Nutzen Sie eine Hervorhebung, um wichtige Briefbestandteile besonders zu kennzeichnen.
Welche Hervorhebung ist DIN-gerecht?
Dafür sind in der DIN 5008 verschiedene Möglichkeiten vorgesehen. Expliziert erwähnt die DIN 5008:
- Einrücken
- Zentrieren
- Anführungszeichen
- eine andere Schriftgröße, -art oder -farbe
- Fettung
- Kursivierung
- Großbuchstaben
Dabei können Sie die verschiedenen Hervorhebungsarten auch miteinander kombinieren, also einen Termin z. B. zentrieren und in einer größeren, roten Schrift setzen. Allerdings sollten Sie Fließtexte und längere Wörter nicht in Großbuchstaben schreiben. Das erschwert die Lesbarkeit deutlich. Und: Im Internet gilt durchgehende Großschreibung als sehr unhöflich – so als würden Sie Ihr Gegenüber laut anschreien.
Bedenken Sie dabei aber: Weniger ist mehr. Je mehr Sie hervorheben, desto weniger fällt jede einzelne Hervorhebung auf.
Mit der Reform von 2020 empfiehlt die DIN 5008, auf Unterstreichungen als Hervorhebungsart zu verzichten. Das Problem ist, dass Unterstreichungen Buchstaben mit sogenannten Unterlängen, also g, j, p, q und y, berühren, streifen oder anschneiden. Um das zu verhindern, sollen Sie zu andern Hervorhebungsarten greifen.
Wo beginnt und endet die Hervorhebung?
Wenn Sie ein oder mehrere Worte anders formatieren wollen, dann beginnt die Hervorhebung mit dem ersten Zeichen und endet mit dem letzten desjenigen Teils, den Sie hervorheben wollen:
“Wir bitten um Antwort bis nächsten Montag.”
Satzzeichen beziehen Sie nur dann in die Hervorhebung ein, wenn diese inhaltlich auch zu demjenigen Satzteil gehören, der hervorgehoben wird. Dazu zwei Beispiele:
- “Wir bitten um Antwort bis nächsten Montag.” – Der Punkt am Ende dieses Satz wird nicht in die Hervorhebung aufgenommen, weil er inhaltlich nicht zum hervorgehobenen Element gehört.
- “Wir bitten um eine schnelle Antwort.” – In diesem Fall müssen Sie laut DIN 5008 den Punkt fetten, denn er gehört inhaltlich zum hervorgehobenen Satzteil bzw. Satz.
Außerdem ist ein Satzzeichen innerhalb einer Hervorhebung ebenfalls hervorzuheben:
- “Wir bitten Sie, uns bis Montag, den 12.3.20XX, zu antworten.”
Hervorhebung durch Einrückungen und Zentrierungen
Wenn Sie einen Textteil einrücken oder zentrieren wollen, müssen Sie ihn laut DIN 5008 sowohl vom vorangehenden als auch vom nachfolgenden Text mit einer Leerzeile absetzen.
Was Sie laut DIN 5008 hervorheben können und sollen
- Funktionsbezogene Teile von Telefonnummern – beispielsweise die Durchwahl oder die Kennzeichnung von Sondernummern – können Sie durch Farbe oder Fettschrift hervorheben.
- Den Betreff und den Teilbetreff sollen Sie laut DIN 5008 durch Fettschrift oder durch eine andere Schriftfarbe hervorheben.
- Wenn Sie in einer E-Mail an mehrere Empfänger und Empfängerinnen eine Person gesondert ansprechen wollen, nutzen Sie das At-Zeichen, setzen einen Leerschritt und nennen dann den Namen: @ Frau Meier. Diesen Hinweis müssen Sie laut DIN 5008 fetten.
