Der Begriff „New Work“ steht für flexibles und hybrides Arbeiten. Hierfür ist es insbesondere entscheidend, vorhandene Strukturen im Unternehmen flexibler zu gestalten, Tools für kollaboratives Arbeiten einzuführen und Routinetätigkeiten auszulagern. Hier kommt Assistenten und Assistentinnen eine besondere Rolle zu. Dazu gehören smarte Sekretariatsservices, um wichtige Anrufe nicht zu verpassen. Schließlich hängen laut einer Studie von Pidas 60 Prozent des Neugeschäfts von Anrufen ab. New-Work-Experte und Top Manager Michael Hartwig erläutert im Interview mit Sekretaria, wie Assistentinnen und Führungskräfte in KMU ihr jeweiliges Büro angesichts des New Work-Megatrends und der Digitalisierung zu einem Smart Office verwandeln können.
Was ist Smart Office und welche Rolle spielen Assistentinnen und Sekretäre dabei?
Die Zukunft der Arbeit ist hybrid und smart – das zeigt eine aktuelle Studie des Fraunhofer IAO Instituts. Mit Smart Office ist eine neue Form des Arbeitens verknüpft, die oft New Work genannt wird. Smart Office ist die organisatorische und technische Basis, um flexibel, selbst bestimmt und hybrid arbeiten zu können. Das geht einher mit einem anderen Verständnis von Sinn und Werten und erfordert ein Umdenken in der gesamten Organisation. Smart Office ist dahingehend die konkrete Umsetzung durch Tools und Strukturen, um New Work zu ermöglichen. Katalysator für den Wandel sind sowohl Corona als auch die Digitalisierung. Die Aufgabe von Smart-Office-Lösungen besteht darin, Prozesse zu optimieren und Kosten zu senken. Da kommen Assistenten und Sekretärinnen ins Spiel. Sie sind die Schnittstelle zwischen verschiedenen organisatorischen Teilen und halten das Büro am Laufen. Wenn es darum geht, neue Tools einzuführen und umzusetzen, gelingt dies nur gemeinsam mit ihnen. Smart Office macht Assistenten nicht überflüssig, es entlastet sie und gibt ihnen Freiraum, sich um die wichtigen Dinge zu kümmern. Die Devise lautet also: entlasten, nicht entlassen!
Sie sagen griffig „Entlasten nicht entlassen“, erleben Sie Ängste in bestehenden Sekretariaten, wenn es um Smart Office geht?
Diese Ängste gibt es, wie bei jeder Diskussion um die Digitalisierung der Arbeit. Unsere Erfahrungen zeigen deutlich, dass die Ängste unbegründet sind. Smart Office hält Assistentinnen und den anderen Mitarbeitenden den Rücken frei. Das smarte Office schafft mehr Raum für Kreativität und mehr Freiheit in der Gestaltung des Arbeitsalltags. Ziel ist es, Ablenkungen zu minimieren und die Arbeitszeit effizienter und erfüllter zu verbringen, damit Mitarbeitende sich mit den wichtigen und dringenden, aber eben auch den für sie sinnstiftenden Dingen beschäftigen können. Das motiviert mehr und liefert bessere Ergebnisse. Assistenztätigkeiten dürfen nicht auf bloßen Telefondienst reduziert werden. Wird dieser ausgelagert, wertet das auch das Berufsbild der wichtigen Assistenz-Stellen auf.
Gleichzeitig helfen solche Telefonservices, Unterbrechungen der wertvollen Arbeit zu vermeiden und damit Zeit und Geld zu sparen: „Wer nur für drei Minuten aus einer Aufgabe herausgerissen wird oder sich selbst einer neuen Aufgabe zuwendet, braucht danach zwei Minuten, um wieder auf dem gleichen Stand wie vorher zu sein“, sagt die Arbeits- und Organisationspsychologin Dr. Fritzi Wiessmann. „Wird der Beschäftigte sehr häufig unterbrochen, beziehungsweise lässt er sich selbst gerne ablenken, können sich die unnötig vergeudeten Minuten auf bis zu 40 Prozent der Arbeitszeit addieren.“
Warum sind Sie überzeugt, dass New Work mehr ist als ein Buzz-Word?
New Work existiert bereits, man kann es beobachten bei unterschiedlichen Arbeitsformen wie Jobsharing oder auch bei Co-Working-Spaces und Shared Desks. New Work funktioniert heute dank Tools, sozialen Netzwerken und neuen Technologien. Diese ermöglichen das Arbeiten von überall aus und heben für viele die räumliche Trennung von Privatleben und Arbeit auf. New Work ist mehr als Videomeetings und flexible Zeitmodelle. Organisation und Nutzung von Gebäuden und Arbeitsplätzen werden an die Anforderungen der Zukunft angepasst. Neue Arbeitskulturen werden etabliert. Agiles Arbeiten, Smart Offices, New Work: Das alles ist real.
Ist hybrides Arbeiten das wichtigste Merkmal eines smarten Büros? Wie verändert sich dadurch die Rolle von Assistenten und Sekretärinnen?
Das hybride Arbeiten, also die räumliche Flexibilität, von überall arbeiten zu können, ist ein entscheidendes Element von Smart Office. Eine Kombination von mobiler Arbeit und Büroarbeit ist der neue Standard. So arbeitet ein Großteil der Wissensarbeiter (58 Prozent) mittlerweile in einem hybriden Arbeitsmodell. Für zwei Drittel ist die Hybrid-Lösung sogar das bevorzugte Arbeitsmodell. Das ergab eine aktuelle Umfrage des Softwareherstellers Slack.
Hybrid bedeutet aber auch, dass sich Büros verändern. Dazu kann eine flexible Sitzordnung gehören, bei der Angestellte ihren Arbeitsplatz je nach Aufgaben frei wählen und wechseln. In Co-Working-Zentren und Open-Work-Spaces arbeiten die Menschen gemeinsam, Teams lassen sich digital weltweit vernetzen. Business Center und Office-Mietlösungen gestatten, flexibel Geschäftssitze einzurichten und Meetings vor Ort abzuhalten. Assistentinnen und Sekretären kommt dabei eine entscheidende Rolle zu: sie begleiten den Wandel und unterstützen die Menschen, die Tools richtig anzuwenden. Assistenten und Sekretärinnen erhalten so eine größere Verantwortung, ihre Rolle entscheidet über den Erfolg, interne Prozesse nach den Mitarbeiterbedürfnissen auszurichten. Wenn der einzelne Mitarbeitende optimale Bedingungen vorfindet, um konzentriert zu arbeiten und ungestört kreativ zu sein, wird die Arbeit als Quelle des Sinns und der Zufriedenheit empfunden. Das ist der Schlüssel zum Unternehmenserfolg in einer Arbeitswelt im digitalen Wandel. Smart Office entlastet Assistenten und gibt ihnen den Freiraum, sich um die inhaltlichen und zwischenmenschlichen Belange zu kümmern.
Welche konkreten Werkzeuge können Sie empfehlen, mit denen Assistenten und Sekretärinnen das Büro smarter gestalten können?
Die gängigsten Smart-Office-Tools erlauben es, orts- und zeitunabhängig zu arbeiten und stellen Plattformen für Kollaboration, Kommunikation und Wissensmanagement zur Verfügung. Dazu gehören moderne und digitale Kollaborations-Tools wie Office 365 und Google Workspace sowie die Virtualisierung des Desktops: Mitarbeitende können auf alle ihre persönlichen Dateien und Anwendungen von jedem PC zugreifen. Um von überall arbeiten zu können, setzen viele Unternehmen auf digitale Projektmanagement-Tools wie etwa Asana und halten Online-Meetings mit Zoom, Google Meet oder Microsoft Teams ab. Digitale Zeiterfassung, zum Beispiel mit Clockify, erleichtert das Personalmanagement. Für Sekretariate besonders wichtig: IP-Telefonie wie Cloud PBX erlaubt, seine Festnetznummer geräteunabhängig von jedem PC aus zu nutzen. Um nicht permanent durch das Telefon gestört zu werden und fokussiert zu arbeiten, bieten sich Sekretariatsservices wie der von ebuero an. Damit wird sichergestellt, dass insbesondere Führungskräfte und Geschäftsführer, aber auch Assistenten in KMU konzentriert arbeiten können und trotzdem jederzeit für Kunden und Geschäftspartner erreichbar bleiben.
Michael Hartwig ist seit 2022 CEO der eGroup Firmengruppe einschließlich des Flaggschiffs und deutschen Marktführers ebuero AG. Zuvor war Michael Hartwig in leitender Funktion bei Google Doubleclick (heute Google Marketing Platform), Yext, einem KI-Unternehmen für die digitale Suche, sowie bei der Pylot GmbH, einem Unternehmen, das Mittelständlern diverse Software-Module bereitstellt.
Bei eGroup verantwortet Michael Hartwig die Entwicklung der Smart-Office-Lösungen und die Neuausrichtung des Geschäftsmodells, um ebuero und die internationalen Schwesterunternehmen zum global führenden Smart-Office-Anbieter zu machen.
Über eGroup und ebuero
In einer von New Work und hybridem Arbeiten geprägten Welt, ermöglicht eGroup kleinen und mittleren Unternehmen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
eGroup ist die Dachmarke der ebuero AG, der Marktführerin für Bürodienstleistungen in DACH, sowie weiterer Marken, beispielsweise in Italien und Spanien.
Mit ihrem Service sorgt die eGroup dafür, dass auch kleinen und mittelständischen Firmen keine Aufträge mehr durch verpasste Anrufe entgehen. Eingehende Anrufe werden freundlich und vertraulich nach individuellen Vorgaben angenommen und bearbeitet. Im Anschluss an jedes Gespräch wird eine Anrufnotiz via E-Mail, SMS oder App an den Kunden versendet. Anrufe können 24/7 in den Sprachen Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Schweizerdeutsch sowie Spanisch entgegengenommen werden.
Neben dem virtuellen Sekretariat bietet eGroup auch repräsentative Geschäftsadressen und exklusive Büro- und Meetingräume in Europas wichtigsten Städten. Das Unternehmen wurde im Jahr 2000 gegründet und hat seinen Sitz in Berlin.
