Ein virtuelles Büro brauchen doch nur Kleinunternehmer, oder? Freiberufler oder kleine Handwerker, die sich eine eigene Sekretärin nicht leisten können, aber dennoch jemanden benötigen, der ab und zu an ihr Telefon geht. Stimmt? Stimmt nicht! Auch große Unternehmen und die darin arbeitenden Sekretärinnen können von der Zusammenarbeit mit einem virtuellen Büro deutlich profitieren, sagt Sonja Schumacher, die den Büroservice „book your back-office“ betreibt. sekretaria hat mit ihr gesprochen.
sekretaria: Sekretariate sind die zentrale Dienstleistungsabteilung in den Unternehmen. Ganz gleich, welche Aufgabe konkret anfällt, in der Regel ist eine Sekretärin in irgendeiner Form an der Erledigung beteiligt. Wieso ist es auch für solch gut organisierten Unternehmen sinnvoll, ein virtuelles Büro hinzuzubuchen?
Sonja Schumacher: Ich war selbst über 15 Jahre als Assistenz der Geschäftsführung tätig. Aus dieser Erfahrung heraus weiß ich, dass manche Arbeiten einfach nur zeitraubend sind und ein guter Geist im Hintergrund mir so manche lästige Arbeit gut hätte abnehmen können. Natürlich suchen wir mit links die ideale Zugverbindung heraus. Wäre es aber nicht charmanter – gerade auch bei komplizierteren Reisen – eine Fachfrau beauftragen zu können, die noch den Wetterbericht der nächsten Tage mitliefert und ein paar interkulturelle Tipps, wenn es ins Ausland geht? Viele Aufgaben, die Assistentinnen übernehmen, gehören zu ihrem Arbeitsgebiet, halten sie aber tatsächlich von der eigentlichen Chefentlastung ab. Das Berufsbild ist in den letzten Jahren immer komplexer geworden und wird sich auch in Zukunft immer mehr verdichten.
Mehr als nur Telefondienste
sekretaria: Es geht also um mehr als den reinen Telefondienst. In welchen Bereichen bieten Sie Unternehmen Ihre Unterstützung an?
Schumacher: Richtig. Book-your-back-office bietet keine Telefondienste an. Es geht um eine viel breitere Palette an Dienstleistungen, die die Assistentin sonst einzeln und mühsam mithilfe des Internet bearbeiten müsste. Zum Beispiel arbeite ich mit einem Übersetzungsbüro, das in alle möglichen Fremdsprachen übersetzt, und mit einem Reisespezialisten für Geschäftsreisen zusammen. Darüber hinaus organisiere ich Konferenzen, unterstütze bei Projekten oder helfe Unternehmen beim Markteintritt im Ausland.
Der kleine Handwerker wird eine so umfassende Dienstleistung vermutlich seltener brauchen, es sei denn, er will beispielsweise in Dubai eine Schreinerei eröffnen. Dann helfe ich gern mit meinem Netzwerk weiter. Aber die größeren Unternehmen, in denen oft Projektarbeit, viele Geschäftsreisen und damit verbunden viele kleinteilige Aufgaben anfallen, die können sehr davon profitieren, ein virtuelles Büro zu beauftragen und die Stammmannschaft so zu entlasten.
Qualität im virtuellen Büro sicherstellen
sekretaria: Das ist ein sehr weites Spektrum. Wie stellen Sie denn sicher, dass die Qualität jederzeit gewährleistet ist?
Schumacher: Ich arbeite ausschließlich mit erfahrenen und in Deutschland ansässigen Dienstleistern zusammen, die bereits seit Jahren am Markt operieren. Dabei haben wir klare Standards definiert, mit denen wir die Qualität unserer Leistungen gewährleisten. Beispielsweise achten wir darauf, dass Geschäftsreisende eine entsprechende Versicherung abschließen, wenn sie in Krisengebiete reisen. Ohne Nachweis einer solchen Versicherung stellen wir erst gar kein Ticket aus. Der Arbeitgeber ist hier in der Pflicht. Nur bemerken wir leider immer wieder, dass diese aus Bequemlichkeitsgründen umgangen wird.
sekretaria: Ein häufiges Problem in Unternehmen ist ja, dass der Aufwand, alle Dienstleister zu koordinieren, mindestens ebenso groß ist wie der Aufwand, die Aufgabe gleich selbst zu erledigen. Diese Koordination läuft oft über die Sekretariate. Wie können Sie die Kolleginnen an dieser Stelle entlasten?
Schumacher: Der große Vorteil ist, dass ich mit dem virtuellen Büro die Koordination der verschiedenen Dienstleister komplett übernehme. Die Unternehmen haben als Auftraggeber nur noch einen einzigen Ansprechpartner – nämlich mich. Alle Fragen und Wünsche laufen über einen Schreibtisch, ich beantworte sie und setze die Vorstellungen meiner Kunden um.
Voraussetzung ist natürlich, dass ich zu Beginn der Zusammenarbeit vollumfänglich informiert und gebrieft werde. Das ist sicher mit Aufwand verbunden, aber erfahrungsgemäß amortisiert sich der schnell. Der Aufwand, alles selbst zu erledigen, wäre viel größer. Nehmen wir etwa die Organisation einer Konferenz, die auch noch ein nettes Rahmenprogramm beinhalten soll. Natürlich können die Kolleginnen das selbst erledigen und mit Hotels, Redner, Cateringunternehmen, Eventagenturen etc. alle Details absprechen. Aber wer erstellt in der Zeit die Präsentation für den Chef, aktualisiert die Pressemappe oder kümmert sich um den reibungslosen Büroablauf? Solche organisatorische Tätigkeiten müssen nicht im Unternehmen selbst erledigt werden. Dafür liegen in allen Sekretariaten wichtigere Aufgaben!
sekretaria: Vielen Dank für das Gespräch!
