Rat & Tat / Mein Tipp für Euch

Hi zusammen,
mir brennt ein Thema auf den Nägeln, und ich bin gespannt, ob Ihr helfen könnt:
Ich arbeite freiberuflich im Bereich Vertriebsunterstützung. Stellt sich so dar, dass ich die Telefonansprache für meine Kunden übernehme (Keine Sorge: Ich gehöre nicht zu den "Sie wollen doch bestimmt auch dies und das..." Nervensägen!;-))).
In dem Zusammenhang stoße ich jetzt verstärkt auf das Thema Handling von Akquisedaten/Dokumentation von Gesprächsverläufen/Kommunikation aktuelle Stände an meine Kunden.
Eine typische Situation sieht aktuell so aus:
- Ich arbeite meine WV auf Basis einer Excelliste ab. Darin steht, wann ich schon mal angerufen habe, evt. Besonderheiten aus dem Gespräch, ob der AP im Urlaub war...
- Wenn ich AP aus der Excel gepickt habe, checke ich im Outlook des Kunden, ob inzwischen evt. schon ein neuer Termin feststeht (den Kunde selbst vereinbart hat, der sich ergeben hat...)
- Dann gucke ich in den Kontakten nach der Tel. und versuche, AP/Sekki zu erreichen.
- Klappt? Gut! Jetzt Termin finden, in Outlook eintragen, bestätigen, in die Excel eintragen, der Nächste bitte.
- Klappt nicht? - Blöd - ganzes Prozedere nochmal, nachdem ich in der Excel vermerkt habe, wann versucht, um nicht zu dicht nacheinander in der Anruferliste gegenüber aufzuschlagen.
- Mein Kunde ist meist unterwegs und ruft mir Gesprächsergebnisse von dort aus zwischendurch immer mal zu, die übertrage ich dann auch wieder in die Excel.
- Umgekehrt kann auch immer mal von unterwegs die Frage kommen "was ist eigentlich mit...?"
Lange Rede: Ich habe das Gefühl, deutlich zu viel Zeit mit Dokumentieren, Sortieren und rechts und links Gucken und Klicken zu vertun, für meine "Kernkompetenz" Telefonieren bleiben gefühlt 30% der Zeit.
Ich nicht zufrieden, Kunde nicht zufrieden.
Habt Ihr ähnliche Aufgabenstellungen? Und evt. pragmatische Tipps, wie ich da besser rangehen kann?
Hoffe, ich habe mein Thema brauchbar beschrieben, ansonsten: Bitte gerne fragen!
Jetzt schon ganz tüchtigen Dank, ich bin gespannt auf Eure Ideen!
Viele Grüße
Salesassi