Glossar

Die wichtigsten Begriffe rund um das Thema Büromanagement finden Sie in unserem sekretaria Glossar.

Von A wie Ablage bis Z wie Zeitmanagement erhalten Sie pro Begriff eine ausführliche und hilfreiche Definition.

Und das Beste: Sie können mitmachen und uns Ihre eigenen Stichwörter zusenden.

Fehlt Ihnen ein wichtiger Sekretariats-Begriff oder möchten Sie unser Glossar ergänzen? Dann schicken Sie uns eine Email mit Ihrem gesuchten Schlagwort oder Ihre Erläuterung an: redaktion@sekretaria.de.

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Fertige Briefe einfach übernehmen

Wachsender Zeitdruck, sich überschneidende Abgabetermine und einen ungeduldigen Chef im Rücken – trotz aller Multitasking- Fähigkeiten fällt es manchmal schwer, im hektischen Arbeitsalltag die richtigen Worte für eine Bewerberabsage oder eine Reklamation zu finden. Wie schön wäre es, wenn Sie jetzt den fertigen Brief einfach aus der Schublade zaubern könnten – zusammen mit der richtigen Anrede und ein paar persönlichen Worten wäre er binnen fünf Minuten fix und fertig im Postausgangskorb. Diese Vorstellung braucht kein Wunschdenken zu bleiben, denn Sie haben gleich drei kostenlose Möglichkeiten, die richtige Vorlage zu finden:

1. direkt in Word,
2. bei Microsoft Online und
3. im Premium-Bereich von sekretaria.

Word-Vorlagen für Ihre Korrespondenz verwenden

Bei der Installation von Word liefert Microsoft standardmäßig bereits einige Musterbriefe mit. Bei Word 2007 finden Sie diese über die Office-Schaltfläche --> Neu --> Vorlagen --> Installierte Vorlagen. In der Version 2002 führt der Weg über Datei --> Neu --> Vorlagen --> Auf meinem Computer.
Hier finden Sie vom Fax über diverse Berichte bis hin zum Blog-Eintrag zahlreiche gängige Vorlagen für Ihre Geschäftskorrespondenz. Allerdings geben die Muster überwiegend Anregungen für die äußere Gestaltung und nicht für den Inhalt Ihrer Schreiben.

Geschäftsbriefe bei Microsoft herunterladen

Deutlich mehr Formulierungshilfen und Beispiele für Anschreiben erhalten Sie in den Vorlagen, die Sie sich bei Office Online herunterladen können. Dorthin gelangen Sie entweder auch über die Office-Schaltfläche --> Neu --> Vorlagen (Word 2007). Hier müssen Sie statt "Installierte Vorlagen" in diesem Fall lediglich auf eine Rubrik unter "Microsoft Office Online" klicken – z. B. "Briefe" oder "Einladungen". Oder Sie geben in Ihren Web-Browser den Link http://office. microsoft.com/de-de/templates ein.
Unterteilt nach "Freizeit", "Familie" und "Beruf" haben Sie hier uneingeschränkten Zugriff auf Muster aus nahezu jedem Lebens- und Arbeitsbereich, häufig sogar mit verschiedenen Formulierungsvarianten.

Tipp: Sie suchen eine Alternative für das Wort "anbei" oder möchten die ständige Wiederholung von "Projekt" vermeiden, aber Ihnen fällt einfach kein anderer Begriff ein? Dann fragen Sie den Word-Thesaurus um Rat! Markieren Sie das Wort, für das Sie ein Synonym suchen, und drücken Sie das Tastaturkürzel ALT + F7 – schon wartet Word mit möglichen Formulierungsvarianten auf. Übrigens: Der Thesaurus arbeitet mehrsprachig, sodass Sie ihn auch bei Ihrer Korrespondenz auf Englisch, Französisch oder Italienisch nutzen oder einzelne Wörter übersetzen können.

Fazit

Vorlagen und Musterbriefe sind eine unersetzliche Hilfestellung bei der täglichen Geschäftskorrespondenz. Sie geben Anregungen bei Standardschreiben, erleichtern Ihnen aber auch bei schwierigen Anlässen die Suche nach der richtigen Formulierung. Dennoch können sie kein persönliches Schreiben ersetzen. Jede Situation, jeder Kunde und jeder Geschäftspartner ist anders. Nehmen Sie sich daher immer die Zeit, Ihre Vorlagen entsprechend anzupassen. Fragen Sie sich zuvor stets,

• was Ihren Adressaten charakterisiert (ist er jung und modern oder eher etwas konservativer?) und
• was Sie mit Ihrem Schreiben erreichen möchten (Reklamation oder Angebot, Mahnung oder Entschuldigungsschreiben?)
• und leiten Sie daraus das richtige Medium (E-Mail, Fax, Brief) und den richtigen Ton ab.

sekretaria Musterbriefe zu jedem Anlass

Eine große Auswahl von Musterschreiben finden Sie im Premium-Bereich von sekretaria (www.sekretaria.de/Premium). Loggen Sie sich mit Ihren persönlichen Zugangsdaten ein und navigieren Sie dann zur Rubrik "Musterbriefe". Hier können Sie aus über 200 Briefvorlagen auswählen - größtenteils auch auf Englisch. Einfach anklicken, in Ihr Textverarbeitungsprogramm übernehmen, die Absender- sowie Empfängerdaten anpassen und schon ist der perfekte Geschäftsbrief fertig!

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