sekretaria Das Online-Portal für die Assistentin oder Sekretärin 2016-08-23T08:41:14Z http://www.sekretaria.de/feed/atom/ WordPress Melanie Grell <![CDATA[Wie Sie erfolgreich virtuelle Zusammenarbeit organisieren]]> http://www.sekretaria.de/?p=15875 2016-08-22T06:47:43Z 2016-08-18T10:55:09Z Der Begriff „Arbeit 4.0“ ist überall präsent. Dabei wird noch viel diskutiert: Wie wollen wir morgen arbeiten? Steckt mehr dahinter als Digitalisierung? Und wie organisiert man die virtuelle Zusammenarbeit, wenn das klassische Meeting im Besprechungsraum ausgedient hat? In großen Unternehmen gehört virtuelle Zusammenarbeit schon länger zum Alltag. Oft arbeiten Teams von verschiedenen Orten aus und […]

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Wie Sie erfolgreich virtuelle Zusammenarbeit organisieren
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Der Begriff „Arbeit 4.0“ ist überall präsent. Dabei wird noch viel diskutiert: Wie wollen wir morgen arbeiten? Steckt mehr dahinter als Digitalisierung? Und wie organisiert man die virtuelle Zusammenarbeit, wenn das klassische Meeting im Besprechungsraum ausgedient hat?

In großen Unternehmen gehört virtuelle Zusammenarbeit schon länger zum Alltag. Oft arbeiten Teams von verschiedenen Orten aus und verständigen sich per Telefon, E-Mail oder Videokonferenz. Mittlerweile macht auch ein Drittel der kleinen und mittelständischen Unternehmen vom Netz Gebrauch, um die Kommunikation untereinander zu erleichtern. Schließlich spart das Reise- und Personalkosten sowie Zeit, etwa dann, wenn Projekte an verschiedenen Standorten umgesetzt werden oder Mitarbeiter im Außendienst oder im Home-Office arbeiten.

Virtuelle Teams werden oft ad-hoc zusammengestellt, die Mitglieder kennen sich meistens nicht persönlich. Das erschwert das Teambuilding und bietet Raum für Missverständnisse – erst recht, wenn die Kommunikation über Länder- und Sprachgrenzen hinweg verläuft.

Organisation virtueller Zusammenarbeit

Damit diese Zusammenarbeit funktioniert, muss sie organisiert werden. Es reicht nicht mehr, eine Einladung zum Meeting einfach per E-Mail zu verschicken. Auch der „kurze Weg“ über den Flur, um für den Chef  eine Information einzuholen, ist nicht mehr möglich. Gerade für Sekretärinnen und Assistentinnen kann diese Entwicklung zu einer grundsätzlichen Veränderung des Arbeitsplatzes führen. Die gute Nachricht ist, es gibt zahlreiche Tools, die Ihnen bei der Gestaltung der virtuellen Arbeitswelt helfen. Einige möchten wir Ihnen hier vorstellen.

Telefonkonferenzen

Meetgreen bietet einen Telefonkonferenzservice an. Einmal registriert, bekommt man eine feste Einwahlnummer sowie eine PIN. Die Einwahlnummer und PIN verteilen Sie im Vorfeld per E-Mail an die Konferenzteilnehmer. Zur verabredeten Zeit wählen alle Teilnehmer die Nummer und werden anschließend aufgefordert, die PIN einzugeben. Nun können Sie zusammen im virtuellen Konferenzraum plaudern.

Die kostenlose Alternative ist Skype, das Online-Telefonie-Programm. Einmal auf Ihrem Rechner installiert, können Sie die Arbeitskollegen als Kontakte hinzufügen und kostenlos von Rechner zu Rechner telefonieren. Dazu benötigen Sie Kopfhörer und ein Mikrofon, das entweder im Rechner schon eingebaut ist oder wie bei Freisprecheinrichtungen am Kopfhörer angebracht ist. Mit einer Kamera können Sie über Skype auch Video-Konferenzen durchführen.

Alternativen: Google Hangout, FreeConferenceCall, Team Viewer.

Dateiablage

Wenn Sie in kleineren Teams oder an mehreren Arbeitsplätzen tätig sind, können Sie die kostenlose Dropbox benutzen, um Dateien auszutauschen und abzulegen. Auf der Webseite laden Sie das Programm herunter und installieren es auf Ihrem Rechner. Nach der Anmeldung für ein Dropboxkonto bekommen Sie zwei Gigabite kostenlosen Online-Speicherplatz, auf den Sie über den Dateiexplorer Ihres Rechners zugreifen können. Mehr Speicherplatz können Sie kostenpflichtig erwerben. Um die Synchronisation der Dateien kümmert sich Dropbox von allein. Um sie mit anderen Nutzern zu teilen, können Sie auf der Webseite von Dropbox den betreffenden Ordner freigeben.

Alternativen: Wuala, JottaCloud, Google-Drive, SkyDrive

Informationsablage

Wenn Sie eine gemeinsame Wissensbasis schaffen möchten, können Sie Ihr eigenes Wiki-Lexikon aufbauen. Genau wie in der Wikipedia-Enzyklopädie können Sie die Seiten nicht nur lesen, sondern auch selbst bearbeiten. So können Sie alle zusammen zwischen den einzelnen Seiten Verlinkungen erstellen und somit alle wichtigen Informationen in Zusammenhang bringen. Das Angebot an freier Wiki-Software ist groß. Geht es um einen leichten Einstieg, könnte beispielsweise DokuWiki das Werkzeug der Wahl sein.

Alternativen: FlexWiki, MediaWiki, TWiki

To-Do-Listen

Sobald ein Team größer wird, wird es schwierig, den Überblick zu behalten, wer gerade woran arbeitet. Besonders, wenn Teams nicht am gleichen Ort zusammen sitzen, wird es schwierig, spontane Einfälle oder To-dos mal eben über den Flur zu rufen. Das kostenlose Asana schafft Abhilfe – die Aufgabenverwaltung für Teams ermöglicht es, sich gegenseitig To-dos zuzuweisen und die Erledigung zu verfolgen.

Alternativen: Wunderlist, Trello, Teambox, Teamwork, Teamweek.

(Termin-)Umfragen

Wie oft passiert es, dass es eine Flut an E-Mails braucht, bis ein Termin zwischen vier Personen vereinbart ist? Das kleine, einfach zu bedienende, kostenlose Tool Doodle erleichtert die Abstimmung enorm. Sobald eine Terminumfrage angelegt ist, können Sie passende Tage und Uhrzeiten angeben und wählen ob die Teilnehmer nur mit „Ja“ oder mit „Ja – Nein – Wenn’s sein muss“ antworten können. Anschließend verschicken Sie den Link zur Umfrage an die Teilnehmer, setzen eine Deadline und warten ab, bis alle die Umfrage ausgefüllt haben. Doodle zeigt Ihnen dann automatisch, wer wann Zeit hat.

Übrigens eignet sich doodle auch dazu, mit demselben Prinzip ganz allgemein eine Auswahl aus festgelegten Alternativen zu treffen. Diese Umfragefunktion ist wenig bekannt, aber ebenfalls sehr hilfreich.

Alternativen: Moreganize, Google Formulare.

Kollaboratives Schreiben

Wenn Sie dezentral arbeiten, kann es sehr bereichernd sein, gleichzeitig gemeinsam in einem Textdokument zu arbeiten. Die Technik von Google Docs ist mittlerweile soweit, Ihnen fast in Echtzeit die Änderungen eines Kollegen anzeigen zu können und die unterschiedlichen Bearbeitungsstadien lückenlos wiederherstellen zu können. Während einer Telefonkonferenz können Sie zum Beispiel die Agenda direkt in das Protokoll umwandeln, oder ein Text kann von mehreren Teammitgliedern kommentiert werden, ohne dafür 50 E-Mails hin und her senden zu müssen.

Alternativen: Ginkgotree, Etherpad.

Kollaboration

Natürlich gibt es all diese einzelnen Tools auch zusammen in einem Angebot. Webseiten wie Trello oder Podio bieten alles rund um die Online-Zusammenarbeit von Kalender über die To-do-Liste bis zur Kontakteverwaltung. Gerade für Anfänger kann die Fülle von Angeboten unübersichtlich wirken und den Start erschweren.

Alternativen: Rise up, moodle, Basecamp, Teamlab.

Sicherheit

Mit der Onlineablage Ihrer wichtigsten Dokumente kommt auch die Frage nach der Datensicherheit auf. Mit Truecrypt können Sie zum Beispiel Ihre Dropbox-Inhalte verschlüsseln. Mit PGP können Sie Ihre E-Mail-Kommunikation verschlüsseln, was besonders für wichtige Vertragsdaten empfehlenswert ist. Achten Sie außerdem darauf, regelmäßige Back-ups zu machen.

Soziale Netzwerke

Wenn Sie mit einen größeren Gruppe in Kontakt kommen und einen gemeinsamen virtuellen Austausch schaffen wollen, können Sie soziale Netzwerke nutzen. Kommerzielle Anbieter wie Facebook oder Xing ermöglichen es Ihnen, Gruppen einzurichten, in denen die Mitglieder über gemeinsame Themen diskutieren und sich austauschen. Diese Gruppen können offen (jeder kann sich anmelden und mitlesen) oder geschlossen (Sie können bestimmen, wer Mitglied wird und wer welche Inhalte sehen kann) sein. Eine nicht-kommerzielle Alternative ist mixxt, das Sie auch als geschlossenes System (Intranet) für Ihre Organisation nutzen können. Weitere Alternativen sind Socialcast und Buddypress. Beide eignen sich für den Aufbau sozialer Online-Netzwerke sowohl intern als auch extern.

Viele weitere Tipps und Tricks für eine effiziente Büroorganisation mit OneNote, Excel & Co. finden Sie in der Sonderausgabe des sekretaria-Magazins.

Der Autor Stephan Lamprecht ist freier Journalist und Autor zu den Themen Informatik, Arbeitsorganisation und Zeitmanagement.

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Cordula Natusch <![CDATA[Dienstleistungen]]> http://www.sekretaria.de/?page_id=15794 2016-08-16T09:24:23Z 2016-08-12T13:39:00Z Die zentrale Stelle für Dienstleistungen aller Art in Unternehmen sind die Sekretariate. Egal ob es um die Organisation einer Geschäftsreise oder um den Versand eines Pakets geht, sobald Fragen auftauchen, wird zunächst die Sekretärin gefragt. Allerdings bedeutet das nicht, dass die Sekretärin oder Assistentin die angefragte Tätigkeit auch selbst durchführt. Im Gegenteil, oft besteht die […]

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Die zentrale Stelle für Dienstleistungen aller Art in Unternehmen sind die Sekretariate. Egal ob es um die Organisation einer Geschäftsreise oder um den Versand eines Pakets geht, sobald Fragen auftauchen, wird zunächst die Sekretärin gefragt. Allerdings bedeutet das nicht, dass die Sekretärin oder Assistentin die angefragte Tätigkeit auch selbst durchführt. Im Gegenteil, oft besteht die Aufgabe darin, den passenden Dienstleister zu finden, zu buchen, zu briefen und seine Arbeit vom Angebot bis zur Rechnungslegung zu koordinieren.

Bestimmte Dienstleistungen an Drittunternehmen zu vergeben ist Standard in den meisten Unternehmen. Damit können sich Sekretärinnen auf ihre Kernaufgaben konzentrieren. Worum es dabei geht, können Sie in unserer Rubrik Büroorganisation nachlesen.

Dienstleistungen rund um das Unternehmensgebäude

Am häufigsten werden mit Sicherheit Dienstleistungen rund um das Unternehmensgebäude gebucht werden. Denken Sie nur an Reinigungskräfte, Wachdienste und Gärtner. Immer häufiger werden für solche Arbeiten Fremdfirmen beauftragt. In den Sekretariaten geht es dann oft darum, den Auftragsumfang zu definieren, den Dienstleister auszuwählen und bei Schwierigkeiten etwa in der Qualität der Arbeit einzuschreiten.

Unterstützung für Geschäftsreisen, Events und Veranstaltungen

Je nachdem, wie hoch das Aufkommen an Geschäftsreisen im Unternehmen ist, werden Teile der Organisation an Dienstleister ausgelagert. Oft kommt hier ganz klassisch das stationäre Reisebüro zum Einsatz, um ungewöhnliche Flugverbindungen und exklusive Hotels zu buchen.

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Cordula Natusch <![CDATA[Virtuelles Büro – interessant auch für Sekretärinnen?]]> http://www.sekretaria.de/?p=15799 2016-08-16T08:48:29Z 2016-08-12T13:37:48Z Ein virtuelles Büro brauchen doch nur Kleinunternehmer, oder? Freiberufler oder kleine Handwerker, die sich eine eigene Sekretärin nicht leisten können, aber dennoch jemanden benötigen, der ab und zu an ihr Telefon geht. Stimmt? Stimmt nicht! Auch große Unternehmen und die darin arbeitenden Sekretärinnen können von der Zusammenarbeit mit einem virtuellen Büro deutlich profitieren, sagt Sonja […]

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Virtuelles Büro – interessant auch für Sekretärinnen?
© Oleksandr Delyk / fotolia.com

Ein virtuelles Büro brauchen doch nur Kleinunternehmer, oder? Freiberufler oder kleine Handwerker, die sich eine eigene Sekretärin nicht leisten können, aber dennoch jemanden benötigen, der ab und zu an ihr Telefon geht. Stimmt? Stimmt nicht! Auch große Unternehmen und die darin arbeitenden Sekretärinnen können von der Zusammenarbeit mit einem virtuellen Büro deutlich profitieren, sagt Sonja Schumacher, die den Büroservice „book your back-office“ betreibt. sekretaria hat mit ihr gesprochen.

sekretaria: Sekretariate sind die zentrale Dienstleistungsabteilung in den Unternehmen. Ganz gleich, welche Aufgabe konkret anfällt, in der Regel ist eine Sekretärin in irgendeiner Form an der Erledigung beteiligt. Wieso ist es auch für solch gut organisierten Unternehmen sinnvoll, ein virtuelles Büro hinzuzubuchen?

Sonja Schumacher: Ich war selbst über 15 Jahre als Assistenz der Geschäftsführung tätig. Aus dieser Erfahrung heraus weiß ich, dass manche Arbeiten einfach nur zeitraubend sind und ein guter Geist im Hintergrund mir so manche lästige Arbeit gut hätte abnehmen können. Natürlich suchen wir mit links die ideale Zugverbindung heraus. Wäre es aber nicht charmanter – gerade auch bei komplizierteren Reisen – eine Fachfrau beauftragen zu können, die noch den Wetterbericht der nächsten Tage mitliefert und ein paar interkulturelle Tipps, wenn es ins Ausland geht? Viele Aufgaben, die Assistentinnen übernehmen, gehören zu ihrem Arbeitsgebiet, halten sie aber tatsächlich von der eigentlichen Chefentlastung ab. Das Berufsbild ist in den letzten Jahren immer komplexer geworden und wird sich auch in Zukunft immer mehr verdichten.

Mehr als nur Telefondienste

sekretaria: Es geht also um mehr als den reinen Telefondienst. In welchen Bereichen bieten Sie Unternehmen Ihre Unterstützung an?

Schumacher: Richtig. Book-your-back-office bietet keine Telefondienste an. Es geht um eine viel breitere Palette an Dienstleistungen, die die Assistentin sonst einzeln und mühsam mithilfe des Internet bearbeiten müsste. Zum Beispiel arbeite ich mit einem Übersetzungsbüro, das in alle möglichen Fremdsprachen übersetzt, und mit einem Reisespezialisten für Geschäftsreisen zusammen. Darüber hinaus organisiere ich Konferenzen, unterstütze bei Projekten oder helfe Unternehmen beim Markteintritt im Ausland.

Der kleine Handwerker wird eine so umfassende Dienstleistung vermutlich seltener brauchen, es sei denn, er will beispielsweise in Dubai eine Schreinerei eröffnen. Dann helfe ich gern mit meinem Netzwerk weiter. Aber die größeren Unternehmen, in denen oft Projektarbeit, viele Geschäftsreisen und damit verbunden viele kleinteilige Aufgaben anfallen, die können sehr davon profitieren, ein virtuelles Büro zu beauftragen und die Stammmannschaft so zu entlasten.

Qualität im virtuellen Büro sicherstellen

sekretaria: Das ist ein sehr weites Spektrum. Wie stellen Sie denn sicher, dass die Qualität jederzeit gewährleistet ist?

Schumacher: Ich arbeite ausschließlich mit erfahrenen und in Deutschland ansässigen Dienstleistern zusammen, die bereits seit Jahren am Markt operieren. Dabei haben wir klare Standards definiert, mit denen wir die Qualität unserer Leistungen gewährleisten. Beispielsweise achten wir darauf, dass Geschäftsreisende eine entsprechende Versicherung abschließen, wenn sie in Krisengebiete reisen. Ohne Nachweis einer solchen Versicherung stellen wir erst gar kein Ticket aus. Der Arbeitgeber ist hier in der Pflicht. Nur bemerken wir leider immer wieder, dass diese aus Bequemlichkeitsgründen umgangen wird.

sekretaria: Ein häufiges Problem in Unternehmen ist ja, dass der Aufwand, alle Dienstleister zu koordinieren, mindestens ebenso groß ist wie der Aufwand, die Aufgabe gleich selbst zu erledigen. Diese Koordination läuft oft über die Sekretariate. Wie können Sie die Kolleginnen an dieser Stelle entlasten?

Schumacher: Der große Vorteil ist, dass ich mit dem virtuellen Büro die Koordination der verschiedenen Dienstleister komplett übernehme. Die Unternehmen haben als Auftraggeber nur noch einen einzigen Ansprechpartner – nämlich mich. Alle Fragen und Wünsche laufen über einen Schreibtisch, ich beantworte sie und setze die Vorstellungen meiner Kunden um.

Voraussetzung ist natürlich, dass ich zu Beginn der Zusammenarbeit vollumfänglich informiert und gebrieft werde. Das ist sicher mit Aufwand verbunden, aber erfahrungsgemäß amortisiert sich der schnell. Der Aufwand, alles selbst zu erledigen, wäre viel größer. Nehmen wir etwa die Organisation einer Konferenz, die auch noch ein nettes Rahmenprogramm beinhalten soll. Natürlich können die Kolleginnen das selbst erledigen und mit Hotels, Redner, Cateringunternehmen, Eventagenturen etc. alle Details absprechen. Aber wer erstellt in der Zeit die Präsentation für den Chef, aktualisiert die Pressemappe oder kümmert sich um den reibungslosen Büroablauf? Solche organisatorische Tätigkeiten müssen nicht im Unternehmen selbst erledigt werden. Dafür liegen in allen Sekretariaten wichtigere Aufgaben!

sekretaria: Vielen Dank für das Gespräch!

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Melanie Grell <![CDATA[Auf der Suche nach meinem Effizienzkiller]]> http://www.sekretaria.de/?p=15713 2016-08-16T09:51:51Z 2016-08-10T11:35:56Z „Jürgen Kurz lädt momentan zu einer spannenden Blogparade ein, an der ich mich mit dem heutigen Beitrag beteilige. Es geht dabei darum, die sogenannten Effizienzkiller im Alltag zu erkennen und zu auszuschalten. Natürlich war ich gleich Feuer und Flamme – wer will denn nicht effizienter werden und dadurch schön viel Zeit einsparen. Auf der Suche […]

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Melanie Grell
© sekretaria.de | Melanie Grell

„Jürgen Kurz lädt momentan zu einer spannenden Blogparade ein, an der ich mich mit dem heutigen Beitrag beteilige. Es geht dabei darum, die sogenannten Effizienzkiller im Alltag zu erkennen und zu auszuschalten. Natürlich war ich gleich Feuer und Flamme – wer will denn nicht effizienter werden und dadurch schön viel Zeit einsparen.

Auf der Suche nach meinen Effizienzkillern

Bevor ich über haupt das erste Effizenzhindernis aufgespürt hatte, verlor ich mich schon in Tagträumen: Dank meiner Analyse bin ich jeden Tag zwei Stunden eher mit meinen Aufgaben fertig und kann die Zeit nutzen, um zum See zu fahren. Oder im Winter gemütlich zu Hause ein Buch zu lesen. Typisch ich – allerdings ist das auch gleich mein vermeintlich erster Effizienzkiller: Ich schweife manchmal mit meinen Gedanken ab. In meinem Blogbeitrag möchte ich euch nun berichten, wie ich ein paar Tage lang versuche, immer fokussiert zu bleiben und dadurch mehr Zeit zu sparen. Ihr werdet erfahren, wie es mir dabei geht und welche Erkenntnisse ich aus diesem „Experiment“ ziehe.

Tag 1 – kann ich das durchziehen?

Allerdings merke ich schon am ersten Tag, dass es mich ungeheuer anstrengt, immer fokussiert zu bleiben. Mein Gehirn braucht offenbar diese träumerischen Pausen. Ich suche mir also einen anderen Effizienzkiller, den ich abstellen kann. Als Online-Redakteurin liegt es nahe, dass ich mich gern in den Weiten des Internets verliere. Ist gar nicht mal so falsch. Immer mal wieder stöbere ich zum Beispiel ausgiebig in unserem Forum für Assistentinnen und lese, welche Büro-Probleme sie haben. Und wie man sie lösen kann.

Der Klassiker: Stöbern im www

Auch Facebook zieht mich gern einmal in seinen Bann. „Schon wieder neue Kommentare zu unserem Posting?“. Da muss ich gleich nachschauen. Allerdings ist es auch so, dass ich durch dieses „unkontrollierte“ Stöbern so manches interessante Thema entdecke, dass ich redaktionell gleich verarbeiten kann. Facebook & Co. scheiden als Effizienzkiller also auch aus.

Aufschieberitis

Die Excel-Auswertung für den Newsletter? Ein neues Konzept für die Rubrik „Büroorganisation„? Das Arbeitszeugnis für unseren Praktikanten korrigieren? Aufwändige oder unangenehme Aufgaben schiebe ich gern mal vor mir her. Allerdings weiß ich auch, wann die Deadline ist. Und sobald ich unter Stress gerate, bin ich ganz fix und erledige diese Aufgaben schnell. Für mich hat also auch die Aufschieberitis ihre guten Seiten.

Atempause fürs Gehirn

Was mich diese Suche nach Effizienzkillern gelehrt hat? Manchmal ist es für produktives Arbeiten gar nicht so wichtig, super effizient zu sein. Abschweifen, träumen, Aufgaben vor mir herschieben – all das gehört bei mir einfach dazu. Es verschafft meinem Gehirn eine kleine Atempause oder die nötige Anspannung, nach der ich dann umso erfrischter weitermachen kann.

Aber natürlich gilt das nicht für jeden – wer also mehr über Effizienzkiller lesen will, sollte auf der der Seite der Blogparade nachschauen.

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Melanie Grell <![CDATA[15-Minuten-Projekte]]> http://www.sekretaria.de/?p=15727 2016-08-03T10:51:02Z 2016-08-03T10:49:00Z „Ich sollte mich endlich mal, um XYZ kümmern, aber ich habe ja gar keine Zeit dafür“ – wer kennt diese Ausreden nicht? Damit schieben wir täglich viele kleine Erledigungen vor uns her und unser schlechtes Gewissen wird immer größer. Doch manche Aufgaben bringen bei minimalem Aufwand maximale Zufriedenheit, wie z. B. 15 Minuten-Projekte, die man […]

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Tanja Bögner | sekretaria.de
Tanja Bögner | sekretaria.de

„Ich sollte mich endlich mal, um XYZ kümmern, aber ich habe ja gar keine Zeit dafür“ – wer kennt diese Ausreden nicht? Damit schieben wir täglich viele kleine Erledigungen vor uns her und unser schlechtes Gewissen wird immer größer. Doch manche Aufgaben bringen bei minimalem Aufwand maximale Zufriedenheit, wie z. B. 15 Minuten-Projekte, die man sowohl im Privaten wie auch im Büro findet.

15-Minuten-Projekte, die schnell glücklich machen

Schubladen oder Schränke durchsehen: 15 Minuten reichen in der Regel aus, alles auszuräumen, zu sichten, säubern, sortieren und ggf. wegzuschmeißen. Auf einmal ist wieder Übersichtlichkeit im Schrank und ein großes Zufriedenheitsgefühl stellt sich ein.

Dasselbe gilt im Übrigen auch für Kleiderschränke, in denen man den Überblick verloren hat. Am besten ist es hier, Schritt für Schritt vorzugehen – 15 Minuten täglich.

Papierdünen auf dem Schreibtisch abbauen: Mit der Ablage verhält es sich ähnlich. Täglich 15 Minuten für den Abbau von Papierbergen einplanen. Es ist erstaunlich, was in einer Viertelstunde so alles zu schaffen ist. Der Stapel wird zusehends niedriger, ein gutes Gefühl stellt sich ein und die Motivation wächst.

Nicht aufhören!

Wenn man auf den Geschmack gekommen ist, bloß nicht nachlassen. Und wenn man sich umschaut, entdeckt man bestimmt noch weitere 15-Minuten-Projekte um sich herum, die sich bequem abarbeiten und in den Alltag integrieren lassen. Wie beispielsweise den armen Büro-Fikus endlich mal gießen und von herabhängenden Ästen befreien, ausgetrocknete Stifte aussortieren oder alte Zeitschriften auf der Fensterbank entsorgen.

Hat man es dann endlich geschafft, ist die Freude und das anschließende Erfolgsgefühl umso größer … und eine kleine Belohnung hat man sich dafür am Ende auch verdient!

Was sind eure goldenen 15 Minuten-Projekte, die ihr schnell erledigen könnt und euch ein gutes Gefühl verschaffen?

Ich wünsche euch eine schöne Woche mit erfolgreichen Projekten!

Eure Tanja

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Melanie Grell <![CDATA[Stress lass nach]]> http://www.sekretaria.de/?p=15720 2016-08-05T10:30:21Z 2016-08-03T10:34:09Z Gerade im Sekretariat stehen wir oft im Spannungsfeld zwischen Vorgesetzten, Kollegen und Geschäftspartnern und müssen erfolgreich vermitteln. Dabei geraten wir oft in eine Stress- und Drucksituation aufgrund von Missverständnissen oder unklarer Kommunikation. Es ist also wichtig, achtsam mit sich selbst umzugehen und ausgeglichen zu bleiben. Das ist nicht immer ganz so einfach – je nach Tagesbefinden. „Erste-Hilfe“-Tipps […]

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Tanja Bögner | sekretaria.de
Tanja Bögner | sekretaria.de

Gerade im Sekretariat stehen wir oft im Spannungsfeld zwischen Vorgesetzten, Kollegen und Geschäftspartnern und müssen erfolgreich vermitteln. Dabei geraten wir oft in eine Stress- und Drucksituation aufgrund von Missverständnissen oder unklarer Kommunikation.

Es ist also wichtig, achtsam mit sich selbst umzugehen und ausgeglichen zu bleiben. Das ist nicht immer ganz so einfach – je nach Tagesbefinden.

„Erste-Hilfe“-Tipps gegen Stress im Büro

Ernährung: Man sollte zwischendurch auf Süßes wie Kekse oder Kuchen verzichten, da Kohlenhydrate müde machen. Besser ist es, das Naschzeug durch frisches Obst zu ersetzen.

Schlafen: Regelmäßiges Schlafen ist sehr wichtig, denn ein gut trainierter Schlafrhythmus hilft durch längere Stress- und Druckphasen.

Selbstreflexion: Muss ich wirklich immer alles selbst machen? Und wenn, dann immer zu 100 Prozent? Vielleicht kann auch mal etwas länger liegen bleiben? Kann ich auch mal etwas weniger leisten?

Bewegung: Wer regelmäßig Sport treibt, baut Stresshormone und Druck ab. Das muss nicht immer gleich ausufernd sein. Gartenarbeiten, mit dem Hund abends spazieren gehen oder Fahrrad fahren reichen schon aus.

Entspannungstechniken: Meditation, autogenes Training oder Yoga sind effektive Methoden, um Stress zu mindern und aus der Gedankenspirale zu kommen.

Wie ihr trotz stressiger Situationen in der eigenen Mitte bleibt und entspannt durch den Office-Alltag kommt, erfahrt ihr zudem auch im 11. Exklusiv-Seminar „Fit for Office“, das am 17. September 2016 in Berlin stattfindet. Das diesjährige Motto lautet:

Kommunikation zur Konfliktlösung sowie erfolgreiche Strategien der Stressprophylaxe.

Freut euch auf ein spannendes und inspirierendes Seminar und erlebt gemeinsam mit anderen KollegInnen einen interessanten sowie interaktiven Seminartag im Herzen der Hauptstadt mit hohem Praxisbezug und wertvollem Austausch.

Weitere Informationen zum 11. Exklusiv-Seminar erfahrt ihr unter www.tanjaboegner.de. Sichert euch einen der begrenzten Teilnehmerplätze sowie den Frühbucherrabatt bis zum 12. August 2016.

Ich freue mich auf unser persönliches Kennenlernen und wünsche euch eine erfolgreiche Woche!

Eure Tanja

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Sylvia Vogel <![CDATA[Cheftypen – welcher Typ ist mein Chef?]]> http://www.sekretaria.de/?p=15640 2016-08-03T10:48:42Z 2016-07-29T09:50:06Z „Was für ein Typ ist mein Chef?“ Diese Frage zielt nicht darauf ab, ob euer Chef cool ist oder schüchtern. Es geht nicht um die Persönlichkeit eines Menschen, sondern um das typische Verhalten in einer typischen Situation. Wenn ihr den Typ eures Chefs kennt, könnt ihr diese Erkenntnis nutzen und mit ihm stressfreier umgehen. Heute stelle ich euch zwei […]

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Tanja Bögner | sekretaria.de
Tanja Bögner | sekretaria.de

„Was für ein Typ ist mein Chef?“ Diese Frage zielt nicht darauf ab, ob euer Chef cool ist oder schüchtern. Es geht nicht um die Persönlichkeit eines Menschen, sondern um das typische Verhalten in einer typischen Situation. Wenn ihr den Typ eures Chefs kennt, könnt ihr diese Erkenntnis nutzen und mit ihm stressfreier umgehen. Heute stelle ich euch zwei Typen vor.

ZDF (Zahlen, Daten, Fakten)

Dieser Cheftyp ist ein Zahlenmensch, besitzt ein umfangreiches Fachwissen und hält sich gerne an Regeln und Normen. Generell sieht er eher die einzelnen Bäume als den gesamten Wald vor Augen. Wenn man gut mit ihm zusammenarbeiten möchte, legt man ihm am besten täglich die aktuellsten Gutachten und Hochrechnungen vor.

Bei ihm sollte man bei Problemen und Diskussionen auf keinen Fall sentimental werden, denn dieser Cheftyp hält nicht viel von „Gefühlsduselei“. Daher gibt er auch selten seine Emotionen oder viel Privates von sich preis. Für ihn steht in erster Linie die Arbeit im Vordergrund. Meistens fühlt sich dieser Cheftyp im Controlling pudelwohl, wo er den ganzen Tag mit Soll- und Ist-Zahlen jonglieren und sich in Details verlieren kann. Sein Schreibtisch ist selbstverständlich stets aufgeräumt und die Zettel an seiner Pinnwand wirken so, als sei jeder einzelne vorher mit einer Wasserwaage ausgerichtet worden.

FAZIT:
Wenn man diesem Chef fehlerfreie Problemanalysen vorlegt und akribisch seine Leistungen – vorzugsweise in Zahlen und Balkendiagrammen – dokumentiert, hat man bei ihm einen „Stein im Brett“ und die Zusammenarbeit funktioniert reibungslos. Die einzige Voraussetzung dafür ist jedoch, dass man seine Leidenschaft für Zahlen, Daten, und Statistiken teilt.

Der Entertainer

„The Show must go on and we are the best“: Das Motto dieses Cheftyps könnte lauten: „Tue Gutes und rede viel darüber!“ Erzähle jedem (auch dem, der es nicht hören möchte), wie wichtig du bist und dass die Firma ohne dich sowieso „den Bach“ runtergeht“. Dieser Cheftyp ist bildlich vergleichbar mit einem Pfau, der sein Gefieder spreizt, um auf sich aufmerksam zu machen.

Er hat die Gabe, seine Mitarbeiter gut zu unterhalten, zu motivieren und ihnen ein „Wir-Gefühl“ zu vermitteln („Das haben wir wieder ganz grandios hinbekommen – wir sind doch ein tolles Team!“). Dieser Entertainer reißt jede Idee an sich und bewegt viel. Er lebt meistens in der Zukunft und hat viele Visionen und Ideen. Stillstand ist tödlich für ihn, denn er muss immer „Gewusel“ um sich herum haben und viele Dinge vorantreiben. Dieser Chef schätzt daher Mut und Risikobereitschaft seiner Mitarbeiter.

Wenn man Action mag und selbst voller Tatendrang ist, sind diese Chefs genau die richtigen Ansprechpartner und Motivatoren. Mit ihnen kann man viel bewegen. Man braucht jedoch auch starke Nerven und eine gute Ausdauer, um mit diesen Energiebündeln mitzuhalten. Findet dieser Vorgesetzte in einem Mitarbeiter einen Gleichgesinnten, fühlt er sich pudelwohl in der Zusammenarbeit.

FAZIT:
Herausforderung mit großem Spaßfaktor! 🙂

Tiefer einsteigen ins Thema „Cheftypen“?

Diese und weitere Cheftypen findet ihr auch in meinem Berufsratgeber „Traumberuf Sekretärin, Was Sie heute wissen müssen, um erfolgreich zu sein“.

Ob euer Chef sehr harmoniebedürftig ist oder das Risiko scheut, ob er sehr dominant ist oder mit seinen Aufgaben überfordert ist – sekretaria.de hat die passende Bedienungsanleitung!

Stress mit dem Chef? Auch in der aktuellen Ausgabe des sekretaria-Magazins dreht sich alles um Cheftypen, den Umgang mit ihnen und wie man Konflikte mit ihm am besten lösen kann.

Mit welchen Cheftypen habt ihr tagtäglich zu tun und welche Tipps habt ihr für eine reibungslose Zusammenarbeit?

Ich wünsche euch eine erfolgreiche Woche!

Sommerliche Grüße

Eure Tanja

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Melanie Grell <![CDATA[Ihr kostenloser Download]]> http://www.sekretaria.de/?page_id=15626 2016-07-28T06:10:53Z 2016-07-28T06:10:53Z Der Beitrag Ihr kostenloser Download erschien zuerst auf sekretaria.

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Sylvia Vogel <![CDATA[Sauberkeit am Arbeitsplatz]]> http://www.sekretaria.de/?p=15589 2016-07-25T11:32:08Z 2016-07-21T10:58:25Z Leider kein appetitliches, aber ein wichtiges Thema: die Sauberkeit am Arbeitsplatz. Wahre Keimschleudern lauern nämlich leider dort, wo wir sie am wenigsten vermuten: Nicht an Türklinken, Einkaufswagen oder auf Toiletten – sondern am eigenen Arbeitsplatz! Untersuchungen haben bewiesen, dass beispielsweise Tastaturen bei Weitem stärker verkeimt sind als WC-Sitze. Hättet ihr das vermutet? Diese grundsätzlichen Regeln solltet […]

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Tanja Bögner | sekretaria.de
Tanja Bögner | sekretaria.de

Leider kein appetitliches, aber ein wichtiges Thema: die Sauberkeit am Arbeitsplatz. Wahre Keimschleudern lauern nämlich leider dort, wo wir sie am wenigsten vermuten: Nicht an Türklinken, Einkaufswagen oder auf Toiletten – sondern am eigenen Arbeitsplatz! Untersuchungen haben bewiesen, dass beispielsweise Tastaturen bei Weitem stärker verkeimt sind als WC-Sitze. Hättet ihr das vermutet?

Diese grundsätzlichen Regeln solltet ihr beachten, damit der Arbeitsplatz sauber bleibt:

  • Computertastatur regelmäßig reinigen, denn diese ist durch klebrige Flecken, schmutzige Finger, Handcremes oder Essensreste in den Ritzen besonders betroffen. Am besten die Tastatur hochkant stellen und mit einem breiten Pinsel von Krümeln und Staub befreien. Wem das zu langweilig ist: Es gibt auch kleine Tastatur-Staubsauger mit USB-Anschluss.
  • Auch auf der Maus tummeln sich überdurchschnittlich viele Keime. Diese lassen sich eindämmen, wenn man das gesamte Equipment regelmäßig mit einem alkoholgetränkten, feuchten Tuch oder mit Glasreiniger säubert.
  • Wenn mehrere Personen den selben Arbeitsplatz benutzen, sollten Tastatur, Telefon und Maus öfter gereinigt werden – besonders in der Erkältungszeit.
  • Die wichtigste Maßnahme, um nicht erneut ein Biotop für Bakterien entstehen zu lassen, ist das sorgfältige Händewaschen mit Seife und warmen Wasser. Falls vorhanden, sollte Hand-Desinfektionsmittel benutzt werden, um wiederkehrende Masseninfektionen zu vermeiden.
  • Ein Herd für Krankheitserreger sind auch gestapelte, angetrocknete Teller und Tassen in der Küche, da sich dort schnell Bakterien und Pilze schnell vermehren können.
  • Auch Küchentücher und -schwämme sollten regelmäßig ausgetauscht oder gewaschen werden. Bei einem Waschgang von mindestens 60 Grad werden Keime erfolgreich abgetötet.
  • Der Inhalt von Büro-Kühlschränken ist oft kein schöner Anblick: Vergessene Tupperdosen, angebrochene Milchtüten, der übrig gebliebene Salat von letzter Woche etc. sind unappetitliche und unnötige Keimschleudern.

Welche Tipps habt ihr noch, um den Arbeitsplatz sauber und keimfrei zu halten?

Ich wünsche euch einen guten Start in die neue Woche!

Eure Tanja

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Sylvia Vogel <![CDATA[Vorsicht Fettnäpfchen]]> http://www.sekretaria.de/?p=15542 2016-07-20T08:46:01Z 2016-07-20T08:26:49Z Den Namen eines wichtigen Kunden vergessen, den Vorgesetzten falsch anreden, einen runden Geburtstag vergessen… Wer ist nicht schon einmal so richtig ins Fettnäpfchen getappt und dabei rot angelaufen? Denn gerade im Job bieten sich viele peinliche Gelegenheiten dafür. Hier ein paar augenzwinkernde Beispiele aus dem Office-Alltag: Den neuen 25-jährigen Mitarbeiter zum Kaffeeholen schicken, dabei ist […]

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Tanja Bögner | sekretaria.de
Tanja Bögner | sekretaria.de

Den Namen eines wichtigen Kunden vergessen, den Vorgesetzten falsch anreden, einen runden Geburtstag vergessen… Wer ist nicht schon einmal so richtig ins Fettnäpfchen getappt und dabei rot angelaufen? Denn gerade im Job bieten sich viele peinliche Gelegenheiten dafür.

Hier ein paar augenzwinkernde Beispiele aus dem Office-Alltag:

  • Den neuen 25-jährigen Mitarbeiter zum Kaffeeholen schicken, dabei ist er der neue Leiter der Filiale im Nachbarort.
  • In einer E-Mail über die nervige Kollegin lästern und die E-Mail natürlich an sie schicken.
  • Im Großraum-Büro zu doll mit dem Stuhl kippeln und dann filmreif laut kreischend hintenüberfallen.
  • Die Kollegin, die darauf besteht, dass man ihr Alter rät, leider viel zu alt schätzen.
  • Genau dasselbe Kleid wie die Abteilungsleiterin tragen, nur zwei Größen kleiner.
  • Mit „Habt ihr schon die hässliche Protzkarre gesehen?“ ins Büro stürmen und vom Teamleiter hören: „Ja, das ist meine“.
  • Im Fahrstuhl genervt den „Tür-zu-Knopf“ drücken und genau in dem Moment den heranstürmenden Chef aussperren.
  • In einem Meeting zu viel Wasser mit Kohlensäure trinken und dann aufstoßen, wenn man gerade reden muss.
  • Eine E-Mail an die Lieblingskollegin mit intimen Details der aktuellen Romanze geht durch einen falschen Tastendruck ans ganze Büro.
  • Am frühen Abend dem Chef ein „Guten Morgen“ entgegen schmettern – das kann falsch verstanden werden.
  • Nach Wochen mal wieder Facebook auf dem Job-Computer aufmachen und ausgerechnet dann steht die Chefin hinter einem.
  • Nach dem Mittagessen einen Vortrag vor den Kollegen halten und danach merken, dass man Salatreste zwischen den Zähnen hat.
  • Bewerbungsunterlagen für den neuen Job auf dem Drucker liegen lassen.
  • Sich gleich am frühen Morgen die weiße Bluse mit Kaffee bekleckern und nichts zum Wechseln dabei haben.
  • „Ja, äääh, ebenfalls Hallo“ stammeln, weil man den Namen des Kollegen vergessen hat.
  • Das Schild der Reinigung am Jackett vergessen
    (Quelle: bild-online.de)

In welche Fettnäpfchen seid ihr schon getreten, die ihr am liebsten aus eurem Gedächtnis streichen würdet?

Ich freue mich auf eure Kommentare und wünsche euch einen erfolgreichen Wochenstart!

Eure Tanja

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