Glossar

Die wichtigsten Begriffe rund um das Thema Büromanagement finden Sie in unserem sekretaria Glossar.

Von A wie Ablage bis Z wie Zeitmanagement erhalten Sie pro Begriff eine ausführliche und hilfreiche Definition.

Und das Beste: Sie können mitmachen und uns Ihre eigenen Stichwörter zusenden.

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Dankschreiben sind ein Mittel zur Kundenbindung. Vor allem nach dem Empfang von Glückwünschen zur Hochzeit, zur Geburt, zu Jubiläen und nach Kondolenzschreiben erwarten viele Geschäftspartner sogar ein Dankschreiben. Hier wäre es unhöflich, keinen entsprechenden Antwortbrief zu schicken.

Dankesbriefe sollten umgehend nach dem dazugehörigen Anlass versandt werden. Um nicht den Eindruck eines Serienbriefes zu erwecken, ist es empfehlenswert, Dankesbriefe auf besonderem Briefpapier zu verfassen. Zumindest die Anrede und die Grußformel müssen handschriftlich eingefügt sein - am besten mit einem Füllfederhalter. Statt des sonst üblichen Freistemplers sollten Dankesbriefe zumindest mit einer herkömmlichen Briefmarke, besser noch mit einer Sondermarke frankiert werden.

Dienstpläne regeln die An- und Abwesenheiten von Mitarbeitern. Vor allem bei Schichtbetrieb ist so sichergestellt, dass immer eine ausreichende Anzahl an Arbeitnehmern im Einsatz ist. Über Dienstpläne werden zudem aber auch Abwesenheiten auf Grund von Krankheiten, Seminaren, Überstunden etc. geregelt. Viele Unternehmen nutzen Dienstpläne zudem für die Urlaubsplanung, um die Abwesenheiten vor allem während der Stoßzeiten, in den Sommermonaten oder während Feiertagen festzulegen und zu steuern. Meist kommen dafür technische Lösungen bzw. Software-Anwendungen zum Einsatz.

Die DIN 5008 ist eine Leitlinie des Deutschen Instituts für Normung. Das Werk umfasst die wichtigsten Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung sowie den Aufbau und die Gestaltung von Briefvordrucken und -vorlagen (zuvor in der DIN 676 geregelt). Damit ist die DIN 5008 ein grundlegendes Arbeitsmittel im Büro. Die aktuelle Version stammt aus dem April 2011 und heißt korrekt: DIN 5008:2011-04.

In dieser Fassung gab es zahlreiche Neuerungen. So wurde die Anordnung und Beschriftung des Anschriftfelds mit Rücksendeangabe sowie des gestalteten Informationsblocks geregelt. Zudem sind Abschnitte zu längeren Texten, zu Diagrammen und zu Abbildungen neu aufgenommen worden. Weiterhin finden Sie in der DIN 5008 Vorgaben z. B. zum Betreff, zu Zahlengliederungen, zu Hervorhebungen etc.

In die neue DIN 5008 wurde die DIN 676 komplett integriert - die DIN 676 existiert nicht länger. Damit definiert die DIN 5008 nun auch die Platzierung von Briefelementen wie das Anschriftfeld, den Informationsblock usw. Die alte Gradzahlen-Rasterung des Briefbogens wurde dabei aufgegeben und stattdessen ein 25-mm-Raster neu eingeführt.

Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) dienen der Archivierung und Verwaltung elektronischer Dokumente. Ähnlich wie früher Karteikartensysteme sollen sie den Anwendern helfen, bereits vorhandene Unterlagen schnell und unkompliziert wieder zu finden. Daher sind Dokumentenmanagement-Systeme in der Regel mit aufwändigen Suchfunktionen verbunden. Diese können sich von der einfachen Volltextsuche über die Schlagwortsuche bis hin zu semantischen Technologien erstrecken. Häufig sind Dokumentenmanagement-Systeme Teil eines unternehmensweiten Enterprise Content Managements (ECM), bei dem alle im Unternehmen vorhandenen Unterlagen verwaltet und mit entsprechenden Benutzerrechten versehen sind, sodass auch externe Mitarbeiter und Lieferanten auf die für sie relevanten Daten zugreifen können, ohne sensible Daten einzusehen.