Digitale Unterschriften: So erleichtern sie den Büroalltag – auch im Homeoffice!

Der Arbeitstag hat für Sie bereits mit vielen To-Dos begonnen, der Schreibtisch biegt sich geradezu unter den anfallenden Aufgaben. Und dann muss noch der Chef ins Homeoffice, weil er wegen eines Wasserschadens auf den Klempner-Notdienst warten muss. An sich kein Problem – lägen auf Ihrem Schreibtisch nicht zahlreiche Rechnungen, Bestellungen, Krankmeldungen oder Zeiterfassungsbelege, für die Sie seine Unterschrift benötigen. Was nun?

Leider lassen die Dokumente keinen Aufschub zu. Digitale Signaturlösungen schaffen in Situationen wie dieser Abhilfe. Aber wie genau funktioniert das? Und sind digitale Unterschriften überhaupt sicher und rechtskonform?

Ab sofort gehören Verzögerungen der Vergangenheit an!

Rechnungen, Formulare, Verträge oder Bestellungen in Schriftform zu unterzeichnen und per Post auszutauschen, kann Tage, ja sogar Wochen dauern. Besonders, wenn mehr als eine Person das Dokument signieren muss. Ist einer der Unterzeichner auf Dienstreise oder aus anderen Gründen nicht im Büro, verzögert sich der Prozess noch weiter. Mit digitalen Signaturlösungen hingegen lassen sich Dokumente aller Art gerade jetzt kontaktlos schnell und einfach unterschreiben und austauschen. Das spart Zeit, schützt Ihre Gesundheit, gestaltet Prozesse effizienter und erleichtert den Büroalltag – für Sie und für Ihren Chef!

Mehr Zeit für das Wesentliche

Keine Sorge, „digitale Signaturlösung“ hört sich zwar im ersten Moment kompliziert an, die Nutzung per App oder Online-Portal ist aber denkbar einfach und intuitiv. Anwender loggen sich entweder über einen der gängigen Webbrowser in das Online-Portal ein. Oder nutzen gleich die App, um Dokumente auch auf dem Smartphone oder Tablet rechtssicher von unterwegs unterzeichnen und austauschen zu können.

Im ersten Schritt laden Sie das Dokument in der App oder dem Online-Portal hoch und geben die E-Mail-Adressen der Personen ein, die das Dokument signieren sollen. Übrigens: Einmal abgespeichert, müssen Sie die Personen künftig nur noch auswählen. Anschließend erhalten alle Unterzeichner automatisch eine Benachrichtigung und können ihre Unterschrift mit wenigen Klicks unter das Dokument setzen. Im besten Fall ist der Vorgang bereits nach wenigen Minuten abgeschlossen.

Sie bekommen dann eine Mitteilung, dass alle Unterschriften vorliegen und können sich direkt wieder auf andere Aufgaben konzentrieren. Und auch ihr Chef ist glücklich, denn mit einer digitalen Signaturlösung setzt er seine Unterschrift bequem und schnell per Smartphone oder Tablet mit wenigen Klicks unter ein oder mehrere Dokumente. Fertig!

Rechtssicher? Garantiert!

Aber nicht nur Rechnungen und Verträge, auch alle anderen internen Dokumente wie Urlaubsanträge, Zeiterfassungsbelege oder Gehaltsabrechnungen können online unterschrieben werden. Dabei verfügen die digitalen Signaturlösungen immer über eine Verschlüsselung, um die Datensicherheit zu gewährleisten. So besteht auch keine Gefahr, dass Außenstehende sensible Unterlagen abfangen und mitlesen können. Auch um die Rechtssicherheit der Unterschriften müssen sich Anwender keine Sorgen machen. Über Zertifikate lässt sich jederzeit nachweisen, dass das Dokument im Laufe des Unterzeichnungsprozesses nicht verändert wurde.

Noch mehr Funktionen mit FP Sign

Um den Arbeitsalltag zusätzlich zu erleichtern, bietet FP Sign, die digitale Signaturlösung der FP Mentana Claimsonft GmbH, einer Tochtergesellschaft der Francotyp-Postalia Holding AG, Experte für sichere digitale Kommunikation, weitere Features. So können mit FP Sign auch mehrere Personen zugleich ein Dokument unterzeichnen und müssen nicht warten, bis sie an der Reihe sind. Das beschleunigt den Workflow deutlich.

Ebenfalls praktisch: Nutzer können Dokumente wie Auftragsformulare, Urlaubsanträge oder Bestellungen einfach als Vorlagen in ihrem Benutzer-Konto abspeichern. Bei der nächsten Verwendung müssen sie nur noch die entsprechenden Details anpassen. Das spart Zeit und sorgt für effiziente Arbeitsprozesse. Außerdem unterstützt FP Sign alle gängigen Office-Dokumente wie DOC(X)- und PPT(X)-Dateien sowie Bilddatenformate, die zur Verarbeitung automatisch in das PDF-Format umgewandelt werden.

Mit FP Sign lassen sich Dokumente außerdem einfach und sicher digital archivieren – durch Verschlüsselung und Zertifikate sind auch hier Manipulationen und Fälschungen ausgeschlossen! So ist mehr Platz im Büro, da für die Aufbewahrung der digital gespeicherten Rechnungen, Belege und Aufträge keine Regale mehr benötigt werden. Zudem sind die Dokumente deutlich besser auffindbar und Sie können sie zeitsparend nach Informationen durchsuchen.

Datensicherheit durch Rechenzentren in Deutschland

Für Sicherheit ist ebenfalls gesorgt, denn um auch den höchsten Anforderungen zu genügen, verwendet FP Signaturzertifikate von D-TRUST, dem zertifizierten Vertrauensdiensteanbieter der Bundesdruckerei. Außerdem nutzt FP ausschließlich vom BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) zertifizierte Rechenzentren in Deutschland.