Allgemeine Umgangsformen

Knigge-Regel Nr. 1: Einer nach dem anderen: Wer grüßt zuerst?

Grundsätzlich grüßt der zuerst, der einen Raum betritt. Dies gilt sowohl im täglichen Leben als auch im Geschäftsleben. Im Berufsleben grüßt der Rangniedere den Ranghöheren, wenn sie sich z. B. auf dem Flur treffen. Sollte Ihr Gegenüber Sie standesgemäß als Erstes grüßen, tut es aber nicht, warten Sie nicht auf ihn. Grüßen ist im Zweifelsfall immer besser als Nichtgrüßen. Auf einen Gruß nur mit einem Nicken zu reagieren, gilt als unhöflich.

Extratipp: Achten Sie darauf, dass Sie einen Gruß mit möglichst den gleichen Worten erwidern. Es klingt eher belehrend, wenn Sie auf ein süddeutsches "Grüß Gott" mit "Guten Tag" antworten oder auf ein "Guten Morgen" mit "Guten Tag" reagieren, nur weil es bereits nach 11:00 Uhr ist.

Hinweis: "Mahlzeit!" ist out

Der Gruß "Mahlzeit" hat nichts in unserer heutigen Geschäftswelt zu suchen. Mahlzeit ist eine Abkürzung für "Gesegnete Mahlzeit" und gehört nicht in die Kategorie Tagesgruß. Es gibt auch kaum eine sinnvolle Antwort auf diesen Gruß, außer einem "Danke, Ihnen auch". Dieser Ausdruck passt also höchstens in die Kantine, aber nicht ins Büro.

Knigge-Regel Nr. 2: Mehr als ein feuchter Händedruck

Sie werden einem Kunden vorgestellt und haben von seinem Erscheinungsbild einen ersten Eindruck. Nun wird Ihnen eine Hand entgegengestreckt, die Sie sofort ergreifen. Aber was ist das? Die Hand ist kalt, feucht und fühlt sich so lasch an, dass Sie das Gefühl haben, einen toten Fisch in die Hand gelegt bekommen zu haben. Was halten Sie jetzt von Ihrem Gegenüber? Der Händedruck ist der gefühlte erste Eindruck. Ein Händedruck demonstriert Vertrauen. Dieses Entgegenbringen von Vertrauen sollte in einer bestimmten Form dargeboten werden.

Praxistipp: Ein Händedruck sollte nicht zu soft, aber auch nicht zu hart sein. Vermeiden Sie:

• Gummihand oder Schraubzwinge
• Tätscheleien, d. h. mit der linken Hand den Rücken oder die Schulter tätscheln
• Doppelhandgriff
• eine Hand in der Hosentasche

Gequetschte Hände oder eine Hand mit beiden Händen ergreifen, kommt bei der Begrüßung schlecht an. Achten Sie auch auf die Dauer des Händedrucks. Nichts ist unangenehmer als jemand, der Ihre Hand nicht mehr loslässt. Ein bis zwei Sekunden sind die optimale Dauer. Hände werden einander gereicht, nicht geschüttelt.

Wenn Sie merken, dass Sie feuchte Hände haben, versuchen Sie die rechte Hand unauffällig zu trocknen. Frauen können sich unauffällig an den linken Oberarm greifen oder eine andere kurze Geste nutzen, um sich die Innenflächen zu trocknen. Achten Sie aber darauf, dass Sie nicht eine Hand in der Hosentasche haben, wenn Sie jemandem die Hand geben.

Extratipp: Achten Sie immer auf den Rang Ihres Gegenübers! Ein Angestellter sollte darauf warten, dass ihm nach seiner verbalen Begrüßung die Hand vom Vorgesetzten entgegengestreckt wird. Genauso sollte ein Bewerber, der den Raum betritt, "Guten Tag" sagen, aber abwarten, ob sein potenzieller zukünftiger Vorgesetzter ihm die Hand gibt. Das Reichen der Hand entspricht einer Aufforderung zum Gespräch. Haben Sie keine Zeit, ein Gespräch zu führen, und treffen einen Kollegen auf dem Gang, den Sie seit Wochen nicht gesehen haben, lassen Sie ihn vorbeiziehen mit den Worten: "Wir sprechen uns später — ich bin leider in Eile." Die Hand zu reichen, ohne ein paar Worte zu sagen, gilt als unhöflich.

Hinweis: Jeder bekommt Ihre Hand!

Wenn Sie einer Person in einer kleineren Gruppe die Hand zur Begrüßung gereicht haben, bleiben Sie dabei und geben Sie jedem dieser Runde Ihre Hand. Es könnte sich sonst jemand zurückgesetzt fühlen. In größeren Runden begrüßen Sie denjenigen zuerst, der Sie eingeladen hat. Jetzt ist es an ihm, Sie den anderen Teilnehmern vorzustellen. Es gibt Situationen, in denen die Gruppe so groß ist, dass ein Händegeben zu zeitaufwendig wird. Hier ist oft ein begrüßendes Zunicken ausreichend.

Extratipp: Grundsätzlich sollten Sie einen Händedruck immer erwidern. Alles andere wäre unhöflich. Ein Geschäftsführer, der einen Gast mit der Information begrüßt: "Ich gebe Ihnen nicht die Hand, sonst müsste ich ja am Tag Hunderte von Händen drücken ..." ist zwar ehrlich, befördert aber nicht gerade eine freundliche Beziehung.

Knigge-Regel Nr. 3: Küsschen Küsschen?

Die Begrüßung mit Küsschen ist im Geschäftsleben tabu. Allein im Privaten tauscht man Bussis aus. Vermeiden Sie aber Spuren von Lippenstift auf der Wange des Begrüßten zu hinterlassen. Sollte dies doch geschehen, machen Sie den Geküssten auf den Abdruck aufmerksam.

Knigge-Regel Nr. 4: Ein Blick sagt mehr als tausend Worte

Zur Ritterszeit wurden die Visiere hochgeklappt, um zu zeigen, dass man in friedlicher Absicht kommt. Also gilt: Sehen Sie Ihr Gegenüber an.

Nehmen Sie auch Ihre Sonnenbrille ab, wenn Sie jemanden begrüßen. Während eines Händedrucks wirkt es übrigens sehr unfreundlich, sein Gegenüber nicht anzusehen und ein Gespräch mit einem Dritten weiterzuführen.

Knigge-Regel Nr. 5: "Auf Wiedersehen" macht Freude

Die Verabschiedung geht vom Ranghöheren aus. Wenn Sie Gast sind, verabschieden Sie sich vom Gastgeber. Die Verabschiedung beinhaltet das gesprochene "Auf Wiedersehen" sowie den Handschlag zum Abschied. Auch hier gilt die gleiche Regel wie bei der Begrüßung.

Knigge-Regel Nr. 6: Darf ich vorstellen?

Was das Vorstellen und Bekanntmachen betrifft, so gibt es grundlegende Unterschiede zwischen den privaten und den geschäftlichen Gepflogenheiten. Im Berufsleben sprechen wir vom Vorstellen, im privaten Bereich vom Bekanntmachen.

Grundsätzlich gilt: Die wichtigere Person sollte als erste erfahren, um wen es sich handelt. Wer ist nun die wichtigere Person? Im Berufsleben ist es der Ranghöhere, der Kunde, der Gast etc. Im Privatleben zählen die/der Ältere und die Dame zu den wichtigeren Personen.

Nicht nur im Beruf, sondern auch im Privatleben ist es eine höfliche Geste, einem ausländischen Gast einen Inländer vorzustellen. Dies bedeutet auch im Sinne alter Vorstellungsriten, dass der Ausländer "höher gestellt" ist. Aus dem gleichen Grund können sich auch Kunden geehrt fühlen, wenn ihnen der Chef vorgestellt wird. Eine einzelne, neu hinzukommende Person sollte einer Gruppe bekannt gemacht werden, das gilt für Privat- und Berufsleben gleichermaßen.

Sobald Sie sich in einer geschäftlichen Situation befinden — und hierzu gehört auch das Geschäftsessen oder die Weihnachtsfeier mit Begleitung — wenden Sie die geschäftlichen Vorstellungsregeln an. Hierzu zählt auch, dass die Begleitung dann Ihre Geschäftsposition übernimmt. Treffen Sie also auf Ihren Chef mit Partnerin, sollte Ihr Chef zuerst erfahren, wer die ihm unbekannte Person an Ihrer Seite (Ihr/e Partner/in) ist. Anschließend wird er Sie und Ihren Partner seiner Frau vorstellen.

Extratipp: Vermeiden Sie alte Floskeln wie: "Gestatten?" oder "Darf ich vorstellen?" Sie wirken sonst von vorgestern.

Beispiel: Eine korrekte Vorstellung sollte folgendermaßen vonstattengehen. Sie stehen im Flur mit einer Praktikantin (Frau Schmidt) und der Chef (Dr. Müller) kommt vorbei. Nach der verbalen Begrüßung stellen Sie dem Vorgesetzten die Praktikantin vor: "Herr Dr. Müller, ich möchte Ihnen unsere neue Praktikantin Frau Schmidt vorstellen. Frau Schmidt, unser Geschäftsführer Herr Dr. Müller."

Quelle: aus: Christina Tabernik, Anke Quittschau: Business Knigge für Frauen. Sicher auftreten im Beruf. Haufe Verlag.