Telefonate professionell vorbereiten
Wie viele Anrufe erhalten Sie täglich? Gut geführte Telefonate sind wie eine Visitenkarte für Ihr Unternehmen. Damit diese gelingen, helfen Ihnen ein genau strukturierter Gesprächsleitfaden und die wertvollen Tipps der sekretaria-Redaktion.
Mobile Arbeitsformen/Telearbeit
Haben Sie Kinder, um die Sie sich neben dem Beruf kümmern müssen? Dank moderner Technik können Sie Ihre Arbeit auch aus dem Homeoffice erledigen. Sprechen Sie das Thema Telearbeit doch einmal bei Ihrem Chef an! In unserer Checkliste erfährt er, an welche Dinge er bei der Einführung einer mobilen Arbeitsform denken muss.
Eintritt und Einarbeitung
Nachdem der Vertragsabschluss getätigt ist und der große erste Tag bevorsteht, sollte für jeden neuen Mitarbeiter alles vorbereitet sein. Angefangen von einem Willkommensbrief an den zukünftigen Kollegen, in dem sämtliche Eckdaten zum Arbeitsbeginn erwähnt sind bis zur Angabe, wo der neue Mitarbeiter von wem empfangen wird, sollte auch ein fertig eingerichteter Schreibtisch vorhanden sein. Damit Sie an alles denken und der neue Kollege sich gleich gut aufgenommen fühlt, haben wir für Sie unsere Checkliste zusammengestellt.
Checkliste für Ihr Protokoll
Protokolle erfüllen wichtige Funktionen bei der Sitzungsdokumentation: Sie dienen zur Fortschritts- und Erfolgskontrolle bei Projekten, halten die Ergebnisse einer Besprechung für alle Teilnehmer verbindlich und nachvollziehbar fest und bilden damit die Grundlage für spätere Meetings. Damit all das gewährleistet ist, müssen Ihre Protokolle inhaltlich vollständig und gut strukturiert sein. Mit unserer Checkliste ist das kein Problem mehr.
Übergabe vor dem Urlaub
Beginnt für Sie bald die Urlaubszeit? Dann müssen Sie sicherstellen, dass sich die Rädchen im Büro auch ohne Sie weiterdrehen. Mit unserer Checkliste haben Sie alle wichtigen Punkte für die Übergabe im Blick. Das reicht von Zugriffsrechten der Vertretung für wichtige Ordner und Dokumente bis hin zur Übersicht von Geschäftsreisen Ihres Chefs.
Durchsetzungsfähigkeit
Um im Beruf zielorientiert arbeiten zu können, müssen Sie sich häufig gegen andere Personen durchsetzen. Dabei geht es allerdings nicht darum, Ihre Gesprächspartner einfach zu überreden. Vielmehr sollten Sie andere überzeugen und sie für Ihren Standpunkt gewinnen können. Unsere Checkliste zeigt Ihnen, wie gut dieser wichtige Soft Skill bei Ihnen ausgebildet ist.
Einfühlungsvermögen
Einfühlungsvermögen oder Empathie ist heute ein unerlässlicher Soft Skill im Berufsleben. Mit unserer Checkliste finden Sie schnell heraus, ob es ratsam ist, etwas für die Weiterentwicklung Ihres Einfühlungsvermögens zu tun.
Arbeitshilfe und Checkliste Aufschieberitis
Um gegen das eigene Aufschieben vorgehen zu können, müssen Sie sich erst einmal bewusst machen, dass Sie etwas aufschieben. Mit unserer vorbereiteten Arbeitshilfe können Sie auflisten, wie Sie mit diesem Problem umgehen.
Wenn Sie festgestellt haben, welchen Arbeiten Sie mit Vorliebe aus dem Weg gehen, sollten Sie einen Blick auf die Ursachen werfen, die Sie zum Aufschieben verleiten. Wenn Sie ehrlich zu sich selbst sind, entdecken Sie die jeweiligen Störfaktoren und können sie erfolgreich ausschalten. Mit unserer Checkliste erhalten Sie noch einige weitere Tipps, wie Sie die Aufschieberitis in den Griff bekommen.
Networking
Ein gut funktionierendes Netzwerk ist heute die Voraussetzung für beruflichen Erfolg. Allerdings ist es nicht immer einfach, Kontakte aufzubauen oder über einen längeren Zeitraum aufrecht zu erhalten. Vielen fällt es schwer, gezielt auf andere Menschen zuzugehen und sich zu präsentieren. Und auch bei der Pflege eines sorgfältig aufgebauten Netzwerks ist kontinuierliches Engagement wichtig. Mit unserer Checkliste geben wir Ihnen Hilfestellung, was Sie tun können, um Ihr Netzwerk auszubauen, wie Sie Ihr Netzwerk pflegen und wie Sie sich auf Veranstaltungen mit Ihrem Netzwerk vorbereiten.
Hotelbuchung
Doppelzimmer mit Stadtblick, Nichtraucherraum und täglich einen Obstkorb - Assistentinnen und Sekretärinnen müssen Ihren Chef und seine Ansprüche sehr genau kennen beim Buchen eines Hotelzimmers. Doch es gibt noch so viel mehr zu beachten: wie weit ist das Hotel vom Kongresszentrum oder dem Messeglände entfernt? Wohnen auch die Geschäftspartner dort? Wo erhält Ihr Unternehmen Rabatte bei den Übernachtungen? Tipps zum perfekten Ablauf der Buchung gibt Ihnen unsere Checkliste 'Hotelbuchung'!
Schritte zur Zielerreichung
Der Beginn eines neuen Jahres bietet sich in vielen Unternehmen dazu an, das alte Arbeitsjahr Revue passieren zu lassen und gleichzeitig das neue Jahr zu planen. Jeder Mitarbeiter steckt sich persönliche und berufliche Ziele, die er im kommenden Jahr erreichen möchte. Damit Sie im Alltag Ihre Vereinbarung nicht aus den Augen verlieren und immer genau wissen, welcher Schritt als nächster kommt, geben wir Ihnen eine Checkliste an die Hand: Erreichen Sie Ihre Ziele Schritt für Schritt.
Pressemappen einwandfrei zusammenstellen
Die Repräsentation Ihres Unternehmens nach außen ist ganz besonders wichtig. Ebenso gilt im Business die Regel: Tu Gutes und rede darüber. Um Informationen über die Firma, wichtige Personen, Produkte oder gute Taten einwandfrei an die Presse zu geben, ist es unerlässlich, perfekte Presseunterlagen zur Verfügung zu stellen. Mit unserer Checkliste 'Pressemappen einwandfrei zusammenstellen' geben wir Ihnen alles Wissenswerte zum Thema an die Hand.
Einschätzung der persönlichen Fähigkeiten
Jeder Ihrer Kollegen hat unterschiedliche Fähigkeiten und Eigenschaften, die seine Persönlichkeit ausmachen. Was der eine besonders gut kann oder wie sich der andere in bestimmten Situationen meist verhält: Sie finden es im täglichen Miteinander im Büro schnell heraus. Doch wie steht es um Sie selbst? Eine Selbsteinschätzung ist um einiges schwieriger zu treffen. Mit unserer Checkliste zur Selbsteinschätzung geben wir Ihnen die passende Hilfestellung, um Personenprofile treffend zu erstellen.
Telefontraining
Das Telefon ist eines der wichtigsten Kommunikationsmittel in Ihrem Büroalltag. Terminabsprachen, Kundenanfragen, Beschwerden und vieles mehr: Das Telefon bietet die Möglichkeit, Probleme und Sachverhalte direkt mit einem Ansprechpartner zu klären. Deshalb ist es unerlässlich, dass Sie kompetent mit diesem Kommunikationsmedium umgehen. Achten Sie - egal ob Sie anrufen oder angerufen werden - auf eine positive innere Einstellung beim Telefonat. Die folgende Checkliste hilft Ihnen dabei, in Zukunft noch souveräner zu telefonieren.
Worauf muss ich bei einer Initiativbewerbung achten?
Wenn Sie Ihre Unterlagen unaufgefordert an einen potenziellen Arbeitgeber senden, hinterlassen Sie damit grundsätzlich einen positiven ersten Eindruck: Sie zeigen Engagement, Eigeninitiative und Vertrauen in Ihre Fähigkeiten. Damit Ihre Initiativbewerbung ihre Wirkung aber voll entfalten kann, müssen Sie das Schreiben sorgfältig vorbereiten. Unsere Checkliste dient dabei als Erinnerungsstütze: Welche Informationen müssen Sie einholen und wie formulieren Sie eine treffsichere Bewerbung?
Pressemitteilung
Mit einer Pressemitteilung repräsentieren Sie Ihr ganzes Unternehmen nach außen. Ob es sich um ein neues Produkt handelt oder um das Firmenimage geht: Die Informationen sollten aussagekräftig und gut gegliedert sein. Eine korrekte Form und ein aussagekräftiger Inhalt erhöhen die Chance, dass Ihre Pressemitteilung auch abgedruckt wird.
Sommerfest
Endlich ist der Sommer da! Wenn auch Ihr Unternehmen die Chance für ein motivierendes Sommerfest im Betrieb nutzt, fällt im Vorfeld jedoch erstmal eine Menge an Organisation an. Denn damit die Party reibungslos abläuft und ein Erfolg wird, muss schon im Vorfeld alles gut vorbereitet werden. Kein Problem mit unserer Checkliste, die Sie von der Verpflegung bis zur Deko an jedes Detail erinnert.
Festplattenreinigung mit System
Nicht nur auf dem Schreibtisch oder im Kleiderschrank ist regelmäßiges Ausmisten zwischendurch einfach notwendig. Auch Ihr PC braucht gelegentlich eine "Großreinemachaktion". Wenn Sie Ihre Festplatte von unnötigem Datenmüll befreien, wird der PC wieder leistungfähiger und weniger anfällig. Mit dieser Schritt für Schritt Anleitung ist Ihr Computer im Nullkommanichts wieder "sauber".
Organisation Veranstaltungen
Bei der Vorbereitung von Veranstaltungen gibt es jedes Mal eine Menge zu beachten: Wie finde ich den passenden Ort, welcher Termin ist für alle Beteiligten geeignet und wie soll der Ablauf des Events genau aussehen? Unsere Checkliste hilft Ihnen nicht nur, keinen Punkt zu vergessen, sondern schenkt Ihnen gleich ein paar Anregung und Linktipps mit dazu.
Besprechungen perfekt vorbereiten
Sie sind verantwortlich für die Vorbereitung einer wichtigen Besprechung. Wenn es hektisch zugeht, kann man dabei schon Mal leicht etwas vergessen. Damit vom Raum bis zur Verpflegung jedes Detail stimmt: Prüfen Sie sich, ob Sie auch wirklich an alles gedacht haben.
Einladung zu Meetings
Sie schreiben an einer Einladung für ein Meeting? Damit dieses von den Teilnehmern gut vorbereitet wird und somit wirklich effizient wird, sollten alle wissen, worum es geht. Checken Sie noch einmal, welche Punkte in einer solchen Einladung enthalten sein sollen.
Zwischenbescheide
Ob es sich um Bewerbungen oder den Angebotsvergleich zu einem neuen Lieferanten handelt: Manchmal dauert die Entscheidungsphase länger als geplant. Verschicken Sie Zwischenbescheide, um Rückfragen zu vermeiden und niemanden unnötig warten zu lassen.
Ablage harmonisieren
Eine perfekte Ablage hilft Ihnen, Dokumente immer schnell griffbereit zu haben, ohne lange zu suchen. Welche Kriterien für eine optimale Organisation wichtig sind und wie Sie Papier- und elektronische Ablage harmonisieren, verrät Ihnen diese Checkliste.
Anfrage, Zusendung von Informationsmaterial
Um alle relevanten Informationen zu einer Dienstleistung oder einem Produkt zu erhalten, muss Ihre Anfrage präzise und klar strukturiert sein. Die Checkliste zeigt Ihnen, worauf Sie achten sollten. Plus: zahlreiche Musteranfragen als Formulierungshilfen.
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