Glossar

Die wichtigsten Begriffe rund um das Thema Büromanagement finden Sie in unserem sekretaria Glossar.

Von A wie Ablage bis Z wie Zeitmanagement erhalten Sie pro Begriff eine ausführliche und hilfreiche Definition.

Und das Beste: Sie können mitmachen und uns Ihre eigenen Stichwörter zusenden.

Fehlt Ihnen ein wichtiger Sekretariats-Begriff oder möchten Sie unser Glossar ergänzen? Dann schicken Sie uns eine Email mit Ihrem gesuchten Schlagwort oder Ihre Erläuterung an: redaktion@sekretaria.de.

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Die tägliche Flut an Informationen muss im Unternehmen bewältigt werden - dazu gehören Briefe ebenso wie E-Mails. In der Regel bekommt die Sekretärin die gesamte Post bzw. die Post für sich selbst und ihren Chef. Diese muss zunächst gesichtet werden. Uninteressante Werbebotschaften können sofort in den Papierkorb. Schreiben, die die Sekretärin selbst beantworten kann, legt sie sich zur Bearbeitung in ihre Wiedervorlage. Für den Chef wichtige Briefe legt sie ihrem Vorgesetzten auf den Schreibtisch oder in seinen Posteingangskorb und versieht sie mit einem der Hinweise: "eilig", "zu erledigen" bzw. "Unterlagen zur Information". Gegebenenfalls informiert sie den Chef darüber mit einer kurzen Notiz. Je nach dem, ob sie vertrauliche bzw. persönliche Briefe öffnen darf, muss sie diese gegebenenfalls ungelesen an ihren Chef weitergeben. Diese Befugnisse sind in einer sogenannten Postvollmacht geregelt. Ein ähnliches Vorgehen empfiehlt sich auch bei der elektronischen Post.

Bei einem Projekt handelt es sich in der Regel um eine einmalige, zeitlich begrenzte Aufgabe, an deren Zielerreichung mehrere Experten (Mitarbeiter) mitwirken. Jedes Projekt untergliedert sich in die folgenden Phasen: Definition des Projektzieles, Teambildung, Projektplanung, Projektdurchführung inklusive Kostenkontrolle und Projektabschluss.

Die Projektarbeit bewältigen mehrere Mitarbeiter, die Überwachung und das Koordinieren mehrerer Einzelprojekte obliegt der Führungskraft. Geregelt sind die Grundlagen des Projektmanagements in den DIN-Normen 69900 und 69901.

Protokolle geben den Inhalt und/oder die Beschlüsse eines Meetings wieder. Je nach Art der Besprechung unterscheidet man zwischen:

- dem wörtlichem Protokoll: Es gibt die Diskussionsbeiträge eins zu eins wieder.
- dem Verlaufsprotokoll: Es zeigt den chronologischen Ablauf der Sitzung.
- dem Beschluss- bzw. Ergebnisprotokoll: Es fasst die Entscheidungen und Aufgaben, die sich aus einer Sitzung ergeben, systematisch (also nicht chronologisch!) zusammen. Wie die einzelnen Vereinbarungen zustande gekommen sind, gibt das Protokoll dabei nicht wieder. Diese Form des Protokollierens ist die gängigste Art im Geschäftsleben.