt:

  • Ein Anstellungsvertrag wird von einem Prokuristen und einem Handlungsbevollmächtigten unterzeichnet: Der Prokurist unterschreibt links mit dem Zusatz ppa., der Handlungsbevollmächtigte rechts daneben mit dem Zusatz i. V.
  • Wenn zwei Handlungsbevollmächtigte gemeinsam unterschreiben, unterzeichnet derjenige, der sich für den Inhalt des Schreibens verantwortlich zeigt, links.
Wenn Ihr Chef auf Reisen ist – nach Diktat verreist

Der früher häufig verwandte Zusatz „nach Diktat verreist“ ist in der modernen Korrespondenz nicht mehr üblich. Die eleganteste Lösung wäre natürlich, wenn Sie als Assistenz das Schreiben mit i. A. unterschreiben dürften. Doch dafür benötigen Sie – wie oben erläutert – eine Vollmacht.

Praxis-Tipp:

  • Formulieren Sie einen Satz am Briefende, z. B.: „Herr Wagner hat mich gebeten, den Brief für ihn in seiner Abwesenheit zu unterzeichnen.“
  • Unterschreiben Sie wie folgt: „für Peter Wagner, Geschäftsführer“ und darunter Ihren „Vor- und Zunamen, Sekretariat“
  • Benutzen Sie die Abkürzung „f.d.R.“ (für die Richtigkeit) vor Ihrem Vor- und Zunamen. Damit geben Sie dem Empfänger zu verstehen, dass Sie den Text Ihres Vorgesetzten richtig wiedergegeben haben.

Praxis-Tipp:
Grundsätzlich sollten Sie (und Ihr Chef) jedoch bedenken, dass eine Sekretärin/Assistentin, die mit einer Unterschriftsvollmacht i. A. ausgestattet ist, weitaus mehr Kompetenz nach außen ausstrahlt. Je kompetenter Sie nach außen wirken und auftreten, desto mehr sind Sie auch Ansprechpartner für Kunden und andere Geschäftspartner.

Beispielschreiben für Vollmachten

Falls es in Ihrem Unternehmen noch keine Unterschriftenregelung gibt, helfen Ihnen die unten aufgeführten Formulierungsvorschläge gewiss weiter.

Formulierungshilfe Unterschriftenregelung

„An alle Mitarbeiter

Für an Dritte gerichtete Briefe und Schriftstücke werden folgende Regelungen festgelegt:
Entsprechend der jeweils erteilten Vollmacht sind Schriftstücke mit folgenden Zusätzen zu unterzeichnen:
Geschäftsführer: ohne Zusatz
Prokuristen: ppa.
Handlungsbevollmächtigte: i. V.
alle anderen Mitarbeiter: i. A.

Die Zeichnungsbefugnis ist auf das vereinbarte und festgelegte Aufgabengebiet des einzelnen Mitarbeiters beschränkt.
Briefe und sonstige an Dritte gerichtete Schriftstücke sind immer von zwei Mitarbeitern zu unterzeichnen. Die zweite Unterschrift erfolgt durch den jeweiligen Vorgesetzten, wobei der Ranghöhere links, der andere rechts daneben unterschreibt.
Verfügen beide Unterzeichner über die gleiche Art der Vollmacht, unterzeichnet der für den Inhalt Verantwortliche auf der linken Seite.“

Formulierungshilfe Handlungsvollmacht

„Sehr geehrte Frau Musterfrau,

die Geschäftsführung hat beschlossen, Ihnen mit Wirkung zum 01.01.20XX für Ihr Arbeitsgebiet Handlungsvollmacht im Sinne der §§ 54 – 57 HGB in Verbindung mit §§ 164 ff. BGB zu erteilen.
Sie sind ermächtigt, in Ihrem Arbeitsbereich alle Geschäfte und Rechtshandlungen für die Mustermann GmbH vorzunehmen, die der gewöhnliche Geschäftsbetrieb mit sich bringt, und zwar wichtige Rechtshandlungen gemeinsam mit einem Geschäftsführer (bei dessen Abwesenheit mit einem zur Vertretung des Geschäftsführers bevollmächtigten Prokuristen oder Handlungsbevollmächtigten), ansonsten gemeinsam mit einem Prokuristen, einem Handlungsbevollmächtigten oder einem anderen von der Geschäftsführung Bevollmächtigten.
Die Vollmacht gilt nicht zur Veräußerung oder Belastung von Grundstücken, zur Eingehung von Wechselverbindlichkeiten, zur Aufnahme von Darlehen und zur Prozessführung
Sie sind ab diesem Datum ermächtigt, für die Mustermann GmbH Briefe und sonstige Schriftstücke mit i. V. (in Vollmacht) vor Ihrer Unterschrift zu unterzeichnen.

Mit freundlichen Grüßen“

Fazit

Wenn es in einem Unternehmen Regelungen zur Unterschriftengestaltung gibt, sollte man sich danach richten. Wenn jedoch keine Regelungen bestehen, sollte man nicht einfach Briefe mit i. A. unterschreiben. Klären Sie unbedingt ab, wozu Sie berechtigt sind und welchen Zusatz Sie für die Unterschrift verwenden dürfen.

Die Angabe von Unterschriftenvollmachten ist nicht nur aus rechtlicher Sicht empfehlenswert, sondern auch im Hinblick auf die Höflichkeit gegenüber Kunden und Geschäftspartnern unerlässlich. Denn gerade bei neuen Geschäftskontakten geben die Kürzel Aufschluss über die Position und den Kompetenzbereich des Unterzeichners.

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