Glossar

Die wichtigsten Begriffe rund um das Thema Büromanagement finden Sie in unserem sekretaria Glossar.

Von A wie Ablage bis Z wie Zeitmanagement erhalten Sie pro Begriff eine ausführliche und hilfreiche Definition.

Und das Beste: Sie können mitmachen und uns Ihre eigenen Stichwörter zusenden.

Fehlt Ihnen ein wichtiger Sekretariats-Begriff oder möchten Sie unser Glossar ergänzen? Dann schicken Sie uns eine Email mit Ihrem gesuchten Schlagwort oder Ihre Erläuterung an: redaktion@sekretaria.de.

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Bei Rechnungen, Angeboten, Kundeninformationen, Werbebriefen und anderen Schreiben, die sich nur in wenigen Elementen (vor allem in der Anschrift und der Anrede) voneinander unterscheiden, spart man sich viel Zeit mit der Serienbrieffunktion von Word. Hierzu muss man das Schreiben nur ein einziges Mal formulieren und an den Stellen, an denen sich die Briefe voneinander unterscheiden sogenannte Serienbrief-Elemente einfügen. Diese Elemente greifen auf eine (Excel-)Datei zu, in denen zum Beispiel die Adresse und Anrede der einzelnen Empfänger hinterlegt sind. Per Knopfdruck fügt Word die jeweiligen Elemente an der richtigen Stelle im Brief ein, sodass man auch mehrere Hundert oder Tausend Schreiben in nur wenigen Minuten erzeugen und ausdrucken bzw. per E-Mail versenden kann.

Beim Small Talk (übersetzt: kleines Gespräch, Geplauder) führt man eine relativ belanglose Konversation ohne Tiefgang. Grund dafür ist entweder, dass man mit seinem Gegenüber gar nichts zu besprechen hat oder dass man das eigentliche Thema (zum Beispiel eine Verhandlung) noch etwas hinauszögern möchte. Häufig ist es auch eine Frage der Höflichkeit, nicht sofort mit der Tür ins Haus zu fallen, sondern den Small Talk als Aufwärmphase einzusetzen. Häufige Situationen für Small Talk sind unter anderem:

- zufällige Begegnungen im Flur, am Kopierer, im Fahrstuhl etc.
- das Überbrücken von Wartezeiten vor Besprechungen, am Telefon etc.
- die Begrüßung von Geschäftsgästen sowie
- flüchtige Bekanntschaften auf Geschäftsreisen oder bei Feiern.

Je nach Anlass eignen sich als Themen zum Beispiel: die Anreise, Sehenswürdigkeiten, kulturelle Tipps, das Wetter, Essen und Trinken, Hobbys/Freizeitgestaltung und die Familie. Tabu sind hingegen kontroverse politische sowie religiöse Themen.

Die Stenographie (kurz: Steno) ist eine Kurzschrift, die die Schreibgeschwindigkeit erheblich erhöht und so das Mitschreiben in Sprechgeschwindigkeit ermöglicht. Ergebnis der Stenografie ist das sogenannte Stenogramm. Möglich wird das durch eine verdichtete Schrift, bei der zum Beispiel Endungen, Silben oder ganze Wörter weggelassen bzw. durch vorgegebenen Symbole oder Schriftzeichen ersetzt werden. So können Stenografen bis zu 500 Silben pro Minute niederschreiben.

Das Stenographieren geht bis in die Antike zurück. In Deutschland erlebte die Stenografie zwischen dem 18. und 20. Jahrhundert ihre Blütezeit. Seit der Einführung von Computern geht die Bedeutung der Stenografie jedoch zurück.