Reinigungsunternehmen auswählen und betreuen

Ein Reinigungsunternehmen auszuwählen ist ein heikles Thema. Denn „Sauberkeit“ ist in vielen Unternehmen ein Dauerbrenner. Da werden die Sanitärräume nicht ausreichend gepflegt und im Treppenhaus die Ecken nicht ordentlich gewischt. Oft sind mangelnde Absprachen und unklare Anweisungen der Grund. Wenn Ihr Chef überlegt, ob er eine neue Reinigungsfirma für die Pflege Ihrer Unternehmensräume beauftragt, gehen Sie systematisch an die Sache heran. Klären Sie vorab, was genau gemacht werden soll und steuern Sie bei Fehlentwicklungen sofort gegen.

Das Besondere an diesen Aufträgen ist, dass Sie den Dienstleistern Zugang zu den eigenen Räumlichkeiten gewähren. Es handelt sich also immer um Vertrauensstellungen. Da ist die Auswahl besonders wichtig. Aber auch die Überwachung der Leistungen fällt oft in Ihren Aufgabenbereich.

Für welche Bereiche brauchen Sie einen Dienstleister?

Heutzutage lassen immer mehr Unternehmen Aufgaben, die nicht zum Kerngeschäft gehören, nicht mehr von eigenen Mitarbeitern ausüben, sondern beauftragen dafür externe Dienstleister. Das ist für die Unternehmen meist preiswerter, vor allem aber flexibler, als mit festen Angestellten zu arbeiten. Gerade rund um das Gebäude übernehmen oft Fremdfirmen verschiedene Aufgaben. Einige der möglichen Einsatzgebiete sind:

  • Reinigungsservice und Hausmeisterdienste: Sie werden am häufigsten ausgelagert
  • Pflege der Außenanlagen: von den Grünanlagen um das Gebäude herum bis zu den Parkplätzen
  • Winterdienst: Er ist besonders wichtig, damit das Unternehmen seiner Verkehrssicherungspflicht nachkommt
  • Sicherheit: Das kann vom Einsatz bei einzelnen Veranstaltungen über die tägliche Zugangskontrolle bis zum Brandschutz reichen
  • Kantinenbewirtschaftung

Die Aufgaben definieren

Bevor Sie sich auf die Suche nach einem geeigneten Dienstleister machen können, gilt es zunächst, die einzelnen Leistungen genau zu beschreiben. Überlegen Sie also, welche Tätigkeiten in welcher Häufigkeit ausgeführt werden müssen. Suchen Sie beispielsweise einen neuen Gebäudereiniger, könnten einige der Punkte so lauten:

Gebäudereinigung

  • Reinigung der 4 Toilettenräume mit jeweils 3 WC-Kabinen und jeweils 1 Waschbecken: täglich
  • Reinigung des Fußbodens in der Küche: 2 x in der Woche
  • Neubestückung der Seifen- und Handtuchspender: nach Bedarf

Dann stellt sich die Frage, was genau Sie unter „Reinigung“ verstehen. Sollen die Fußböden nur abgesaugt werden oder wollen Sie, dass sie feucht gewischt werden? Gibt es Bereiche, bei denen die Notwendigkeit einer Sonderreinigung besteht? Gehen Sie durch alle Räume, die künftig vom Dienstleister bearbeitet werden sollen, und legen Sie die jeweilige Reinigung im Detail fest. So haben Sie selbst und dann auch der Auftragnehmer eine Art Checkliste vorliegen, was alles zu tun ist.

Tipp: In der Regel wird ein Gebäudereiniger darum bitten, das Gebäude zu sehen, bevor er ein Angebot abgibt.

Die Kriterien gewichten

Die Gewichtung der Kriterien, nach denen ein Dienstleister letztlich ausgewählt wird, hängt von den Leistungen ab, die Sie vergeben wollen. Einige Kriterien können z. B. sein:

  • Organisation der Rufbereitschaft bzw. Störungsdienst (etwa bei Hausmeisterservice)
  • Maßnahmen zur Sicherstellung der Reaktionszeiten (z. B. bei Unternehmen für Sanitär- und Heizungsdienste)
  • Maßnahmen zur Arbeitssicherheit (etwa bei Gärtnern)
  • Umfang und Qualität der Referenzen (z. B. bei Reinigungsdienstleistern)
  • Umweltmanagement (ebenfalls bei Reinigungsdienstleistern)

Überlegen Sie gemeinsam mit Ihrem Chef und gegebenenfalls auch mit beteiligten Kollegen, worauf Sie besonderen Wert legen. Achten Sie darauf, dass diese Punkte auch bei der Auswahl berücksichtigt werden. Es bringt niemandem etwas, wenn Sie zwar den preiswertesten Hausmeisterservice buchen, dieser aber so weit von Ihrem Unternehmensstandort entfernt sitzt, dass er im Notfall nicht einfach schnell vorbeikommen kann.

Den Dienstleister betreuen

Wurde der Vertrag geschlossen und hat der Dienstleister seine Tätigkeit aufgenommen, ist für seine Betreuung oft der Assistenzbereich zuständig. Dabei ist es wichtig, von Beginn an darauf zu achten, dass die Absprachen eingehalten werden. Häufig kommen z. B. mangelhafte Reinigungsleistungen vor. Gerade in der Anfangsphase der Zusammenarbeit sollten Sie die Arbeiten kontrollieren und gegebenenfalls Nachbesserungen fordern. Wenn sich die Abläufe erst einmal eingespielt haben, reicht es auch, seltener, aber in jedem Fall regelmäßig zu überprüfen, ob alles zu Ihrer Zufriedenheit ist.

Achten Sie ebenfalls darauf, was Ihre Kollegen sagen, ob sie sich mit Beschwerden oder auch mit Lob an Sie wenden. Sinnvoll kann es sein, von Zeit zu Zeit eine kleine Umfrage zu starten, um die Reinigungsleistung – oder andere Leistungen – auf ihre Qualität hin zu beurteilen. Wenn sich dauerhaft Mängel zeigen, die sich auch nach Gesprächen nicht abstellen lassen, sollten Sie mit Ihrem Chef sprechen und gegebenenfalls einen anderen Dienstleister beauftragen.

Übrigens: Es ist nur fair, wenn Sie Lob, das Sie erreicht, an den Dienstleister weitergeben. Jeder freut sich, wenn er für seine Arbeit Anerkennung bekommt.

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