Karrieretipps

Sekretärin, Assistentin, etc. – wer macht was?

Vorweg gesagt: Keiner der Titel ist geschützt, es kann sich also jeder damit schmücken — gleichgültig, ob er eine entsprechende Aus- oder Weiterbildung hat oder nicht. Auch fällt manchmal die Abgrenzung schwer und die konkreten Aufgaben unterscheiden sich von Fall zu Fall deutlich. Was eine Sekretärin, Assistentin oder Office Managerin tatsächlich macht, ist abhängig davon, wie groß das Unternehmen ist, welcher Branche es angehört und in welcher Abteilung die Stelle angesiedelt ist.

Selbst von Chef zu Chef können die Aufgaben stark variieren. Haben Sie einen Vorgesetzten, der sehr viel delegiert, verantworten Sie regelmäßig komplett eigene Projekte und treffen völlig eigenständig Entscheidungen. Oder ist Ihr Chef dagegen jemand, der es Ihnen überlässt, welche Bezeichnung Sie sich geben, wenn jemand nach Ihrem Beruf fragt? Stellen Sie sich als Sekretärin, Assistentin oder Office Managerin vor? Oft werden die Bezeichnungen parallel und mit gleicher Bedeutung verwendet — dabei gibt es durchaus Unterschiede in den jeweiligen Anforderungsprofilen.

Klar ist: Hinter allen Bezeichnungen verbergen sich wahre Multitalente. Präsentationen vorbereiten, Meetings organisieren, Termine planen, Gäste empfangen und das Unternehmen repräsentieren, Post bearbeiten und Telefone bedienen — das ist nur eine kleine Auswahl der Tätigkeiten, die Sie in einem modernen Sekretariat bewältigen.

Dennoch stellt sich die Frage, was Arbeitgeber suchen, wenn sie eine Stelle ausschreiben und welche Entwicklungsmöglichkeiten es für Sie gibt?

Anforderungsprofil einer Sekretärin: Chef-Entlastung steht im Mittelpunkt

Die wichtigste Aufgabe einer Sekretärin ist die Chef-Entlastung. Als Sekretärin halten Sie Ihrem oder Ihrer Vorgesetzten alles vom Hals, was ihn oder sie von den Managementaufgaben ablenken könnte und was unnötig Zeit kostet. Sie koordinieren Aufgaben und Mitarbeiter, organisieren Geschäftsreisen, Meetings sowie die Teilnahme an Konferenzen. Und erledigen nebenbei noch all die klassischen Sekretariatsaufgaben wie die Postbearbeitung, Ablage, Büromaterialbestellungen, Korrespondenz, Telefonate und die Betreuung von Gästen. Oft genug arbeitet eine Sekretärin nicht nur für einen, sondern gleich für mehrere Chefs oder eine ganze Abteilung. Meist handelt sie — wenn auch selbstständig — nach Anweisung. Um alle Aufgaben bewältigen zu können, ist ein ganzes Bündel an persönlichen, sozialen und fachlichen Kompetenzen notwendig.

Sekretärin — die Kompetenzen im Überblick

Als Sekretärin müssen Sie zunächst einmal die klassischen Sekretariatskompetenzen mitbringen:

  • Fertigkeiten am PC und an der Tastatur: Sie beherrschen die Office-Programme und Datenbanken und auch im Internet können Sie sicher navigieren.
  • Kaufmännische Kenntnisse: Nur wer versteht, was im Unternehmen vor sich geht, kann seinen Vorgesetzten sinnvoll unterstützen. Dazu gehört es vor allem, die Zusammenhänge im Betrieb zu erkennen. Mindestvoraussetzung ist eine kaufmännische Ausbildung und teilweise noch betriebswirtschaftliche Grundkenntnisse. Auch Berufserfahrung ist meist gefragt.
  • Koordinationsfähigkeit und Organisationstalent:Ein Muss in der Projektarbeit sind vor allem die Planung und Überwachung von Terminen oder Geschäftsreisen sowie die Vorbereitung von und Mitarbeit in Meetings — wie z.B. Präsentationen oder Statistiken erstellen und halten, Protokoll führen usw.
  • Gute Deutschkenntnisse und sprachliches Geschick: Diese sind gefragt, um die schriftliche und mündliche Kommunikation gleichermaßen gut zu meistern.
  • In den meisten Fällen ist mindestens eine Fremdsprache — meistens Englisch — in Wort und Schrift Pflicht.

Hinzu kommen persönliche Kompetenzen, ohne die ein solch anspruchsvoller Job nicht zu meistern ist:

  • Eine hohe Flexibilität und Kreativität — die Vielzahl und Unterschiedlichkeit der Tätigkeiten machen es notwendig, dass Sie sich immer wieder neu auf Aufgaben, Gesprächspartner sowie unternehmensinterne und -externe Vorgänge einstellen. Wer stur nach "Schema F" arbeitet, hat in modernen Sekretariaten kaum eine Chance.
  • Ein Höchstmaß an Belastbarkeit und Selbstständigkeit - dies brauchen Sie nicht nur, wenn es um die alltäglichen Aufgaben geht. Alles was brennt, landet zuerst bei Ihnen auf dem Schreibtisch. Sie müssen in der Lage sein, schnell Informationen zu beschaffen, Prioritäten zu setzen oder neu zu vergeben und spontan umzuorganisieren. In solchen Situationen müssen Sie einen kühlen Kopf bewahren und zum ruhenden Pol im Chaos werden.
  • Absolute Vertrauenswürdigkeit: Als Sekretärin haben Sie oftmals Zugang zu äußerst sensiblen Daten, seien es persönliche Angaben von Mitarbeitern, noch nicht veröffentlichte Unternehmenszahlen oder geheime Strategiepapiere für die künftige Unternehmensausrichtung. Ihr Chef muss sich unbedingt darauf verlassen können, dass Vertrauliches auch geheim bleibt.

Die Arbeit im Sekretariat bedeutet in der Regel, mit Menschen zu tun zu haben: mit Kollegen, mit Kunden und Interessenten, mit dem Vorgesetzten. Für die reibungslose und produktive Zusammenarbeit, benötigt eine Sekretärin noch eine Reihe sozialer Kompetenzen:

  • Kommunikations- und Teamfähigkeit: Die Unternehmen befinden sich im Wandel. Statt starrer Hierarchien häufen sich flache Strukturen und moderne Organisationsformen. Alle Mitarbeiter sind dadurch aufgefordert, miteinander zu arbeiten, zu kommunizieren, sich abzustimmen und Projekte gemeinsam voranzubringen. Auch Sekretärinnen müssen sich immer stärker in verschiedenen Teams einbringen und sich dort durchsetzen.
  • Kunden- und Serviceorientierung: Diese Qualifikation nimmt an Bedeutung zu. In hart umkämpften Märkten müssen Unternehmen auf allen Ebenen eine ausgeprägte Dienstleistungsbereitschaft und -fähigkeit zeigen. Als Sekretärin ist es zum einen Ihre Aufgabe, diese Kunden- und Serviceorientierung intern vorzuleben, und zum anderen im direkten Kontakt mit dem Kunden umsetzen.
  • Sicheres Auftreten: Die Sekretärin repräsentiert das Unternehmen. Sie empfängt und bewirtet Gäste und Bewerber, wirkt an Meetings mit und begleitet ihren Chef oder ihre Chefin auf Geschäftsreisen und zu Konferenzen. Da ist nicht nur wichtig, dass Sie gepflegt sind, sondern auch, dass Sie im persönlichen Umgang überzeugen können.
  • Zuverlässigkeit: Das versteht sich von selbst. Wenn Ihr Chef Ihnen eine Aufgabe überträgt, erwartet er natürlich, dass Sie diese sorgfältig, vollständig und termingerecht ausführen. Ebenso muss er sich darauf verlassen können, dass Sie Informationen vollständig weiterreichen, Terminverschiebungen einarbeiten, dass Ihre Protokolle ebenso vollständig sind wie die Ablage usw.

Anforderungsprofil einer Assistentin: Beratungsfunktion für den Chef

Eine Assistentin erledigt zunächst einmal die gleichen Tätigkeiten wie eine Sekretärin und muss daher zunächst auch die gleichen Kompetenzen mitbringen — wenn auch teilweise in einer etwas anderen Gewichtung. Eine Sekretariatsausbildung und Berufserfahrung werden daher häufig vorausgesetzt.

Aber die Aufgaben einer Assistentin gehen über den Aufgabenbereich einer Sekretärin hinaus. Neben der Aufgabe, den Chef oder die Chefin zu entlasten, tritt eine wichtige Beratungsfunktion. Als Assistentin beschaffen Sie nicht nur die Informationen, die für eine Entscheidungsfindung wichtig sind, sondern gewichten sie auch und geben selbst Empfehlungen und Lösungsvorschläge ab. Sie sind stärker in der Projektarbeit eingesetzt und handeln in allen Bereichen eigenverantwortlich. Sie ergreifen die Initiative, treffen sehr oft selbstständig Entscheidungen - und übernehmen dafür auch die Verantwortung. Damit steigen auch die Anforderungen.

  • Team- und Kommunikationsfähigkeit, Organisationstalent und Selbstständigkeit müssen bei Ihnen als Assistentin noch stärker ausgeprägt sein als bei einer Sekretärin.
  • Sie sind bereit zur Projektarbeit und sind in der Lage, sich im Projektteam mittels Managementtechniken und Führungsstrategien einzubringen und durchzusetzen.
  • Außerdem verfügen Sie über betriebs- und volkswirtschaftliche Kenntnisse, die über ein Grundwissen hinausgehen. Sie sind kompetenter Ansprechpartner für arbeitsrechtliche und personalwirtschaftliche Fragen, auch im Bereich Marketing bringen Sie Fachwissen mit. Ihr Allgemeinwissen ist sehr gut, zudem sind Sie bereit, sich durch regelmäßige Lektüre von Tageszeitungen und Fachliteratur weiterzubilden.
  • In einem internationalen Umfeld ist - neben sehr guten Sprachkenntnissen - ein interkulturelles Wissen unverzichtbar. Sie verfügen über Kenntnisse über das Land, dessen Wirtschaft, Politik und Gesellschaft, aus dem Ihre internationalen Geschäftspartner kommen.
  • Um Ihren Aufgaben gerecht zu werden, brauchen Sie ein gutes Zeit- und Selbstmanagement. Sie müssen in der Lage sein, sich und Ihre Arbeit selbstständig zu organisieren, und ganzheitlich zu denken.

Anforderungsprofil einer Office Managerin: Übernahme von Managementaufgaben

Noch weiter gehen die Aufgaben einer Office Managerin und damit auch die Ansprüche, die an sie gestellt werden. Zwar geht es im Grundsatz immer noch darum, den Vorgesetzten zu entlasten und zu beraten, aber die Kompetenzen ragen weit über das Sekretariat und die Assistenz hinaus. Eine Office Managerin trägt die komplette Verantwortung für ihren Bereich, trifft eigene Entscheidungen und denkt dabei stark unternehmens- und kundenorientiert. Wie der Name schon sagt, übernimmt sie echte Managementfunktionen: Sie leitet beispielsweise das interne Service-Center. Sehr häufig hat eine Office Managerin selbst eine Sekretärin, die sie entlastet.

Als Office Managerin brauchen Sie neben den Kompetenzen einer Sekretärin und Assistentin:

  • Menschenkenntnis und Führungswissen: Eine Office Managerin führt oft eine eigene Gruppe oder arbeitet zumindest in entscheidender Funktion in Projektteams mit. Sie verteilt anfallende Arbeiten, gibt Ziele vor, überprüft deren Einhaltung und sorgt für gleich bleibende Qualitätsstandards.
  • Sie benötigen umfassende Sachkenntnisse in den Bereichen Marketing, Personal und Organisation. Da Sie als Office Managerin an zentraler Stelle tätig sind, werden Sie auch mit allen Bereichen konfrontiert werden. Ihr Wissen in den Sachgebieten ermöglicht es Ihnen, Lösungen selbstständig zu erarbeiten und durchzusetzen.
  • Exzellente Sprach- und Kulturkenntnisse: Als Office Managerin in einem internationalen Unternehmen repräsentieren Sie Ihre Firma vor Kunden und Interessenten. Spätestens jetzt müssen Sie besonders Englisch fließend und vertragssicher beherrschen und treten dabei gewandt und professionell in einem internationalen Umfeld auf.
  • Prozesssteuerung: In dieser verantwortungsvollen Position geht es nicht mehr darum, an einzelnen Projekten mitzuarbeiten, sondern hier geht es um das große Ganze. Prozesssteuerung bedeutet, Vorgänge auch projektübergreifend zu erkennen und zu optimieren, komplexe Ablaufdiagramme zu erstellen und zu überwachen und Schwachstellen zu beseitigen. Das ist die hohe Kunst der Organisation.

Für alle drei Berufsfelder gilt — regelmäßige Fortbildung

Die Verantwortung ist bei allen Berufsbildern groß. Die Aufgaben verändern und erweitern sich ständig. Wenn Sie dauerhaft Erfolg haben möchten, ist die Bereitschaft zur Weiterentwicklung und zur Fortbildung unabdingbar. Die Märkte und die Unternehmen wandeln sich unablässig. Wenn Sie stehen bleiben, treiben Sie automatisch zurück.

Premium-Tools zum Thema

KarriereplanerKarriereplaner
Größe:  110.00 kbyte

Richtige Weiterbildung (CL)Richtige Weiterbildung (CL)
Größe:  73.50 kbyte

FAQ geförderte Weiterbildung FAQ geförderte Weiterbildung
Größe:  50.00 kbyte

Beiträge zum Thema

» Nebenbei eine Fremdsprache lernen

» Aus- und Weiterbildung - ein Baustein in Ihrer Karriere

» Betriebsausflug - mögliche Stolperfallen auf der Karriereleieter

» Lohnt sich der Umstieg zur EuropasekretärIn?

»

» Erklimmen Sie die Karriereleiter in Ihrer Firma

» Steile Karriere-Chancen

sekretaria.de - das Magazin
Preview sekretaria.de November 2014

Die November-Ausgabe von sekretaria.de ist da.

Hier geht es zu den Beiträgen und Tools dieser Ausgabe.

Stellenmarkt
Stelle des Monats
Stelle des Monats
Die ALHO Unternehmensgruppe sucht eine Assistenz für das Vertriebsteam in Baden-Württemberg (m/w).

Quiz: Ende einer Beschäftigung

Was ist alles zu beachten, wenn ein Mitarbeiter geht? Und was, wenn er verstirbt? Stellen Sie Ihr Wissen in unserem Quiz "Ende eines Beschäftigungs- verhältnisses" auf die Probe.

» zum Quiz
Umfrage

Gehört es zu Ihren Aufgaben, Kündigungen abzuwickeln?




Stellenmarkt
Stelle des Monats
Stelle des Monats
Kagerer sucht für den Bereich Seafood & Delicatessen eine Assistenz für den internationalen Einkauf.

Stellenmarkt
Stelle des Monats
Stelle des Monats
Die Privatbrauerei ERDINGER WEISSBRAÜ sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte und kompetente Persönlichkeit als Sekretär/in Technische Betriebsleitung.

daily vocabmail
21.11.2014

Your phrase today:

forecast

Do you know what it means?

meaning