Reisevorbereitung

Rund um den Flug
- Flug buchen, Buchungsbestätigung zufaxen lassen
- Datum, Uhrzeit, Flugnummer, Terminal und voraussichtliche Dauer der Reise sowie des Fluges notieren
- Machen Sie sich Notizen über Flüge vor und nach den errechneten Zeiten. Falls die Termine anders verlaufen als geplant, sind Sie für eine Umbuchung bereits gerüstet.
- Buchen Sie für die Weiterreise vom Flughafen zum Zielort eine Bahnverbindung oder organisieren Sie einen Mietwagen.
- Pufferzeiten in die Reiseplanung des Ankunftstages einkalkulieren, falls das Flugzeug Verspätung hat.

Hotel buchen.
- Beachten Sie: Bei den meisten Hotels ist die Anreise nur bis 18 Uhr möglich. Eine spätere Ankunft müssen Sie ausdrücklich vereinbaren.

Wichtige Dokumente
- Sind Reisepass und Personalausweis noch gültig? Viele Länder verlangen eine Mindestgültigkeit von sechs Monaten.
- Benötigt Ihr Chef ein Visum?
- Gibt es Wird ein Visum benötigt? Sind die Einreisebestimmungen des Landes geprüft worden?
- Wenn ein Mietwagen gebucht wird, braucht Ihr Chef eventuell einen internationalen Führerschein.
- Nummern aller Schecks und Dokumente notieren
- Kopien der wichtigen Dokumente anfertigen. Diese getrennt von den Originalen aufbewahren, dann sind Sie im Falle eines Verlustes gerüstet.

Versicherungen
- Gepäckversicherung
- Auslandreisekrankenversicherung
- ADAC-Karte, Grüne Versicherungskarte, Schutzbrief

Rund ums Geld
- Devisen besorgen
- Kreditkarten und Reiseschecks
- Kreditkartensperrnummern für das Ausland herausfinden

Im Büro
- E-Mails im Büro umleiten, Abwesenheitsmeldung einrichten
- Rufumleitung einrichten
- ggf. Anrufbeantworter besprechen
- Reiseplan im Büro hinterlassen
- Vollmachten erstellen

Sonstiges
- Erinnern Sie Ihren Chef an Visitenkarten, Terminkalender, wichtige Adressen und Telefonnummern, Prospekte
- Notieren Sie ihm Adressen von Botschaften und Ämtern
- Finden Sie heraus, ob sein Laptop und sein Handy im Reiseland funktionieren. Ansonsten benötigt er gegebenenfalls einen Adapter, Telefonkarten bzw. ein Miethandy.

Zum Schluss
- Überprüfen Sie alle Unterlagen auf ihre Vollständigkeit
- Machen Sie sich Kopien von den Reiseunterlagen, damit Sie für Rückfragen und Umbuchungswünsche gerüstet sind
- Ordnen Sie die Unterlagen in einer Mappe nach der zeitlichen Reihenfolge