Für Unternehmen ist es unerlässlich, dass das Büro gut organisiert ist, um einwandfrei und erfolgreich arbeiten zu können. Daher kommt den Assistentinnen, die für die Büroorganisation zuständig sind, eine bedeutende Rolle im Unternehmen zu. In dem Wust an Dokumenten, Verträgen und Rechnungen ist es manchmal gar nicht so einfach, den Überblick zu bewahren. Systematik und kontrolliertes Vorgehen ist dafür absolut notwendig. Organisationstalent und der Fähigkeit zum strukturierten Arbeiten sind hier der Schlüssel zum Erfolg.
Aber auch mit all diesen Fähigkeiten läuft nicht immer alles reibungslos. Häufig ist daran nicht die Arbeitsweise des Büromanagements schuld. Vielmehr sind es zu viele kleine Aufgaben, zu viele unterschiedliche Verträge und Rechnungen von zu vielen unterschiedlichen Dienstleistern rund um die Büroorganisation, die nicht immer reibungslos arbeiten.
Ein häufiges Problemfeld ist hierbei leider die Sauberkeit und vollständige Funktionalität im Büro. Dies fängt bei einer zufriedenstellenden Büroreinigung ohne ständiges Nachkontrollieren und Beschweren über Mängel an. Auch das Vorhandensein von Reinigungsprodukten oder Hygieneartikeln wie Toilettenpapier, Seife oder Handtücher muss organisiert werden. Darüber hinaus sind in jedem Büro von Zeit zu Zeit Reparaturen zu erledigen oder Lieferungen zu tätigen. Auch dies muss beauftragt und organisiert werden.
Zeitverschwendung durch ineffiziente Dienstleister?
Viele Büromanager verwenden mehrere Stunden pro Woche mit der Organisation dieser Aufgaben. Hinzu kommt die Zeit für das Finden und Beauftragen von Dienstleistern inklusive Lesen seitenlanger Angebote und Verträge. Dabei könnte hier so viel Zeit gespart werden, für wirklich wichtige Aufgaben.
Eine gute Büromanagerin weiß, dass viel Zeit gespart werden kann, indem Aufgaben zusammengefasst werden. Ist man mit Dokumentieren beschäftigt, kann auch direkt alles richtig abgelegt werden. Andererseits sollten keinesfalls verschiedene Aufgaben gleichzeitig bearbeitet werden. Multitasking ist erwiesenermaßen nicht effizient. Niemand kann wirklich mehrere Dinge gleichzeitig tun. Verschiedene Studien zeigen, dass die Produktivität um bis zu 41 Prozent sinkt, wenn man an mehreren Dingen gleichzeitig arbeitet. Sinnvoller und effizienter ist es, konzentriert und ohne Ablenkung Aufgabe für Aufgabe zu erledigen.
Für die oben genannten Aufgaben rund um ein Büro ist es ratsam zu Automatisieren und auf einfache Tools und Full-Service-Anbieter zu setzen. So ermöglichen innovative Softwarelösungen beispielsweise eine einfachere Verwaltung digitaler Rechnung. Sowieso kann durch digitalisierte Rechnungsprozesse bis zu 53 Prozent Zeit eingespart werden – von der Papierersparnis ganz abgesehen.
Auch die Digitalisierung und Automatisierung von Aufträgen – speziell von wiederkehrenden Aufträgen – vereinfacht die Arbeit und spart Zeit. Neben der Büroreinigung können auch Bestellungen für Reinigungsmittel, Toilettenpapier, Getränken oder Obstkörben durch einfache Onlinelösungen automatisiert werden.
Finden Sie die richtigen Dienstleister
BOOK A TIGER Business ist ein Anbieter, der als Full-Service-Agentur für mehr Effizienz in der Büroorganisation sorgt. Kernstück ist die Büroreinigung – diese wird individuell und flexibel angeboten. Das heißt, es gibt keine Mindestvertragslaufzeit und auch keine monatlichen Grundkosten.
Daneben können unter anderem folgende Leistungen aus einer Hand erhalten werden:
- Lieferung von Reinigungsmitteln und benötigtem Equipment
- Lieferung von Hygieneartikeln wie Toilettenpapier, Seife usw.
- Lieferung von Getränken und Obstkörben
- Fußmatten mit Wechselservice
- Handwerker
- Catering
Für die Büroorganisation hat dies gleich mehrere Vorteile. Zum einen können verschiedene Aufgaben komplett outgesourced werden, wie Einkäufe bzw. Bestellungen. Wird beispielsweise Seife knapp, sieht das die Reinigungskraft und bringt beim nächsten Termin wieder welche mit. Außerdem erleichtert ein einziger Ansprechpartner für verschiedene Dienstleistungen und weniger verschiedene Rechnungen den Organisationsaufwand. Ein wichtiger Baustein ist hierbei auch die Softwarelösung, über welche alles rund um die Dienstleistungen verwaltet werden kann. Sowohl Buchungen für die Büroreinigung, Lieferungen oder das Buchen eines Handwerkers, können über ein und dieselbe Plattform getätigt werden. Auch die Verwaltung und Organisation von Rechnungen funktioniert darüber und ebenso die Kommunikation mit dem Dienstleister.
