Glossar

Die wichtigsten Begriffe rund um das Thema Büromanagement finden Sie in unserem sekretaria Glossar.

Von A wie Ablage bis Z wie Zeitmanagement erhalten Sie pro Begriff eine ausführliche und hilfreiche Definition.

Und das Beste: Sie können mitmachen und uns Ihre eigenen Stichwörter zusenden.

Fehlt Ihnen ein wichtiger Sekretariats-Begriff oder möchten Sie unser Glossar ergänzen? Dann schicken Sie uns eine Email mit Ihrem gesuchten Schlagwort oder Ihre Erläuterung an: redaktion@sekretaria.de.

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Rechnungen sollten stets auf Geschäftsbriefpapier gedruckt werden, auf dem bereits die vollständige Firmierung und mindestens eine gültige Bankverbindung vermerkt sind. Die Rechnung selbst muss folgende Elemente enthalten:

- Rechnungsdatum,
- eine fortlaufende Rechnungsnummer,
- Steuer- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
- Bestelldatum, -menge und Auftragsdatum bzw. Liefer- oder Leistungsdatum,
- Produkt-/ Dienstleistungsbezeichnung,
- Name und Anschrift des Auftraggebers,
- Einzel- und Gesamtpreis,
- zusätzliche Kosten, z. B. Versandkosten,
- Nettobetrag,
- Mehrwertsteuersatz und -betrag,
- Gesamtrechnungsbetrag,
- Zahlungstermin und -bedingungen sowie
- gegebenenfalls einen Hinweis auf die Geschäftsbedingungen (AGB), falls diese Auswirkung auf die Rechnung haben.

Rechnungen, deren Gesamtbetrag 150 Euro nicht übersteigt, gelten als sogenannte Kleinbetragsrechnungen. Die gesetzlichen Anforderungen für diese Rechnungen sind weniger streng als bei Rechnungen mit höheren Beträgen. Folgende Angaben sind hier verpflichtend:

- vollständige Firmierung und Anschrift des leistenden Unternehmens,
- Name und Anschrift des Auftraggebers,
- Rechnungsdatum,
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. erbrachten Leistung,
- Entgelt und gültiger Steuerbetrag in einer Summe,
- gesetzlicher Mehrwertsteuersatz,
- Steuer- bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
- fortlaufende Rechnungsnummer und
- Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung.

Die Rechtschreibreform stammt bereits aus dem Jahr 1996, zahlreiche nachträgliche Änderungen haben sie aber in Deutschland schließlich erst im August 2006 verbindlich in Kraft treten lassen. Ziel der Neuerungen war es, die Schreibung zu vereinheitlichen, Sonderfälle zu reduzieren und komplizierte Regelungen zu vereinfachen. Die größten Änderungen betreffen die Schreibung

- von ss und ß: Nach kurzem Vokal steht kein ß mehr, sondern ein Doppel-s (z. B. Fass statt früher Faß)
- von Kommata:

1. Beim erweiterten Infinitiv mit zu muss kein Komma mehr gesetzt werden.
2. Zwischen zwei mit "und" verbundenen, gleichrangigen Hauptsätzen steht kein Komma mehr.
3. entsprechend des Wortstammes: Von einem Wort abgeleitete Begriffe werden gleich geschrieben (z. B. platzieren kommt von Platz und wird daher mit tz geschrieben, früher war es mit einem einfach z korrekt).
4. der Anrede: Das persönliche Anredepronomen "du" kann sowohl groß als auch klein geschrieben werden.

Weitere Änderungen betreffen die Groß- und Kleinschreibung, die Getrennt- und Zusammenschreibung, die Kommasetzung, die Worttrennung und die Schreibung von Fremdwörtern.

Um in Diskussionen, Verhandlungen und bei Präsentationen souverän zu wirken, muss man verschiedene Rhetoriktechniken kennen und beherrschen. Vor allem Frauen sind bei öffentlichen Reden oder Gesprächen mit dem Vorgesetzten zögerlich und zurückhaltend - und verspielen so einen Teil ihrer Durchsetzungs- und Überzeugungsfähigkeit. Die Redekunst besteht darin,

- das Publikum zu fesseln und zu begeistern,
- die Zuhörer zu überzeugen,
- sich in Diskussionen zu behaupten und
- seinen Standpunkt mit objektiven Argumenten zu vertreten.

Dazu zählt auch, dass man sein Gegenüber als Partner und nicht als Gegner betrachtet und die eigene Körpersprache stets im Einklang mit dem Gesagten steht.

Es gibt eine Reihe von Techniken, die der Zeugnisersteller anwenden kann, um Informationen ganz subtil an den kundigen Leser weiterzugeben. Eine dieser Techniken ist die Reihenfolgetechnik. Mit der Reihenfolgentechnik wird eine Abwertung dadurch vorgenommen, dass unwichtige Aussagen vor wichtige Aussagen gesetzt werden. Wenn zum Beispiel ein Arbeitgeber in der Verhaltensbeurteilung schreibt: "Sein Verhalten zu Arbeitskollegen, Vorgesetzten und Mitarbeitern war vorbildlich", dann teilt er mit, dass es Probleme mit dem Vorgesetzten gab. Hätte er den Vorgesetzten zuerst genannt, dann wäre alles in Ordnung gewesen.