Eine Referentenkartei kann für Ihre Veranstaltungen, Seminar und Kongresse zu einem der wichtigsten Werkzeuge werden. Denn kein Referent ist wie der andere. Des einen Stärke ist es, die Teilnehmer an seinem Seminar zu echten Teamplayern zu machen, der andere ist zwar zurückhaltender, aber ein ausgewiesener Experte in seinem Gebiet. Sammeln Sie solche Informationen über die Trainer, Coachs und Referenten, die für Ihr Unternehmen schon einmal tätig waren. Mit einer gut gepflegten Referentenkartei fällt es Ihnen viel leichter, geeignete Dienstleister für Ihre Veranstaltung zu finden – und ungeeignete von vornherein auszusortieren. Je mehr Informationen Sie zusammentragen, desto zielgerichteter können Sie Ihre Kartei nutzen.
Was gehört in Ihre Referentenkartei?
Als Quellen für Ihre Referentenkartei stehen Ihnen neben den öffentlich zugänglichen Informationen wie etwa das Internet oder auch Broschüren und Flyer des Dienstleisters selbst vor allem die Angaben zur Verfügung, die schon in Ihrem Haus vorhanden sind: Verträge über zurückliegende Veranstaltungen, der entsprechende Brief- und E-Mail-Wechsel, Schulungsmaterialien, die damals benutzt wurden, und vor allem: Bewertungsbögen ehemaliger Teilnehmer. Allein wenn Sie sich diese Unterlagen durchsehen, werden Sie viele wichtige Hinweise finden.
Allgemeine Daten in der Referentenkartei
Hierzu gehören natürlich die Kontaktdaten, aber auch Hinweise auf die Themen, Fachkenntnisse und Spezialgebiete, die dieser Trainer anbietet. Kontrollieren Sie regelmäßig, ob diese Angaben noch aktuell sind. Womöglich hat ein Trainer, der bei allen Beteiligten in Ihrem Haus gut ankommt, sein Themengebiet erweitert und kann für neue Bereiche gebucht werden.
Halten Sie auch fest, wie viele und welche Seminare der Trainer schon bei Ihnen gehalten hat. Je häufiger er in Ihrem Haus tätig war, desto eher wird er auf die konkreten Gegebenheiten bei Ihnen vor Ort eingehen können. Welche Methoden kamen zum Einsatz?
Notieren Sie zuletzt noch die Anforderungen, die der Referent gestellt hat. Welche Ausstattung wünschte er sich für den Seminarraum? Beamer, Flipchart, zusätzlicher Ablagetisch, Mehrfachstecker etc. So können Sie bei der Buchung gleich alle wichtigen Punkte abklären und ersparen sich womöglich einige E-Mails zur Organisation.
Letztlich sind noch Angaben über angefallene Kosten wichtig, schließlich spielen diese eine immer größere Rolle im Entscheidungsprozess.
Feedback von Teilnehmern
Besonders wertvoll sind Informationen, die Sie von Teilnehmern aus zurückliegenden Veranstaltungen erhalten. Dazu können Sie zum einen die Feedbackbögen, die damals ausgefüllt wurden, auswerten, zum anderen aber auch noch einmal bei den Kollegen gezielt nachfragen. Wie kam der Referent bei den Teilnehmern an? Welche Methoden kamen mit welchem Erfolg zum Einsatz? Wurden interaktive Elemente genutzt? Hat der Trainer die Inhalte praxisnah gestaltet oder überwog die Theorie? Ist er auf Fragen und Wünsche der Teilnehmer eingegangen? Und wie gut waren die Unterlagen, halfen sie auch nach dem Seminar noch, wenn Fragen auftauchten?
Besonders wichtig sind die Fragen: Wurden die Lernziele erreicht? Und wie gut ist der Wissenstransfer gelungen? Dies lässt sich oft erst einige Zeit nach Ende des Seminars sagen. Wenn Ihnen hierzu keine Daten vorliegen, fragen Sie konkret nach, bevor Sie diesen bestimmten Referenten erneut buchen. Womöglich kam er im Seminar gut an, hat aber langfristig kaum einen Effekt hinterlassen.
Die Organisation zurückliegender Veranstaltungen
Diese Frage betrifft die Professionalität des Referenten – nicht in Bezug auf seine Fähigkeiten vor dem Publikum, sondern als Dienstleister. Wie gewissenhaft hat er sich im Vorfeld nach Ihren Bedürfnissen erkundigt? Hat er sich mit dem Gegebenheiten vor Ort auseinandergesetzt (etwa mit den Räumlichkeiten) und hierbei eine gewissen Flexibilität bewiesen? Wenn es zu Schwierigkeiten kam – wie professionell ist er damit umgegangen? Wie gut war die Organisation von seiner Seite aus, kam es z. B. noch zu kurzfristigen Änderungswünschen seinerseits, die bei Ihnen zusätzliche Arbeit und Kosten verursachten? Auch diese Informationen sind für die Entscheidung, einen Dienstleister zu buchen oder nicht, wichtig. Wenn er im Seminarraum zwar eine tolle Leistung bringt, aber ansonsten ein heilloses Chaos hinterlässt, kann das die Kosten deutlich erhöhen. Solche Probleme sollten Sie rechtzeitig ansprechen.
