Schriftverkehr allgemein

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Wie Sie bei Angeboten höflich absagen

Schreiben Sie die Absage so schnell wie möglich

Wer ein Angebot abgibt, möchte natürlich früher oder später wissen, was daraus geworden ist. Schließlich gilt es, Kapazitäten zu planen und eventuell Material zu ordern. Deshalb ist es nur fair, wenn Sie dem Anbieter so schnell wie möglich mitteilen, dass Sie nicht interessiert sind. Wenn sich der Entscheidungsprozess in Ihrem Hause noch etwas hinzieht, dann schreiben Sie einen Zwischenbescheid. Damit verhindern Sie Nachfragen per Telefon, die dann wiederum Ihre Zeit kosten.

Tipp: Legen Sie sich nicht nur die Angebote, die Sie verschicken, in die Wiedervorlagemappe zum Nachfassen. Auch Angebote, die Sie von außen einholen, sollten Sie im Auge behalten. Fragen Sie bei schwebenden Vorgängen regelmäßig nach, was Stand der Dinge ist. Dann können Sie jederzeit kompetent Auskunft geben.

Kurz und bündig

Die meisten Assistentinnen sind wie selbstverständlich immer bemüht, "nette" Briefe zu schreiben. Aber wie schreibt man eine "nette" Absage? Der Inhalt ist und bleibt ja immer negativ. Daher ist es manchmal ganz sinnvoll, sich von der Nettigkeit etwas zu verabschieden und stattdessen sachlich-freundlich zu sein. Eine kurze Absage könnte z. B. so lauten:

    Ihr Angebot lehnen wir ab

    Sehr geehrte Damen und Herren,

    vielen Dank für Ihr Angebot vom 9. November und die uns übersandten Muster.

    Nach sorgfältiger Prüfung sind wir jedoch leider zu dem Ergebnis gekommen, dass wir von Ihrem Angebot keinen Gebrauch machen möchten. Aufgrund der günstigeren Konditionen haben wir uns für einen anderen Lieferanten entschieden.

    Wir senden Ihre Muster mit separater Post zurück.
    Mit freundlichen Grüßen

Wie Sie zur Nachbesserung auffordern

Die Absage eines Angebots muss nicht endgültig sein. Oft gleicht der Kreislauf aus Angebot und Nachfrage einem Pokerspiel – jeder versucht, aus dem vorhandenen Blatt das Beste zu machen. Deshalb kann es durchaus vorkommen, dass Ihr Chef Sie bittet, ein Angebot abzulehnen, aber gleichzeitig den Anbieter zur Nachbesserung aufzufordern. Wählen Sie dafür z. B. diesen Text:

    Ihr Angebot vom 9. November lehnen wir hiermit ab.

    Sehr geehrter Herr Rahn,

    vielen Dank für Ihr Angebot über die Lieferung von 26 Computern mit Flachbildschirmen.

    Ein Angebotsvergleich hat ergeben, dass ein Anbieter Ihren Preis deutlich unterbietet. Und dies bei vergleichbarer Qualität der Ware. Außerdem garantiert uns der Anbieter für zwei Jahre einen 24-Stunden-vor-Ort-Service zu einem sehr günstigen Preis.

    Da wir in den letzten Jahren erfolgreich und partnerschaftlich mit Ihnen zusammengearbeitet haben, möchten wir Ihnen hiermit die Gelegenheit geben, Ihr Angebot neu zu kalkulieren.

    Zusätzlich erweitern wir unsere Anfrage auf 30 Geräte. Liefertermin ist nach wie vor die 6. Kalenderwoche. Die Lieferung erfolgt frei Haus. Das neue Angebot benötigen wir bis zum 15. Februar.

    Sollten wir bis dahin nichts von Ihnen hören, lehnen wir Ihr Angebot vom 9. November hiermit bereits ab.

    Es wäre schön, wenn es doch zu einer Zusammenarbeit käme.
    Freundliche Grüße

Tipp: Erläutern Sie immer kurz, warum das Angebot nicht auf Gegenliebe gestoßen ist. Damit ersparen Sie sich — wie oben gezeigt – Nachfragen. Außerdem weiß der Absender dann auch immer gleich, an welchen Stellen sein Angebot nicht der Nachfrage und dem Markt entspricht. Liegt es am Preis oder am Service? Hat die Konkurrenz bessere Lieferbedingungen? So steigen seine Chancen, mit seiner nächsten Offerte Erfolg zu haben.

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Erstellt am: 22.01.2009 23:52, Letzte Änderung: 25.11.2013 16:36
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