Alle, die schreiben, sollten den Inhalt ihrer Korrespondenz übersichtlich gestalten. Wenn Sie mit Ihrem Brief weitere Dokumente mitschicken, sollten Sie dies in einem Anlagenvermerk kenntlich machen. So kann der Empfänger bzw. die Empfängerin leicht erkennen, ob und wenn ja wie viele Anlagen dem Schreiben beigefügt sind.
Das sagt die DIN 5008 zum Anlagenvermerk
- Laut DIN 5008 können Sie den Hinweis “Anlage” oder “Anlagen” durch eine Fettung hervorheben.
- Den Vermerk setzen Sie mit einem Abstand von mindestens drei Leerzeilen unter die Grußformel oder unter die Firmenbezeichnung.
- Wenn die Unterzeichnerangabe maschinenschriftlich erfolgt, setzen Sie den Anlagenvermerk mit einer Leerzeile Abstand darunter.
- Sollten Sie den Anlagenvermerk aus Platzgründen bei 125 mm von der linken Blattkante setzen, so setzen Sie eine Leerzeile Abstand zum vorangehenden Text.
Schreiben Sie, welche Anlagen Sie anfügen
Die DIN 5008 äußert sich nicht dazu, wie Sie den Anlagenvermerk formulieren sollen. Sie können hier also frei entscheiden, was für Ihr Schreiben am sinnvollsten ist.
Sprechen Sie alle beigefügten Dokumente im Text Ihres Briefs an, reicht es aus, wenn Sie im Anlagenvermerk nur deren Anzahl angeben. Das folgende Beispiel zeigt diesen Fall:
3 Anlagen
Nennen Sie im Schreiben nicht alle Anlagen, empfiehlt es sich, diese ausführlich im Anlagenvermerk aufzulisten, wie dieses Beispiel zeigt:
Anlagen
1 Antrag
1 CD
1 Freiumschlag
