Reisevorbereitung

Bauen Sie sich einen Informationspool auf

Damit Sie bei der Vorbereitung einer Geschäftsreise nicht immer wieder bei Null anfangen müssen, sollten Sie sich einen Informationspool zusammenstellen. Dieser Infopool muss ständig gepflegt werden, damit er wirklich immer auf dem neuesten Stand ist. Das Erstellen macht ein wenig Mühe, Sie werden jedoch sehen, dass Ihnen zukünftig jedoch ganz viel Rechercheaufwand erspart bleibt, wenn Sie diese Arbeit einmal im Vorfeld geleistet haben. Teilen Sie Ihre Recherche in Abschnitte auf und füllen Sie Ihre Favoriten-Ordner nach und nach.

Sammeln Sie und ordnen Sie Ihre Informationen

Am besten sammeln Sie sich Informationen zu den unterschiedlichen Teilbereichen, bookmarken sich anschließend die jeweiligen Web-Seiten und legen sich Informationen die thematisch zusammengehören, in separate Ordner ab. So könnte beispielsweise Ihre Aufteilung aussehen:

Ordner zu den Themen:
Mietwagen
Deutsche Bahn
Öffentliche Verkehrsmittel
Flüge
Hotels
Fernreisen
Devisen, Geldkarten
Handy
Papiere
Kultur
Business-Knigge

Dann wiederum unterteilen Sie die einzelnen Bereiche. Bei dem Thema Mietwagen kommen beispielsweise die folgenden Unterpunkte in Frage: Routenplaner, Autovermieter, Automobilclub, Vignettenpflicht, Verzeichnis Vertragswerkstätten.

Beispiel Mietwagen – so gehen Sie am besten vor
Wir zeigen Ihnen, wie Sie Schritt für Schritt den Ordner Mietwagen mit wichtigen Informationen bestücken und diese dann bei Bedarf abrufen können.

Sammeln Sie zunächst gute Routenplaner, dies können z. B. sein:
www.viamichelin.de, www.falk.de oder www.reiseplanung.de. Wenn Ihr Chef Mitglied beim ADAC ist, können Sie auch dort einen Routenplaner nutzen.

Dann recherchieren Sie nach Autovermietern oder bookmarken sich die oder den Autovermieter, mit dem Ihr Chef gute Erfahrungen gemacht hat.

Sie sollten wegen der ständigen Kostenkontrolle jedoch auch immer mal wieder die Konditionen eines anderen Autovermieters testen, um wirklich sicherzugehen, dass Ihre Firma den Vermieter ausgewählt hat, der das beste Preis-Leistungsverhältnis anbietet. Nehmen Sie dazu die Daten einer vergangenen Geschäftsreise, den genutzten Autotyp und die Dauer der Nutzung, gefahrene Kilometer, etc. (am besten schauen Sie einfach auf eine Rechnung) und fragen die gleichen Daten bei drei oder vier Anbietern an.

Sie haben auch die Möglichkeit über einen Vergleichsrechner im Internet den günstigen Anbieter herauszufinden. Auf den Web-Seiten von www.autovermietung.de oder www.mietwagenmarkt.de werden unter anderem die Angebote der Firmen Avis, Europcar, Sixt, Hertz, holiday autos und auto-europe miteinander verglichen. Schauen Sie sich die Ergebnisse an und Sie werden sehen, ob in der Vergangenheit tatsächlich der günstigste Anbieter genommen wurde. Falls nicht, merken Sie sich den günstigsten Anbieter für kommende Reisen vor.

Beachten Sie zusätzlich, dass die Mietwagengesellschaften ständig ihre Angebote austauschen. Günstig kann es hier sein, nach bestimmten Konditionen für Geschäftskunden zu fragen. Es lassen sich auch Rahmenkonditionen aushandeln. Können Sie ein entsprechendes Volumen vorweisen, ist es sinnvoll, Mengenrabatte auszuhandeln. Die Mietwagengesellschaften haben entsprechende Kundenbetreuer, die für Sie die jeweilige Tarifoptimierung heraussuchen. Fluggesellschaften sowie Kreditkartenunternehmen haben ebenfalls Sonderkonditionen mit Autovermietern ausgehandelt und geben die entsprechende Vergünstigungen an ihre eigenen Kunden weiter. Dies ist sinnvoll für einzelne Personen und für Firmen, die nur ab und zu einen Mietwagen in Anspruch nehmen.

Hier die Internet-Adressen einiger großer Autovermieter:

Sixt: www.e-sixt.de
Hertz: www.hertz.de
alamo: www.alamo.com
Europcar: www.europcar.de
Avis: www.avis.de
holiday autos: www.holidayautos.de
auto-europe: www.autoeurope.de

Wenn Ihr Chef Mitglied in einem Automobilclub, zum Beispiel beim ADAC ist, sollten Sie sich auch diese Web-Seite in Ihren Favoriten speichern. Fragen Sie Ihren Vorgesetzten nach seiner Mitgliedsnummer und den Zugangsdaten für den Premiumbereich. Für Mitglieder bietet der ADAC ein umfassendes Angebot an, das auch Ihnen bei Ihren Recherchearbeiten sehr gute Dienste leisten wird. So gibt es neben einem Routenplaner auch umfassende Informationen zur Vignettenpflicht. Hier erfahren Sie genau, welche Vignetten Sie vor Reiseantritt Ihres Vorgesetzten beschaffen müssen oder aber wo er sich diese unterwegs kaufen kann. Ansonsten finden Sie Informationen über Mautpflicht - nach Ländern sortiert - auf der Web-Seite: www.kfz-auskunft.de.

Rufen Sie die gesammelten Infos ab

Wenn Sie nun die Vorarbeit der Recherche für den Bereich Mietwagen gemacht haben, können Sie die zusammengetragenen Informationen im Bedarfsfall ganz schnell abrufen. Stellen Sie sich vor, Ihr Chef fliegt von München nach Wien und will von dort aus mit dem Mietwagen verschiedene Geschäftspartner in Österreich und anschließend in der Schweiz besuchen. Gehen Sie wie folgt vor:Schätzen Sie die voraussichtlich zu fahrenden Kilometer. Rufen Sie dazu einen Routenplaner auf und lassen Sie sich die Kilometer von diesem einfach errechnen.
Anhand der errechneten Kilometer fragen Sie entweder bei einem Mietwagenvergleichsrechner oder direkt bei Ihrem Mietwagenanbieter, bei dem Sie Sonderkonditionen haben, den günstigsten Tarif ab. Prüfen Sie die Inklusiv-Preise. Achten Sie immer darauf, ob diese einen kompletten Versicherungsschutz beinhalten. Oftmals steht "inklusive" nur für die gefahrenen Kilometer.
Fragen Sie nach Spezialtarifen bei längerer Mietdauer. Eine 3-Tages-Miete zum Sondertarif ist beispielsweise im Verhältnis meist preisgünstiger als eine normale 2-Tages-Miete.
Vergleichen Sie die Wochenend-Tarife der Autovermieter. Bei einigen gelten diese schon ab Freitag und gehen bis Montag inklusive.
Wenn Sie sich für einen Mietwagen entschieden haben, prüfen Sie, welche Vignette für Österreich und welche für die Autobahnnutzung in der Schweiz notwendig ist. Bestellen Sie diese gegebenenfalls direkt über das Internet (ADAC).