Glossar

Die wichtigsten Begriffe rund um das Thema Büromanagement finden Sie in unserem sekretaria Glossar.

Von A wie Ablage bis Z wie Zeitmanagement erhalten Sie pro Begriff eine ausführliche und hilfreiche Definition.

Und das Beste: Sie können mitmachen und uns Ihre eigenen Stichwörter zusenden.

Fehlt Ihnen ein wichtiger Sekretariats-Begriff oder möchten Sie unser Glossar ergänzen? Dann schicken Sie uns eine Email mit Ihrem gesuchten Schlagwort oder Ihre Erläuterung an: redaktion@sekretaria.de.

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Das Telefon erlaubt - im Unterschied zu Briefen und E-Mails - die Kommunikation in Echtzeit. Als Auftakt sollte man sich stets mit der Firma, dem vollständigen Namen und gegebenenfalls der Position im Unternehmen melden. Da der Gesprächspartner am Telefon, anders als im direkten Gespräch, die Mimik und Gestik seines Gegenübers nicht wahrnehmen kann, ist eine besonders sorgfältige Wortwahl und Artikulation nötig, da Sprachgeschwindigkeit und die Betonung einen Teil der Körpersprache ersetzen müssen. Sollte man ein Anliegen nicht ad hoc klären können, vereinbart man einen Rückruf. Ist man nicht am Platz, empfängt ein Anrufbeantworter mögliche Telefonate.

Meetings, Abgabe- und Lieferfristen müssen stets pünktlich eingehalten werden. Um das zu ermöglichen gilt es, die einzelnen Termine so zu planen, dass für eventuelle Verzögerungen noch ein Puffer besteht. Denn Verspätungen können schnell das Scheitern eines Projektes oder einer Geschäftsbeziehung bedeuten und schlimmstenfalls Schadenersatzansprüche nach sich ziehen.

Vor allem mit dem E-Mail-Programm Microsoft Outlook lässt sich das Terminmanagement unkompliziert und ohne Zusatzkosten optimieren. Je nach Berechtigung erlaubt es den Zugriff auf die Kalender verschiedener Mitarbeiter, wodurch sich Terminüberschneidungen schon in der Planungsphase vermeiden lassen. Eine Einladungsfunktion dient unter anderem der Abstimmung von Besprechungen und eine Aufgabenverwaltung kann auf nahende Fristen aufmerksam machen.