Controlling-Tools und -Lösungen für kleine Unternehmen

Mit Zahlen und Finanzen in der Cloud jonglieren

Die Zeiten umfangreicher Excel-Tabellen für die Budgetplanung, das Controlling oder Datenanalysen neigen sich ihrem Ende zu. Der Trend zur Cloud hat längst auch dieses Metier erreicht. Wir stellen aktuelle Tools und Lösungen auch für kleine Unternehmen vor.

Setzen Unternehmen sogenannte SaaS-Lösungen (Software as a Service) ein, genießen sie eine ganze Reihe von Vorteilen (z. B. zentrale Updates, ortsunabhängiger Zugriff , keine Installation auf dem PC notwendig). Inzwischen werden auch eher sensible Finanzinformationen der Firma in der Cloud verwaltet. Für Großunternehmen und Konzerne, also die klassischen Zielkunden von Unternehmen wie SAP oder Navision, gehört die Arbeit in der Cloud längst zum Alltag. Auch für den Mittelstand und kleinere Unternehmen wächst die Zahl an bezahlbaren Lösungen, die direkt über das Internet genutzt werden.

Unternehmenssteuerung und Faktura direkt aus der Cloud

Eine ganze Reihe von Firmen hat den Markt betriebswirtschaftlicher Lösungen für kleinere und Kleinstunternehmen entdeckt. Die meisten beschränken sich allerdings darauf, Basisfunktionen bereitzustellen. So gibt es recht viele Dienste, mit denen sich Aufwände zusammenstellen und Rechnungen schreiben lassen. Das allein reicht aber bei Weitem nicht aus, um ein Unternehmen zu steuern oder die finanzielle Situation der Firma zu überblicken. Deutlich über diese Grundlagen hinaus geht Scopevisio.

Controlling-Tools und -Lösungen für kleine Unternehmen
Bild 1: Obwohl rein cloudbasiert, hat der Anwender in Scopevisio doch den Eindruck, mit einer klassischen Software zu arbeiten

Der Service ist rein modular aufgebaut. Jedes Modul kann einzeln gebucht werden. Kunden, die alle Module freischalten lassen, erhalten im Gegenzug ein rein cloudbasiertes System für Finanzbuchhaltung, Controlling, Projektarbeit und Kundenpflege.

Obwohl Scopevisio alle Daten zentral auf seinen Servern speichert, wird für die Nutzung nicht der Browser verwendet. Wer über ein Benutzerkonto verfügt, muss sich ein kleines Zugangsprogramm auf den Rechner laden, das die verschlüsselte Verbindung mit dem Server des Anbieters herstellt. Zugleich hat der Nutzer während der Arbeit das Gefühl, mit einem klassischen Programm zu arbeiten.

Dossier: BWL-Crashkurs

Jede Handlung im Betrieb steht unter betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten. Das gilt immer mehr auch für die Assistenz. Grundlagen der Betriebswirtschaftslehre helfen Ihnen, betriebliche Zusammenhänge besser zu erkennen, Zahlen richtig zu interpretieren und diese für Ihren Chef professionell aufzubereiten. Nutzen Sie diesen Crashkurs um sich mit den wichtigsten Zahlen vertraut zu machen!

Heute herunterladen und morgen umsetzen: 

Dossier BWL-Crashkurs Dossier BWL-Crashkurs

Das Berichtswesen bietet alle wichtigen Grundfunktionen für das Controlling: Managementberichte mit Drill-down-Funktion, den Export aller Berichte nach Excel, Kostenstellenaufschlüsselung und Pivot-Analysen. Ob die angebotenen Funktionen den eigenen Ansprüchen gerecht werden, kann leicht selbst ermittelt werden, da sich das Programm kostenlos testen lässt.

Controlling-Tools und -Lösungen für kleine Unternehmen
Bild 2: Scopevisio bietet viele Möglichkeiten im Berichtswesen

Datenanalysen und Business Intelligence für jeden

Controlling und Unternehmensanalysen beschreiten heute neue Wege. Big Data und Business Intelligence sind mehr als nur Schlagworte. Mit spielerischen Ansätzen und der Kombination von Daten aus unterschiedlichsten Quellen können Korrelationen und Abhängigkeiten entdeckt werden, die vorher verborgen blieben.

Am Anfang der Datenanalysen stehen immer noch der Mensch und seine Neugierde. Allen Werbeprospekten zum Trotz genügt es nicht, eine Software anzuschaffen – und schon beantworten sich alle Fragen von allein. Ein bestimmtes Interesse oder eine Hypothese bildet stets den Anfang einer Abfrage. Hat das Wetter einen unmittelbaren Einfluss auf die Absatzzahlen eines Produkts in einer bestimmten Region? Besteht ein Zusammenhang zwischen den Umsätzen in einer Produktgruppe, wenn ein Werbemailing an einem anderen Tag versendet wird? Könnte es aus Sicht des Deckungsbeitrags nicht viel lohnenswerter sein, den Vertrieb auf eine, derzeit noch abseitige, Produktgruppe zu fokussieren? Um umfangreiches Datenmaterial zu analysieren, ist dessen Visualisierung meist ein gutes Hilfsmittel. Der Anbieter Qlik hat sich auf Datenanalysen und visuelle Aufbereitung spezialisiert.

Controlling-Tools und -Lösungen für kleine Unternehmen
Bild 3: Qlik ist ein Cloud-Service für Datenanalysen – die Möglichkeiten erschließen sich schnell beim Blick in die vielfältigen Beispiele

Das Werkzeug ist sehr mächtig, erfordert aber ein bisschen Einarbeitung. Die Datenanalysen werden hier als App bezeichnet. Der erste Schritt besteht darin, das System mit eigenen Daten zu füttern. Das System von Qlik unterstützt eine breite Palette an Formaten, etwa Excel-, CSV-, XML-Dateien oder Datenbankauszüge.

Über den sogenannten Dateneditor werden dann Verbindungen zwischen den Quellen hergestellt. Qlik selbst bietet in den kostenpflichtigen Varianten zusätzliches Material an. Um zum Beispiel geografische Verteilungen zu untersuchen, muss entsprechendes Kartenmaterial zur Verfügung stehen. Dieses müssen sich die Nutzer nicht erst selbst zusammenstellen und hochladen, wenn sie auf die Quellen des Anbieters zugreifen.

Nachdem die Quellen zusammengestellt und Verbindungen zwischen ihnen hergestellt wurden (bei diesen Schritten unterstützt die App mit Assistenten), kann schließlich das Datenmodell bearbeitet werden. Durch Veränderung von Variablen, Zeiträumen oder Ausschnitten baut Qlik Berichte und Diagramme, mit deren Hilfe sich eine Hypothese („Das Wetter hat keinen Einfluss auf die Umsätze einer Region.“) bestätigen oder widerlegen lässt.

Controlling-Tools und -Lösungen für kleine Unternehmen
Bild 4: Qlik organisiert die Arbeit in Form von Blättern, eine Analogie, die gerade Nutzern von Excel vertraut vorkommen wird

Die Arbeit mit Qlik erinnert an die Nutzung der Pivot- Funktion in Excel. Allerdings verbunden mit dem Vorteil, dass Daten aus verschiedenen Anwendungen eingesetzt und um externe Informationen angereichert werden können. Nutzer, die über Grunderfahrungen mit Statistikfunktionen verfügen, werden an der Arbeit mit Qlik ihre Freude haben.

Kennzahlen einfach präsentieren

Meist steht am Ende einer umfassenden Analyse eine Ergebnispräsentation in Form eines Vortrags vor Kunden oder Berichts an Entscheider. Der Online-Service Vizzlo hat sich auf die Produktion von Businessgrafiken und Diagrammen spezialisiert. So können Kennzahlen ansprechend präsentiert werden. Mit einem kostenlosen Konto können Bedienung und Funktionen in Ruhe ausprobiert werden. Vertrauliche Inhalte sollten Sie allerdings während des Tests nicht auf die Plattformen laden, da zu den Einschränkungen der Gratisvariante gehört, dass alle Ergebnisse öffentlich zugänglich sind. Die Bedienung selbst ist sehr übersichtlich.

Controlling-Tools und -Lösungen für kleine Unternehmen
Bild 5: Vizzlo macht das Präsentieren von Zahlen und Fakten leicht. Assistenten und Vorlagen helfen bei der Wahl des richtigen Diagrammtyps

Der Nutzer entscheidet sich für eine bestimmte Darstellungsform (Diagrammart) oder einen Anlass (Projektmanagement, Vertrieb und Marketing, Finanzen). Danach laden Sie entweder das Datenmaterial hoch oder tragen Werte in die Masken ein. Bei der Zusammenstellung der Diagramme unterstützen optional Assistenten. Fertige Schaubilder lassen sich auf den eigenen Rechner laden (nur kostenpflichtige Benutzerkonten), aber auch online teilen oder in Webseiten einbetten. Unter den angebotenen Vorlagen sind viele, die sich für Excel & Co. nur mit kostenpflichtigen Erweiterungen beschaffen lassen.

Controlling-Tools und -Lösungen für kleine Unternehmen
Bild 6: Die Bedienung ist einfach und Assistenten sowie Vorlagen helfen dabei, nichts zu vergessen

Der Autor Stephan Lamprecht ist freier Journalist und Autor zu den Themen Informatik, Arbeitsorganisation und Zeitmanagement.

Sekretaria-Talk: Was meinen Sie dazu?