Glossar

Die wichtigsten Begriffe rund um das Thema Büromanagement finden Sie in unserem sekretaria Glossar.

Von A wie Ablage bis Z wie Zeitmanagement erhalten Sie pro Begriff eine ausführliche und hilfreiche Definition.

Und das Beste: Sie können mitmachen und uns Ihre eigenen Stichwörter zusenden.

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Egal ob für ein Firmenjubiläum, zum Betriebsfest oder zum Geburtstag - mit einer Einladung ist die Veranstaltung offiziell und informiert die potenziellen Gäste über die wichtigsten Details des Events. Dazu gehören der Anlass für die Einladung, der Ort, das Datum sowie die Uhrzeit. Darüber hinaus sollte die Einladung Auskunft darüber geben, ob es einen bestimmten Dresscode gibt, ob Begleitpersonen erwünscht sind und gegebenenfalls Informationen zum Programm. Um die Veranstaltung optimal vorbereiten zu können, sollte ein Stichtag festgelegt werden, bis wann die Empfänger der Einladung zu- bzw. absagen müssen. Eine vorbereitete Antwortkarte kann diesen Prozess deutlich optimieren.

In der Geschäftskorrespondenz hat die E-Mail den klassischen Brief mittlerweile größtenteils abgelöst. Sie ermöglicht eine deutlich schnellere, aber nicht zeitechte Kommunikation. Beim Aufbau ähnelt die E-Mail den auf Papier verfassten Briefen jedoch sehr. Statt einer postalischen Anschrift enthält sie die E-Mail-Adresse des Empfängers. Der Verteilervermerk wird durch das Feld Carbon Copy (Cc) ersetzt. Jede E-Mail sollte mit einer Anrede beginnen, der Hauptteil ist in übersichtliche Absätze unterteilt. Den Abschluss bildete eine Grußformel, ergänzt um einen eventuellen Anlagenvermerk sowie die Signatur. Für Letztere gelten dieselben Vorschriften wie für Geschäftsbriefe.

Sogenannte Smilies bzw. Emoticons gehören nicht in die geschäftliche E-Mail-Korrespondenz.

Das Wort Netiquette ist ein Kunstwort, das sich aus den Begriffen Net und Etikette zusammensetzt. Es handelt sich folglich um Etikette-Regeln (Knigge-Regeln) für das Internet. Der virtuelle Verhaltenskodex ist nirgends niedergeschrieben und hat keine rechtliche Relevanz. Dennoch veröffentlichen Portale, Communitys etc. sehr ähnlich klingende Netiquette-Texte. Inhaltlich regeln sie das zwischenmenschliche Miteinander im Online-Bereich, wie den Tonfall von Forenbeiträgen, die Sicherheit übermittelter Daten sowie die Lesbarkeit von Informationen.

Im Briefaufbau unterscheiden sich englische Geschäftsbriefe in zwei Punkten von deutschen Schreiben:

1. In der englischen Korrespondenz steht das Datum in der Regel linksbündig - und nicht wie bei uns rechtsbündig.
2. Aus dem Deutschen sind wir gewohnt, dass nach dem Betreff die Anrede folgt. Auch im Englischen ist diese Reihenfolge gebräuchlich. Sie kann aber auch umgekehrt sein.
3. Nach der Anrede ist der Brieftext eingerückt und beginnt stets mit einem Großbuchstaben

Der Empfänger eines Geschäftsbriefes wird in der Regel mit "Dear ?" angesprochen. Je nachdem, ob der Adressat namentlich bekannt ist oder nicht, muss man am Ende des Briefes unterschiedliche Grußformeln verwenden. Bei einer persönlichen Anrede steht am Schluss: "Sincerely yours" bzw. "Yours sincerely", bei einer unpersönlichen Anrede hingegen "Faithfully yours" oder "Yours faithfully".

Insgesamt ist die Korrespondenz in englischer Sprache ausgesprochen höflich.

Das einfache Arbeitszeugnis enthält nur die persönlichen Daten des Arbeitnehmers sowie eine Beschreibung der Art und Dauer seines Beschäftigungsverhältnisses. Es enthält keine Angaben zum Arbeitsverhalten, der Führung und der Arbeitsleistung. Das einfache Zeugnis soll einen umfassenden Überblick über die vom Arbeitnehmer ausgeübte Tätigkeit geben. Es dient in erster Linie einer lückenlosen Dokumentation des beruflichen Lebenslaufs bzw. Werdegangs eines Arbeitnehmers.

Das Endzeugnis erteilt man bei Beendigung des Anstellungs-verhältnisses. Ein Mitarbeiter hat spätestens bei Ablauf der Kündigungsfrist Anspruch darauf; so legte es das Bundesarbeitsgericht fest. Dies gilt auch dann, wenn Kündigungsschutzklage erhoben wurde und die Beendigung des Anstellungsverhältnisses damit bei Ablauf der Kündigungsfrist rechtlich noch nicht geklärt ist (vgl. BAG, Urteil v. 27.2.1987, 5 AZR 710/85, DB 1987, 1845). Der Anspruch des Mitarbeiters auf ein Endzeugnis entsteht bereits in dem Moment, in dem die Kündigung formuliert bzw. der Aufhebungsvertrag unterzeichnet wird. Bei befristeten Anstellungsverhältnissen, für deren Beendigung es keiner Kündigung bedarf, entsteht der Anspruch auf Erteilung eines Zeugnisses ab dem Zeitpunkt, welcher der gesetzlichen Kündigungsfrist gemäß § 622 BGB entsprechen würde.