Ihre Aufgaben als Chefsekretärin

Aus Ihrem Arbeitsalltag wissen Sie, dass der Beruf der Chefsekretärin inzwischen zu einem der anspruchsvollsten Job überhaupt geworden ist. Natürlich gehören Organisationstalent und eine perfekte Korrespondenz nach wie vor zu den Kernkompetenzen. Darüber hinaus sind auch die sogenannten Soft Skills und die Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten in verschiedenen Projekten mittlerweile zu einem überaus wichtigen Bestandteil des Anforderungsprofils geworden. Wie steht es z. B. um Ihre Fremdsprachenkenntnisse? Oder um wichtige Softskills wie Durchsetzungsvermögen und Kommunikationstalent? Die Jobbeschreibung einer modernen Assistenz zeigt, worauf es als rechte Hand des Chefs besonders ankommt.

Kaum ein Berufsbild hat sich im Zuge der Globalisierung so stark verändert wie das der Sekretärin. Das spiegelt sich schon in den neuen Bezeichnungen wieder, die von Assistentin über Executive Administration Assistent bis zur neudeutschen Office Managerin reichen. Dabei ist es schwierig, die genauen Unterschiede zu erfassen. Sie hängen stark von der Unternehmensgröße und der Branche ab. Das heißt aber nicht, dass eine „reine“ Sekretärin nicht genauso viel leisten muss wie eine Assistenz. Gerade in kleineren Unternehmen ist das Aufgabenspektrum, das im Vorzimmer bewältigt wird, oft größer.

Fachwissen wird bei einer Chefsekretärin vorausgesetzt

Die klassischen Fähigkeiten einer Sekretärin, Assistentin oder auch Office Managerin in puncto perfekte Organisation und formvollendete Korrespondenz sind mittlerweile so selbstverständlich geworden, dass sie in Stellenanzeigen oft nicht einmal mehr erwähnt werden – der Arbeitgeber setzt sie als gegeben voraus. Gleiches gilt schon fast für hervorragende PC-Kenntnisse, vor allem für den sicheren Umgang mit MS-Office und Internet. Denn die SekretärIn schreibt nicht nur Briefe, sondern erstellt Grafiken und Präsentationen, legt komplexe Excel-Tabellen an, pflegt sensible Datenbanken und bearbeitet selbstständig Websiten. Ebenfalls unverzichtbar sind fundierte Kenntnisse in Betriebswirtschaftslehre und Fremdsprachen. Englisch ist gerade in internationalen Unternehmen Standard und die Beherrschung einer zweiten Fremdsprache von Vorteil. Chinesisch ist übrigens auf dem Vormarsch.

Imagebildung im Sekretariat

Mit den erweiterten Aufgaben kommen auch häufiger repräsentative Pflichten auf die Sekretärin zu. Sie vertritt das Unternehmen nach außen und hält Kontakt zu wichtigen Kunden und Gesprächspartnern. Oft ist sie sogar der erste Ansprechpartner und hat damit Einfluss auf die Außenwirkung des Unternehmens. Ein diplomatisches Auftreten, Kundenorientierung und Servicementalität sind unverzichtbar. Das gilt nicht nur für den externen Auftritt. Intern ist die Chefsekretärin Sprachrohr ihres Vorgesetzten. Das Vorzimmer wandelt sich zunehmend zur Kommunikationszentrale des Unternehmens. Und da die Chefs aufgrund des hohen Arbeitspensums Aufgaben delegieren, dürfen Durchsetzungsstärke und sicheres Auftreten nicht fehlen. In ihrer Vermittlerrolle sollte die Chefsekretärin zudem teamfähig sein, denn sie muss mit den verschiedenen Kollegentypen kommunizieren und dabei die Interessen ihres Chefs wahren. Einzelkämpferinnen sind hier fehl am Platz. Eine Eigenschaft ist dabei besonders wichtig: Loyalität.

Eigenverantwortliches Arbeiten ist für die Chefsekretärin Pflicht

In manchen Köpfen steckt leider immer noch das Klischee der nach Arbeitsanweisung arbeitenden Sekretärin. Je höher die Position des Vorgesetzten ist, desto weniger trifft dies heute zu. Aus der Befehlsempfängerin ist schon lange die rechte Hand des Chefs geworden, die ihm den Rücken stärkt und eigenverantwortlich agiert. Eine gute Chefsekretärin weiß im Vorfeld, was er braucht und die notwendigen Unterlagen bereitstellen. Oft genug führt sie aus der zweiten Reihe Mitarbeiter und arbeitet im Hintergrund – die Bühne und der Applaus gehören in der Regel dem Chef. Ganz anders sieht das in den angloamerikanischen Ländern aus. Hier begleitet und unterstützt die Sekretärin oder Assistentin ihren Vorgesetzten auf Dienstreisen oder bei Kundenbesuchen.

Chefsekretärinnen sind starke Persönlichkeiten

Es ist klar, dass eine gewisse Robustheit nötig ist, um tagtäglich den vielfältigen Herausforderungen unseres Berufs gewachsen zu sein. Und so stellt sich die Frage nach der Persönlichkeit und der inneren Haltung, die für eine Chefsekretärin unverzichtbar sind. Kommuniziere ich gern mit anderen Menschen – auch in fremden Sprachen? Macht es mir Spaß, Ordnung in Arbeitsabläufe zu bringen und meinen Chef zu unterstützen? Bin ich bereit, in zweiter Reihe zu stehen, während andere das Lob einstecken? Kann ich damit umgehen, wenn es wieder hektisch wird und Unvorhergesehenes meine Planung durcheinander wirft?

Keine Frage, die Aufgaben sind nicht immer einfach. Aber wer sich ihnen selbstbewusst und engagiert stellt, bekommt eine ganze Menge zurück: Anerkennung, wenn man den Chef aus einer brenzligen Situation gerettet hat. Die gute Laune, wenn eine Herausforderung gemeistert wurde. Assistenz 2.0 – das lässt sich heute am besten mit dem Begriff hoch qualifizierte Co-Managerin übersetzen. Die Chefsekretärin sorgt dafür, dass sich Manager und Führungskräfte auf ihre Aufgaben konzentrieren können.

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