Interview mit Christine Walker

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sekretaria.de: Frau Walker, als Expertin für effiziente Arbeitsprozesse analysieren Sie viele Unternehmen. Gibt es typische schlechte Angewohnheiten oder Vorgehen, die das Klima in einem Büro belasten können und die Arbeitsprozesse unnötig erschweren?

Christine Walker: Ja, da tauchen regelmäßig typische Themen auf. Oft sind Verantwortungsbereiche nicht klar definiert (wird gar nicht gemacht oder doppelt oder einer macht immer alles, der andere zu wenig….).
Dann erlebe ich häufig zu wenig Lob und Anerkennung! Der Fokus liegt auf dem, was nicht gut läuft, anstelle die „Good News“ zu promoten, das ist leider sehr deutsch. Auch ein Klassiker ist die Fehlervermeidungskultur. Wir haben zu wenig Spaß, vieles wird zu ernst gesehen. Viertens: Ineffiziente Backoffice. Und fünftens fällt mir ein, dass Mitarbeiter in einem Bereich eingesetzt werden, der nicht den Stärken entspricht. Was für eine Verschwendung von Manpower und Motivation!

sekretaria.de: Welches sind die häufigsten Herausforderungen für Vorgesetzte, welche für die Mitarbeiter?

Christine Walker: Fangen wir mit den Führungskräften an. Sie sind oft zu stark operativ involviert (insb. E-Mails, Meetings), können nicht loslassen (Terminkalender abgeben = Kontrollverlust), zu wenig Delegation, zu wenig Fokussierung, zu viel Arbeit, zu wenig Ausgleich und nehmen sich zu wenige „kreative“ Zeiten. Bei Mitarbeitern sehe ich häufig, dass sie zu viel Zeit mit nicht produktiven Themen (Bedienung IT, mühsame Abstimmungsprozesse in endlosen Meetings ) verschwenden, zu wenig Verantwortung übernehmen, es bei vielen an Mut zu Entscheidungen mangelt und kein strukturiertes Maßnahmencontrolling vorhanden ist.

sekretaria.de: Kann man bestimmte Vorgehensweisen und Haltungen wie z.B. das Delegieren tatsächlich lernen, oder ist das eine Typ-Frage?

Christine Walker: Delegation ist eine Kompetenz, die genauso gelernt werden kann wie z.B. eine Sportart. Zauberwort: Loslassen, Vertrauen sowie Kommunikation und tägliches Training! „It takes two to tango“ sage ich immer, Führungskraft und Mitarbeiter müssen miteinander üben. Delegation ist aber auch eine Kunst, denn es erfordert situatives Geschick und viel Fingerspitzengefühl.

sekretaria.de: Warum geraten manche mit ihrem Projekt immer wieder unter Zeitdruck ?

Christine Walker: Drei typische Probleme diagnostiziere ich häufig, in Kombination oder alle zusammen. Eine nicht ausgereifte Planung von Beginn an, zu wenig zugeteilte Ressourcen, fehlende Kompetenzen (womit wir wieder beim Thema oben angelangt sind).

sekretaria.de: Letzte Frage für heute, Frau Walker. Was sind die Hintergründe für Aufschieberitis, und gibt es Wege daraus?

Christine Walker (schmunzelt): Das werde ich regelmäßig gefragt! Häufig sind es die „anstrengenden Themen“, die aufgeschoben werden, also z.B. sich Gedanken zu machen über ein neues Produkt, dieses dann zu entwickeln und umzusetzen. Stattdessen kümmert man sich um low brain Themen (E-Mails beantworten, Meetings vorbereitensurfen, facebook). Die Lösung kann lauten – auch hier wieder mit Verweis auf oben – Fokus, Delegation, Abschalten und kreative Zeiten im Kalender blocken.

sekretaria.de: Danke Frau Walker. Wir freuen uns auf Sie auf dem Deutschen Assistentinnen-Tag im Juni in Dresden.

Christine Walker: Ich freue mich sehr, auch in diesem Jahr wieder dabei zu sein, auf Sie und viele interessante Gespräche mit den mich auch auf Ihre Teilnehmerinnen und Sie..

Hier kommen Sie zum Workshop von Christine Walker „Boost your brain and your office“.

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