Glossar

Die wichtigsten Begriffe rund um das Thema Büromanagement finden Sie in unserem sekretaria Glossar.

Von A wie Ablage bis Z wie Zeitmanagement erhalten Sie pro Begriff eine ausführliche und hilfreiche Definition.

Und das Beste: Sie können mitmachen und uns Ihre eigenen Stichwörter zusenden.

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Besprechungen werden in der Regel gleichgesetzt mit dem Begriff "Meetings". Thematisch können solche Zusammentreffen von einem Produktbrainstorming bis hin zu Vertragsverhandlungen reichen. Wichtigste Voraussetzung für die Besprechung ist eine professionelle Vorbereitung. Während der Besprechung gibt es - je nach Anzahl der Teilnehmer und Wichtigkeit des Themas - einen Moderator, der durch die Agenda führt und die einzelnen Redebeiträge steuert, sich aber nicht selbst in die Diskussion einbringt.

Ein Protokollant fasst die einzelnen Redebeiträge und/oder die gefassten Beschlüsse zusammen und versendet diese an alle Teilnehmer und weitere in das Thema involvierte Personen.

Wenn sich Geschäftsbesuch angekündigt hat, sollte man den Gästen zuvor eine Wegbeschreibung zum Treffpunkt/zum Büro zusenden. Spätestens eine Stunde vor der geplanten Ankunft muss der Empfang informiert sein, wer wann und von wem erwartet wird. Kommen die Gäste aus dem Ausland, sollte man sich zuvor mit ihren Sitten und Bräuchen bei der Begrüßung und beim Small Talk vertraut machen. Bei der Begrüßung fängt man beim ranghöchsten Gast an und hört beim rangniedrigsten Besucher auf.

Auf dem Weg zum Besprechungszimmer oder Chefbüro kann man die Gäste mit Fragen nach der Anreise unterhalten. Es empfiehlt sich, dass der Gastgeber vorangeht, da nur er den Weg zum Meetingraum kennt. Um die Zeit bis zum Eintreffen weiterer Besprechungsteilnehmer zu überbrücken, eignet sich Small Talk zu Themen wie Wetter, kulturelle Veranstaltungen, Sportereignisse etc. Politische oder brisante religiöse Themen sind hingegen tabu.

Aussehen und Aufbau der Betreffzeile sind in der DIN 5008 geregelt. Demnach beginnt der Betreff linksbündig bei 2,5 cm von der linken Blattkante entfernt. Er kann ein- oder mehrzeilig sein und darf durch Fettschrift oder Farbdruck hervorgehoben werden. Ein kursiv gestellter oder unterstrichener Betreff ist hingegen nicht DIN-gerecht. Das Leitwort "Betreff: " entfällt. Am Ende der Betreffzeile steht niemals ein Punkt. Frage- und Ausrufezeichen sind hingegen erlaubt. Vor und nach dem Betreff stehen stets zwei Leerzeilen.

Der Betriebsrat besteht aus Mitarbeitern eines Unternehmens und vertritt die Arbeitnehmerinteressen innerhalb einer Firma. Betriebsratsfähig ist ein Unternehmen, wenn es über mindestens fünf wahlberechtigte Mitarbeiter verfügt. Von diesen sind drei wählbar. Als wahlberechtigt gelten alle Angestellten, die am Tag der Betriebsratswahl in der Firma beschäftigt und mindestens 18 Jahre alt sind. Dabei ist es gleichgültig, ob die Mitarbeiter Vollzeitbeschäftigte, Auszubildende, Zeitarbeitskräfte, Heimarbeiter oder regelmäßige Aushilfen sind.

Die Initiative zur Bildung eines Betriebsrates muss von den Arbeitnehmern ausgehen.

Eine Bewerbung kann sowohl postalisch als auch per E-Mail erfolgen. Sie besteht aus einem Anschreiben, einem Lebenslauf sowie Dokumenten zu den bisherigen Qualifikationen und Erfahrungen. Dazu gehören vor allem Abschluss- und Arbeitszeugnisse, Weiterbildungsnachweise und gegebenenfalls Arbeitsproben. Handelt es sich nicht um eine unaufgeforderte Initiativbewerbung, so enthält das Anschreiben einen Bezug auf eine entsprechende Stellenausschreibung. Darüber hinaus stellt der Bewerber im Anschreiben dar, warum er sich für die Position interessiert und wie die gewünschten Anforderungen zu seinen eigenen Fähigkeiten passen. Der Lebenslauf ist in der Regel tabellarisch aufgebaut und stellt die wichtigsten beruflichen Etappen lückenlos dar.

Das Bewerbungsmanagement im Unternehmen erfolgt in mehreren Schritten: Nach dem Schalten einer Stellenanzeige werden die eingehenden Bewerbungen bis zum Stichtag der Ausschreibung gesammelt. Jeder Bewerber erhält eine Eingangbestätigung, um zeitaufwändige Zwischenfragen zu vermeiden. Anschließend werden alle Bewerbungsmappen gesichtet. Diejenigen Bewerber, die nicht in die engere Wahl kommen, bekommen eine Absage. Die Kandidaten in der engeren Wahl erhalten eine Einladung zum Vorstellungsgespräch. Sollte das erste Vorstellungsgespräch noch keine eindeutige Entscheidung bringen, gibt es gegebenenfalls noch eine zweite Gesprächsrunde. Alle ausscheidenden Kandidaten erhalten eine Absage.

Bei Geschäftsessen sind die Bewirtungskosten für die Geschäftspartner zu 70 Prozent absetzbar. Enthalten sind dabei auch Aufwendungen für Garderobe oder Zigaretten. Das Essen muss in einem Restaurant stattfinden, häusliche Einladungen kann man nicht geltend machen. Wichtig ist, dass es sich tatsächlich um einen Geschäftspartner handelt und nicht um einen Mitarbeiter. Als Geschäftspartner zählt jeder, mit dem das Unternehmen in einer bestehenden Geschäftsbeziehung steht oder mit dem es eine solche plant. Ob sie schließlich tatsächlich zustande kommt, spielt dabei keine Rolle. Auf dem Bewirtungsbeleg müssen die einzelnen Gäste namentlich aufgelistet sein und der Grund des Geschäftsessens angegeben werden. Der Beleg selbst muss maschinell erstellt sein, ein Rechnungsdatum und eine Rechnungsnummer aufweisen sowie die vollständige Anschrift und die USt-IdNr. der Gaststätte enthalten. Die einzelnen Speisen und Getränken müssen separat aufgeführt sein. Auch die Nettosumme, der gültige Mehrwertsteuersatz sowie der konkrete Mehrwertsteuerbetrag dürfen nicht fehlen. Schließlich muss der Gastgeber alle Angaben handschriftlich unterzeichnen.

Büromanagement fasst die grundlegenden Aufgaben in einem Sekretariat zusammen. Dazu zählen vor allem Repräsentations- und Verwaltungsaufgaben, wie zum Beispiel

- die schriftliche Geschäftskorrespondenz via Brief und/oder E-Mail,
- die Annahme von Telefonaten,
- das Vereinbaren von Terminen für den Vorgesetzten,
- die Betreuung von Kunden und Geschäftsgästen,
- die logistische und organisatorische Vorbereitung von Meetings und Besprechungen
- die Erledigung der Ablage unter Berücksichtigung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sowie
- das Organisieren, Planen und Buchen von Geschäftsreisen.

Häufig gehen damit auch weiterführende Aufgaben einher, wie (Lohn-)Buchhaltung, Kundenkommunikation etc.)

Büromaterial sind Verbrauchsgüter die bei der täglichen Büroarbeit anfallen. Dazu gehören zum Beispiel Drucker- bzw. Kopierpapier, Tinte bzw. Toner, Stifte, Lineale, Radiergummis etc. Auch Büromaterialen, die nicht zu den Verbrauchsgütern gehören, können als solche bestellt und steuerlich geltend gemacht werden. Diese dürfen jedoch einen Wert von 60 Euro (zuzüglich Mehrwertsteuer) nicht übersteigen. Das heißt: Auch Locher, Ordner, Taschenrechner und sogar Kleinmöbel können mit zu den Büromaterialien gezählt werden. Die Anschaffung von Büromaterial erfolgt in der Regel als Sammelbestellung, ein- oder zweimal pro Monat.

Perfektes Auftreten und ein freundlicher sowie stets sachlicher Umgang mit Kollegen, Kunden und Geschäftspartnern sind die Grundpfeiler des Büro-Knigge. Nur wenn alle Mitarbeiter sich an die allgemein gültigen Benimm-Regeln halten, können Streitigkeiten vermieden und das Betriebsklima positiv gestaltet werden. Dazu zählt auch, dass man sich stets um Ordnung und Sauberkeit an seinem Schreibtisch kümmert, immer "business-like" gekleidet ist und nicht launisch auftritt - das gilt sowohl für den persönlichen als auch den schriftlichen Umgang mit anderen Personen.

Die Bezeichnung "Knigge" geht auf den deutschen Schriftsteller Adolph Freiherr von Knigge zurück. Er lebte von 1752 bis 1796 und verfasste 1788 das berühmte Buch "Über den Umgang mit Menschen", kurz "Knigge" genannt.