Reisevorbereitung

Falls Ihr Vorgesetzter regelmäßig in ein bestimmtes Land fährt, haben Sie die Möglichkeit, sich nach und nach notwendige Informationen zusammenzustellen, um dann bei Bedarf direkt darauf zugreifen zu können. Arbeitsintensiver ist es für Sie, wenn es sich um eine Erstreise in ein Land handelt. Dann müssen Sie womöglich während einer kurzen Planungsphase möglichst viel an Informationen zum Reiseziel zusammentragen, sich um die Organisation vor Ort kümmern und alle notwendigen Reiseunterlagen zusammenstellen.

Grundlegendes zur Reise
Wo soll die Reise hingehen und für wann ist sie geplant? Sollen Sie Einzeltermine mit Geschäftspartnern vereinbaren oder macht dies Ihr Vorgesetzter selbst? Welches oder welche Verkehrsmittel möchte Ihr Chef benutzen? Denken Sie auch an kulturelle Besonderheiten, wie Arbeitszeiten und Arbeitsabläufe. Berücksichtigen Sie dabei nationale Feiertage im Zielland sowie Entfernungen zwischen den Orten, die Ihr Chef ansteuern wird.

Beschaffen Sie sich Informationen
Wenn Sie sich über das Reiseland informieren möchten, können Sie sich an die Deutschen Außenhandelskammern wenden. In 80 Ländern der Welt befinden sich 120 Büros. Neben Informationen über Land und Leute erhalten Sie Daten und Fakten zur Bevölkerung, Wirtschaft und Politik. Außerdem können Sie Informationen zu Marktstudien, Messevertretungen, Unternehmerreisen, Adressauskünfte sowie Bonitätsprüfungen bekommen.

Die Kammern helfen Ihnen bei Geschäftspartnersuche und -vermittlung, Büroanmietungen und in vielen anderen Bereichen. Informationen: www.ahk.de

Auch über die Web-Site des Auswärtigen Amtes können Sie im Vorfeld viele wichtige Dinge für die Reiseplanung erfahren. Neben Länderinformationen zu Wirtschaft, Politik, Kultur und Geschichte erhalten Sie dort Reise- und Sicherheitshinweise für das betreffende Land. Dazu gehören außerdem Einreisebestimmungen, medizinische Hinweise, strafrechtliche Bestimmungen und Zollvorschriften. Außerdem gibt es eine ausführliche Link-Liste zu deutschen Institutionen und Vertretungen im jeweiligen Land. Informationen: www.auswaertiges-amt.de

Tipp: Informieren Sie Mitarbeiter und Kollegen rechtzeitig darüber, wann und wie lange Ihr Chef auf Geschäftsreise sein wird.

Die Feinplanung
Informieren Sie sich rechtzeitig, ob Ihr Chef ein Visum für die Einreise benötigt, falls ja, beantragen Sie es. Wird die Geschäftsreise kurzfristig angesetzt gibt es auch einen Eilservice, der Ihnen bei der schnellen Beschaffung eines Visums behilflich ist. Benötigt Ihr Vorgesetzter bestimmte Impfungen für seine Geschäftsreise?

Planen Sie eventuelle Impftermine rechtzeitig. Checken Sie die Papiere, die Ihr Chef für seine Reise braucht. Neben dem erwähnten Visum sind dies: gültiger Personalausweis, gültiger Führerschein, Kfz-Zulassung, grüne Versicherungskarte, Auslandskrankenversicherung, Kreditkarten etc.

Wenn Ihr Chef mit dem Auto fährt, drucken Sie die Fahrstrecke mit einem Routenplaner aus. Erkundigen Sie sich über eine mögliche Maut- oder Vignettenpflicht. Führt die Reise in ein Land, indem eine andere Währung gilt? Recherchieren Sie, welche Zahlungsmittel in dem entsprechenden Land empfehlenswert sind. Ist das bereiste Land handytauglich? Informieren Sie sich über Alternativen und Preise für die Auslandsgespräche. Welches Klima herrscht in dem Zielland? Informieren Sie auch hier Ihren Chef rechtzeitig, damit er seine Kleidung planen kann.

Wo sollen die Gespräche stattfinden?
Finden die Gespräche während der Geschäftsreise in den Unternehmen der Geschäftspartner, auf einer Messe, im Flughafen, an einem Bahnhof oder in einem Hotel statt? Für Gespräche in geschützten Raum, gibt es auch die Möglichkeit, sich ein Büro oder einen Konferenzraum anzumieten. Informationen unter www.regus.de oder www.wwbc.de.

Die Vorort-Organisation
Stehen Termine und Orte der Reise fest, können Sie sich an die Detailorganisation machen. Buchen Sie Flugtickets, Fahr- und Platzkarten und bestellen Sie eventuell Mietwagen vor. Holen Sie Informationen ein, wie viel Zeit benötigt wird, um vom Zielflughafen bis zum Ort der Besprechung zu gelangen. Wird Ihr Vorgesetzter eventuell am Flughafen oder Bahnhof abgeholt? Dann teilen Sie der Sekretärin des Geschäftspartners die Ankunftszeiten mit und erfragen Sie, wer und wo zum Abholen bereitsteht. Muss er vom Flughafen mit der Bahn in die City weiterreisen, dann informieren Sie sich über Abfahrtszeiten und Strecken. Reservieren Sie die benötigten Hotelzimmer und bestellen Sie Hotelprospekte. Schließen Sie eventuell eine Reisegepäckversicherung ab.

Suchen Sie Restaurantadressen für Ihren Chef heraus und fragen Sie ihn im Vorfeld, ob er in seiner möglichen Freizeit kulturell oder sportlich tätig werden möchte. Beschaffen Sie auch hierzu die notwendigen Infos.

Achtung:
• Planen Sie bei allen Terminen genügend Pufferzeiten ein.
• Informieren Sie Ihren Vorgesetzten über kulturelle Unterschiede und die jeweiligen Gepflogenheiten im Reiseland, damit er sich rechtzeitig darauf einstellen kann.