Die Geschäftsangaben eines Unternehmens gehören in den Fuß des Briefbogens. Sie sollten in die Vorlage aufgenommen werden. So ist sichergestellt, dass alle Schreiben die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben auch wirklich enthalten.
Was gehört zu den Geschäftsangaben?
Zu den Geschäftsangaben für Kapitalgesellschaften gehören:
- der Firmenname, so wie er im Handelsregister zu finden ist
- Rechtsform und Sitz der Gesellschaft
- Registergericht des Sitzes sowie die Handelsregisternummer des Unternehmens
- Familienname und mindestens ein ausgeschriebener Vorname des/der Vorsitzenden sowie aller Mitglieder des Vorstands
- bei einer GmbH die Namen aller Geschäftsführer
Welche Angaben konkret aufgeführt werdem müssen, ist von Gesellschaftsform zu Gesellschaftsform verschieden. Die entsprechenden Vorschriften sind im Handelsgesetz zu finden und auf den jeweiligen Einzelfall anzuwenden. Wenn die Postanschrift nicht an anderer Stelle auf dem Briefbogen auftaucht, sollten Sie sie ebenfalls im Fuß platzieren.
Bei Briefpapier, das auch für Rechnungen genutzt wird, müssen Sie noch die steuerrechtlichen Angaben wie etwa die Umsatzsteueridentifikationsnummer aufführen.
Diese Angaben sollen Ihren Geschäftspartnern die Möglichkeit geben, sich schon beim Beginn der Geschäftsbeziehung über die wesentlichen Verhältnisse Ihres Unternehmens zu informieren. Durch die Mitteilung der Handelsregisternummer beispielsweise ist es für Ihren neuen Geschäftspartner einfacher, sich beim Registergericht Auskünfte über Ihre Firma einzuholen. Die Vorschriften sollen also helfen, “böse” Überraschungen zu verringern.
Seit der Reform von 2020 empfiehlt die DIN 5008, auch Zertifikate auf dem Briefbogen mit anzugeben. Diese sollen beispielsweise bei den Geschäftsangaben oder im Briefkopf erwähnt werden.
Was gilt als Geschäftsbrief?
Als Geschäftsbrief gelten in der Regel:
- Ihr gesamter externer Schriftverkehr, d. h. jede schriftliche Mitteilung, die Sie an einen oder mehrere Empfänger richten,
- alle Nachrichten, die Sie mit Hilfe neuer Telekommunikationssysteme übermitteln, wenn sie beim Empfänger in Schriftform (Papier oder Bildschirm) ankommen, z. B. E-Mail und Fax, beispielsweise Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Rechnungen, Quittungen sowie Bestellscheine.
Grundsätzlich muss jeder “Geschäftsbrief”, der geeignet ist, im Einzelfall den ersten schriftlichen Kontakt zwischen den Geschäftspartnern herzustellen, die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten. Dies trifft beispielsweise auch auf eine Rechnung zu, wenn es sich hierbei um das erste Schriftstück handelt, das zwischen den Geschäftspartnern gewechselt wird (z. B. nach telefonischer Auftragserteilung).
Nicht als Geschäftsbrief gelten:
- der interne Schriftverkehr zwischen einzelnen Abteilungen, Büros, Filialen und Niederlassungen Ihres Unternehmens,
- Lieferscheine, Empfangsscheine, Mahnungen, Abholbenachrichtungen u. Ä.
- alle Nachrichten, die Sie an einen unbestimmten Personenkreis richten, z. B. Werbeschriften, Postwurfsendungen und Zeitungsanzeigen.
Beiträge zum Thema
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