Geschäftsangaben

Im Fuß des Briefbogens stehen in der Regel die Geschäftsangaben des Unternehmens.

Was gehört zu den Geschäftsangaben?

Zu den Geschäftsangaben gehören Informationen über die

  • Geschäftsräume,
  • Telefonnummer,
  • Durchwahlen,
  • eventuell Kontonummern.

Wenn die Postanschrift nicht an anderer Stelle auf dem Briefbogen auftaucht, sollten Sie sie ebenfalls im Fuß platzieren und zwar laut DIN 5008 vor die Angabe der Geschäftsräume.

Bei Briefpapier, das auch für Rechnungen genutzt wird, müssen Sie noch die steuerrechtlichen Angaben wie etwa die Umsatzsteueridentifikationsnummer aufführen.

Geschäftsangaben bei Kapitalgesellschaften

Bei Kapitalgesellschaften müssen auf dem Briefbogen im Fuß noch die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben der Gesellschaft auftauchen. Das sind Informationen wie

  • die Handelsregisternummer,
  • die Rechtsform,
  • Name der Vorstandmitglieder
  • usw.

Welche Angaben das konkret sind, ist von Gesellschaftsform zu Gesellschaftsform verschieden.

Die Angaben sollen Ihren Geschäftspartnern die Möglichkeit geben, sich schon beim Beginn der Geschäftsbeziehung über die wesentlichen Verhältnisse Ihres Unternehmens zu informieren. Durch die Mitteilung der Handelsregisternummer beispielsweise ist es für Ihren neuen Geschäftspartner einfacher, sich beim Registergericht Auskünfte über Ihre Firma einzuholen. Die Vorschriften sollen also helfen, „böse“ Überraschungen zu verringern.

Geschäftsangaben sind Pflicht auf Geschäftsbriefen

Als Geschäftsbrief gelten in der Regel:

  • Ihr gesamter externer Schriftverkehr, d. h. jede schriftliche Mitteilung, die Sie an einen oder mehrere Empfänger richten,
  • alle Nachrichten, die Sie mit Hilfe neuer Telekommunikationssysteme übermitteln, wenn sie beim Empfänger in Schriftform (Papier oder Bildschirm) ankommen, z. B. E-Mail und Fax, beispielsweise Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Rechnungen, Quittungen sowie Bestellscheine.

Grundsätzlich muss jeder „Geschäftsbrief“, der geeignet ist, im Einzelfall den ersten schriftlichen Kontakt zwischen den Geschäftspartnern herzustellen, die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten. Dies trifft beispielsweise auch auf eine Rechnung zu, wenn es sich hierbei um das erste Schriftstück handelt, das zwischen den Geschäftspartnern gewechselt wird (z. B. nach telefonischer Auftragserteilung).

Nicht als Geschäftsbrief gelten:

  • der interne Schriftverkehr zwischen einzelnen Abteilungen, Büros, Filialen und Niederlassungen Ihres Unternehmens,
  • Lieferscheine, Empfangsscheine, Mahnungen, Abholbenachrichtungen u. Ä.
  • alle Nachrichten, die Sie an einen unbestimmten Personenkreis richten, z. B. Werbeschriften, Postwurfsendungen und Zeitungsanzeigen.
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