Glossar

Die wichtigsten Begriffe rund um das Thema Büromanagement finden Sie in unserem sekretaria Glossar.

Von A wie Ablage bis Z wie Zeitmanagement erhalten Sie pro Begriff eine ausführliche und hilfreiche Definition.

Und das Beste: Sie können mitmachen und uns Ihre eigenen Stichwörter zusenden.

Fehlt Ihnen ein wichtiger Sekretariats-Begriff oder möchten Sie unser Glossar ergänzen? Dann schicken Sie uns eine Email mit Ihrem gesuchten Schlagwort oder Ihre Erläuterung an: redaktion@sekretaria.de.

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Handlungsvollmachten sind in der Regel im Arbeitsvertrag oder in der zur Position gehörenden Stellenbeschreibung vermerkt. Sie geben an, welche Befugnisse ein Mitarbeiter hat - und bei welchen Tätigkeiten er sich vorab das Einverständnis des Vorgesetzten einholen muss. Zu den gängigsten Handlungsvollmachen zählen:

- die Postvollmacht. In ihr ist eindeutig festgehalten, wessen Post ein Mitarbeiter öffnen darf, zum Beispiel die Chefpost.
- die Einkaufsvollmacht. Sie regelt welche Produkte und Dienstleistungen ein Mitarbeiter im Rahmen seiner Tätigkeit eigenständig bestellen bzw. einkaufen kann und wie hoch der jeweilige Betrag maximal sein darf.
- die Bankvollmacht. Sie beinhaltet die Höhe der Geldbeträge, die ein Mitarbeiter von einem Firmenkonto abheben bzw. überweisen darf.

Je nach Vollmacht ergibt sich auch die Befugnis, mit i. A. (= im Auftrag), i. V. (in Vertretung) oder mit ppa. (Prokura) zu unterschreiben.

Die Reservierung und Buchung von Hotelzimmern kann direkt bei einem Hotel erfolgen oder auch über spezielle Buchungsportale, wie hrs.de oder hotel.de. Letztere bieten besonders günstige Konditionen. Bei der Hotelbuchung sind folgende Angaben erforderlich:

- Anzahl der Personen
- Anzahl der benötigten Zimmer
- Art der Zimmer (Einzel- oder Doppelzimmer)
- Datum der Anreise
- Datum der Abreise
- Sonderwünsche (King Size Bett, WLAN etc.)

Für die verbindliche Buchung ist in der Regel eine Kreditkartennummer notwendig. Viele Unternehmen senden vorab auch eine sogenannte Kostenübernahme an das Hotel, sodass die Mitarbeiter mit den Formalitäten nicht belästigt werden.