Glossar

Die wichtigsten Begriffe rund um das Thema Büromanagement finden Sie in unserem sekretaria Glossar.

Von A wie Ablage bis Z wie Zeitmanagement erhalten Sie pro Begriff eine ausführliche und hilfreiche Definition.

Und das Beste: Sie können mitmachen und uns Ihre eigenen Stichwörter zusenden.

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Die Ablage und Archivierung von Dokumenten dient dem schnellen Wiederfinden wichtiger Unterlagen. Für die Aufbewahrung gibt es vier Grundformen:

- die numerische Ablage,
- die alphabetische Ablage,
- die Stichwort-Ablage und
- die Ablage nach Aktenplan.

Die numerische Ablage eignet sich für den Kundenbereich. Jeder Kunde bekommt eine Nummer, unter der alle ihn betreffenden Unterlagen zu finden sind. Will man einen Vorgang aus der Ablage herausnehmen, muss man zuerst in einer entsprechenden Liste die Nummer des Kunden ermitteln.
Die alphabetische Ablage richtet sich nach den Regeln der DIN 5007. Grundsätzlich ist die Buchstabenfolge für das Alphabet maßgebend. Vorsatzwörter, Titel und Adelsbezeichnungen werden nicht berücksichtigt.
In der Stichwort-Ablage werden die Unterlagen nach Stichwörtern sortiert.
Der Aktenplan enthält eine Übersicht zur gesamten Ablage im Unternehmen.

Welche Unterlagen archiviert werden und wie lange sie aufgehoben werden müssen, richtet sich nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

Jeder Kaufmann - also auch jedes Unternehmen - ist verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Geregelt wird dies zum einen im Handelsgesetzbuch (HGB) § 257 und zum anderen in den Aufbewahrungsvorschriften des § 147 der Abgabenordnung (AO). Man unterscheidet zwischen handels- und steuerrechtlichen Vorschriften zur Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen. Die Aufbewahrungsdauer hängt von Inhalt und Zweck ab: nicht von der Darstellungsart und elektronisch oder auf Papier.

Steuerrelevante Daten müssen grundsätzlich zehn Jahre aufbewahrt werden. Vertragsunterlagen, Sozial- und Versicherungsunterlagen, Bankbelege und empfangene Handelsbriefe sollten sechs Jahre lang archiviert werden. Steuerrelevant sind alle Unterlagen, die "Bilanzwirksamkeit" haben. Das sind:
- Rechnungen,
- Provisionsabrechnungen,
- Reisekostenabrechnungen und
- steuerlich relevante Verträge.

Doch es gibt auch Ausnahmen: So können sich feste Aufbewahrungsfristen verlängern, wenn aktuell eine Außenprüfung stattfindet und steuerrelevantes Schriftgut noch mit einbezogen wird.

Die Aufbewahrungspflicht beginnt jeweils mit Ende eines Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, die Jahresabschlüsse aufgestellt sind, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen wurde oder der Buchungsbeleg entstanden sind. Bei Verträgen beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Ende des Jahres, in dem der Vertrag endet.

Ablage/Archivierung.

Mit einer Abmahnung beanstandet der Vorgesetzte das Verhalten eines Mitarbeiters. Er fordert ihn damit auf, sein Auftreten zu verändern - andernfalls muss er mit einer Kündigung rechnen. Damit die Abmahnung rechtsgültig ist, muss sie stets schriftlich erfolgen und die folgenden Bestandteile beinhalten:

1. eine konkrete Beschreibung des Fehlverhaltens,
2. eine ausdrückliche Missbilligung des Geschehenen,
3. eine detaillierte Schilderung des künftig gewünschten Verhaltens sowie
4. ein expliziter Hinweis auf die drohende Kündigung, falls der Mitarbeiter sein Auftreten nicht ändert.

Um den Empfang der Abmahnung nachweisen zu können, erhält der Mitarbeiter das Schreiben in der Regel im Original und als Kopie. Auf Letztere muss er den Zugang bestätigen. Alternativ können Abmahnungen auch persönlich übergeben (in Anwesenheit von Zeugen) oder als Einschreiben mit Rückschein versandt werden.

Die Zustellung muss spätestens eine Woche nach dem Vorfall bzw. eine Woche, nachdem der Vorgesetzte davon erfahren hat, erfolgen.

Häufige Gründe für verhaltensbedingte Abmahnungen sind:
- fehlerhafte Arbeitsausführung
- Arbeitsverweigerung und Missachtung von Anweisungen,
- wiederholtes Zuspätkommen,
- unerlaubte Nebentätigkeiten,
- eigenmächtiger Urlaubsantritt,
- unentschuldigtes Fehlen,
- unerlaubtes Verlassen des Arbeitsplatzes,
- Verletzung der Nachweispflicht im Krankheitsfall,
- Verstoß gegen betriebliches Rauch- oder Alkoholverbot,
- mehrfaches Überziehen der Pausen.

Absagen gibt es in vielen Situationen - angefangen von der Termin- oder Einladungsabsage über Angebotsabsagen bis hin zu Bewerberabsagen. Alle Absagen sollten so früh wie möglich und schriftlich erfolgen.

Vor allem bei Bewerberabsagen sind seit Inkrafttreten des Allgemeinen Gleichstellungsgesetzes im August 2006 zahlreiche rechtliche Vorgaben zu beachten. Seither müssen Unternehmen ihre Stellenanzeigen, Betriebsvereinbarungen und Mitarbeiterzeugnisse so formulieren, dass sich niemand aufgrund seiner Herkunft, seines Geschlechts, seiner Weltanschauung, seines Alters, seiner sexuellen Identität oder aufgrund einer Behinderung diskriminiert fühlt.

Egal ob Urlaub, Krankheit oder Weiterbildung - sobald man seinen E-Mail-Account nicht checken kann, sollten Kollegen, Kunden und Geschäftspartner mit einer Abwesenheitsmeldung darüber informiert werden. In eine solche automatische Antwort gehören die folgenden Details:

1. Wann sind Sie wieder im Büro zu erreichen?
2. Wer vertritt Sie während Ihrer Abwesenheit?
3. Wie erreichen Ihre Kunden bzw. Geschäftspartner Ihre Vertretung?

Auch der Grund für die Abwesenheit kann Bestandteil der Benachrichtigung sein, zum Beispiel Urlaub, Geschäftsreise oder berufliche Veranstaltung. Weitere Details - wohin der Urlaub geht etc. - haben jedoch nichts in Abwesenheitsmeldungen zu suchen.

Der Betreff sollte "Abwesenheitsmeldung", "Ich bin außer Haus" oder auch "Out of Office" lauten. Der gesamte E-Mail-Text muss - wie jedes andere Schreiben - freundlich und sachlich sein. Eine Anrede, ein Gruß sowie die Signatur runden die Abwesenheitsmeldung ab.

siehe Absage

Das AGG ist ein deutsches Bundesgesetz, welches Benachteiligungen und Beeinträchtigungen auf Grund von "Rasse", ethnischer Herkunft, Geschlecht, Religion sowie Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexueller Identität verhindern und diese beseitigen soll.

Wenn es keinen konkreten Ansprechpartner gibt, kann man mit "Sehr geehrte Damen und Herren" nichts falsch machen. Sobald der Name des Empfängers aber bekannt ist, sollte man diesen auch verwenden. Wenn unklar ist, ob es sich bei dem Adressaten um einen Mann oder eine Frau handelt, zum Beispiel weil der Name abgekürzt ist, bietet: "Sehr geehrte Frau Schuster oder sehr geehrter Herr Schuster", eine gute Lösung.

Je nach Progressivität der Unternehmenskultur sind auch Varianten wie "Guten Tag, sehr geehrter Herr Klein", "Guten Tag, Herr Klein" oder bei Vertrautheit "Guten Tag, lieber Herr Klein" und "Lieber Herr Klein" anstelle des klassischen "Sehr geehrter Herr Klein" möglich.

Bei der Anrede steht die ranghöchste Person immer zuerst. Bei gleichrangigen Personen wird die Dame als erste angesprochen. In der Regel erfolgt die Anrede von zwei Personen in einer Zeile: "Sehr geehrte Frau Groß, sehr geehrter Herr Klein". Bei Doppelnamen und langen Namen kann die Anrede aber auch über zwei Zeilen verteilt werden.

Titelträger legen oftmals großen Wert auf die Nennung ihres Titels - zumindest in der schriftlichen Korrespondenz. Dem sollte jeder Verfasser Rechnung tragen. Der Doktortitel wird dabei abgekürzt, der Professorentitel wird hingegen ausgeschrieben und überlagert einen zugehörigen Doktortitel. Andere akademische Titel, wie Dipl.-Ing. stehen gar nicht in der Anrede. Adelstitel schreibt man grundsätzlich ohne den Zusatz "Herr/Frau". Amtsinhaber werden entweder nur mit Namen oder mit der Amtsbezeichnung angeredet.

Der Anrufbeantworter vertritt Mitarbeiter während ihrer Abwesenheit und sollte daher ebenso freundlich und sachlich sein wie die Person es auch selbst wäre. Eine Computerstimme wirkt hingegen sehr unpersönlich.

Ein Gruß gehört ebenso auf den Anrufbeantworter wie die Dauer und eventuell der Grund der Abwesenheit. Informationen zu einer Vertretung und deren E-Mail-Adresse sowie Telefonnummer helfen dem Anrufer, schnell mit einem anderen Mitarbeiter des Unternehmens in Kontakt zu treten. Diese Informationen müssen langsam und deutlich gesprochen werden, damit sie verständlich sind. Nummern sollten am besten noch einmal wiederholt werden. Ein Gruß rundet den Anrufbeantworterspruch ab. Besonders professionell werden die Ansagen mit Hilfe von professionellen Sprechern. Informationen dazu gibt es zum Beispiel unter anrufbeantworter-ansagen.com, profivox.de oder blueevon-voice.de.

Die DIN 5008 beschreibt zwei Anschriftfelder.
Das Anschriftfeld ohne Rücksendeangabe ist ein einzelner, zusammenhängender Block, 4,0 mal 8,5 cm groß und umfasst insgesamt neun Zeilen. Die ersten drei Zeilen bilden die sogenannte Zusatz- und Vermerkzone. Darin sind Angaben wie "Einschreiben", "Büchersendung" oder auch der Portofreistempler enthalten. In den sechs Zeilen darunter, der Anschriftzone, steht die Anschrift des Empfängers. Das Anschriftfeld ist ohne Leerzeile und möglichst in der gleichen Schriftart und -größe wie der Rest des Briefs zu beschriften. Wenn der Platz in einer der Zonen für die vorgesehenen Angaben nicht ausreicht, ist es erlaubt, die Zeilen der jeweils anderen Zone mitzuverwenden. Ist dies immer noch nicht ausreichend, um alle Angaben unterzubringen, können Sie die Schriftgröße verringern, Minimum sind 8 pt. Unter 10 pt müssen Sie eine serifenlose Schriftart benutzen.
Die Rücksendeangabe steht bei dieser Variante in einem eigenen Feld oberhalb des Anschriftfelds

Für das Anschriftfeld mit Rücksendeangabe fassen Sie die Zusatz- und Vermerkzone und das Feld für die Rücksendeangabe zusammen. Dieses Anschriftfeld ist damit 4,5 x 8,5 cm groß. Wenn Sie im zusammengefassten Feld die Schriftgröße auf 8 pt einstellen, erhalten Sie fünf Zeilen Platz für Rücksendeangaben, Zusätze und Vermerke. Auch bei dieser Variante des Anschriftfelds darf zwischen den Angaben keine Leerzeile stehen. Die Rücksendeangabe behandeln Sie wie einen Zusatz oder einen Vermerk.

Berufs- und Amtsbezeichnungen wie Rechtsanwalt und Direktor stehen neben "Frau" bzw. "Herrn" in der ersten Zeile. Titelbezeichnungen wie Doktor, Diplom-Kaufmann und Diplom-Ingenieur hingegen stehen unmittelbar vor dem Namen und werden in der Regel abgekürzt. Das gilt auch für die Bezeichnung "Professor" - egal ob es sich um eine Amtsbezeichnung oder einen akademischen Grad handelt. Titel wie Bachelor oder Master schreiben Sie hinter den Namen, abgekürzt z. B. durch M. A. oder B. A.

Vor der Postleitzahl steht kein Länderkennzeichen. Bei Inlandsanschriften wird der Ortsname nicht hervorgehoben. Anders hingegen bei Auslandsanschriften: Hier steht die Stadt als auch das Land in Großbuchstaben. Der Ort sollte zudem möglichst in der Sprache des Bestimmungslandes angegeben sein.

Die Arbeitszeit ist in der Regel im Arbeitsvertrag festgelegt, wobei sich das meistens auf einen branchenspezifischen Tarifvertrag bezieht. Die Arbeitszeit pro Monat wirkt sich normalerweise direkt auf den Verdienst aus. Neben einem festen Arbeitsbeginn und -ende setzen sich auch im Sekretariatsbereich verstärkt flexible Arbeitszeitmodelle durch, vor allem die Gleitzeitarbeit. Die in den Arbeitsverträgen geforderte Pflichtarbeitszeit beträgt im Sekretariat meist zwischen 7,5 und 8,0 Stunden pro Tag - darüber hinaus fallen aber häufig Überstunden von bis zu 120 Minuten pro Tag an, welche teilweise durch den Verdienst bereits mit abgedeckt sind.

Mitarbeiter haben laut § 630 BGB und § 109 GeWO (für Auszubildende entsprechend § 8 BBiG) ein Anrecht auf ein aussagekräftiges, wahrheitsgemäßes und wohlwollendes Arbeitszeugnis. Das Arbeitszeugnis muss maschinenschriftlich verfasst werden und im deutschsprachigen Raum in deutscher Sprache formuliert sein. Es darf nicht in elektronischer Form erteilt werden, sondern muss auf Geschäftsbriefpapier gedruckt sein. Inhaltlich sind beim einfachen Zeugnis Angaben über die Art und Dauer der Tätigkeit verpflichtend, beim qualifizierten Zeugnis zusätzlich Informationen zur Leistung und zum Verhalten des Mitarbeiters. Für die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses gibt es keine besondere Verjährungsfrist, daher richtet sich diese nach der regelmäßigen Verjährungsfrist entsprechend § 195 BGB und beträgt damit drei Jahre.