Ein Brieftext wird sinnvoll in Absätze unterteilt, um die Lesbarkeit zu erhöhen. Niemand liest gern Bleiwüsten. Dabei steht zwischen zwei Absätzen bzw. zwischen einem Absatz und dem folgenden Text jeweils eine Leerzeile.
DIN-Vorgaben für Absätze
Die DIN 5008 empfiehlt dabei, den von der Software voreingestellten Absatzabstand zu wählen. Alternative können Sie einfach eine Leerzeile von Hand einfügen.
Keine Worttrennungen bei Absatzwechsel
Wenn bei einem längeren Text eine neue Seite und damit ein neuer Absatz entsteht, verlangt die DIN 5008, dass am Ende der vorherigen Seite mindestens drei Zeilen und auf der neuen Seite mindestens zwei Zeilen stehen. Gleiches gilt, wenn Sie einen Text in Tabellenform vorliegen haben und er durch einen Spaltenwechsel aufgeteilt wird.
Sinn- und Satzzusammenhang beachten
Aber nicht nur die Anzahl der verbliebenen Zeilen eines Texts sind für den Absatzwechsel wichtig, auch den Sinn- und Satzzusammenhang sollten Sie dabei beachten. Vermeiden Sie zudem, dass zusätzliche Leerzeilen entstehen.
Wie lang darf ein Absatz mindestens und höchstens sein?
Über die Länge von Absätzen sagt die DIN 5008 nichts. Als Faustregel gilt aber: Absätze im Brief sollten möglichst nie länger als sieben Zeilen sein. Art und Anzahl der Absätze geben auch einen ersten Hinweis darauf, ob der Schreiber das, was er sagen will, auch inhaltlich gut strukturiert hat. Reiht sich im Brief ein langer Absatz an den nächsten zeigt dies Schwächen in der gedanklichen Gliederung. Gleiches gilt für zahlreiche kurze Absätze. Im ersten Fall traut man sich womöglich nicht, etwas Nebensächliches wegzulassen. Im zweiten könnten sich Gedankensprünge zeigen statt Gedankengängen.
Tipp: Beginnen Sie Ihre Briefe mit einem kurzen Absatz, damit Ihr Leser auch wirklich vorn zu lesen anfängt. Die folgenden Absätze können dann zunehmend länger sein.
