Glossar

Die wichtigsten Begriffe rund um das Thema Büromanagement finden Sie in unserem sekretaria Glossar.

Von A wie Ablage bis Z wie Zeitmanagement erhalten Sie pro Begriff eine ausführliche und hilfreiche Definition.

Und das Beste: Sie können mitmachen und uns Ihre eigenen Stichwörter zusenden.

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Arbeitsrechtlich gilt bei der Urlaubsplanung folgender Grundsatz: Familien mit schulpflichtigen Kindern sind auf die Sommerferien angewiesen. Da sie außerhalb dieser Zeit keinen Familienurlaub machen können, haben Mütter und Väter hier Vorrang gegenüber kinderlosen Kollegen. Wollen mehrere Mitarbeiter mit Kindern gleichzeitig Urlaub nehmen, hat der Kollege mit der längsten Betriebszugehörigkeit ein Anrecht auf seinen Wunschtermin. Ist ein Mitarbeiter neu im Unternehmen, hat er während der ersten sechs Monate in der Regel gar keinen Urlaubsanspruch.

Um bei der Urlaubsplanung zeitliche Überschneidungen und Konflikte zwischen den Mitarbeitern zu vermeiden, eignet sich ein Urlaubsplan, in dem alle Kollegen ihre Urlaubswünsche eintragen. Das macht vor allem die Belegung während der Sommermonate und vor bzw. nach den beliebten Brückentagen deutlich - und mit den Vorjahren vergleichbar.

Die Urlaubsvertretung wird in den Unternehmen unterschiedlich geregelt. In manchen Firmen übernehmen (mehrere) Kollegen Teilaufgaben aus dem Sekretariat, in anderen sind die Chefsekretariate permanent mit zwei Mitarbeitern belegt, die sich gegenseitig vertreten und einige stellen während der Abwesenheit "ihrer" Sekretärin eine Arbeitskraft von einer Zeitarbeitsfirma ein. Egal, wer die Vertretung übernimmt, für die Übergabe der anstehenden Aufgaben sollte man pro Urlaubswoche mindestens zwei Wochen Vorbereitungszeit einplanen. Geregelt werden müssen alle anstehenden Termine, Veranstaltungen, offene Projekte und Vorgänge. Die Vertretung muss einen Überblick über alle Akten bzw. Unterlagen bekommen sowie die Kontaktdaten aller wichtigen Ansprechpartner parat haben. Ein Bürohandbuch, das die Vorgänge im Sekretariat dokumentiert, kann die Urlaubsvorbereitung und -vertretung deutlich erleichtern.