sekretaria Das Online-Portal für die Assistentin oder Sekretärin 2016-07-22T08:20:35Z http://www.sekretaria.de/feed/atom/ WordPress Sylvia Vogel <![CDATA[Sauberkeit am Arbeitsplatz]]> http://www.sekretaria.de/?p=15589 2016-07-21T10:58:37Z 2016-07-21T10:58:25Z Leider kein appetitliches, aber ein wichtiges Thema: die Sauberkeit am Arbeitsplatz. Wahre Keimschleudern lauern nämlich leider dort, wo wir sie am wenigsten vermuten: Nicht an Türklinken, Einkaufswagen oder auf Toiletten – sondern am eigenen Arbeitsplatz! Untersuchungen haben bewiesen, dass beispielsweise Tastaturen bei Weitem stärker verkeimt sind als WC-Sitze. Hättet ihr das vermutet? Diese grundsätzlichen Regeln solltet […]

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Tanja Bögner | sekretaria.de
Tanja Bögner | sekretaria.de

Leider kein appetitliches, aber ein wichtiges Thema: die Sauberkeit am Arbeitsplatz. Wahre Keimschleudern lauern nämlich leider dort, wo wir sie am wenigsten vermuten: Nicht an Türklinken, Einkaufswagen oder auf Toiletten – sondern am eigenen Arbeitsplatz! Untersuchungen haben bewiesen, dass beispielsweise Tastaturen bei Weitem stärker verkeimt sind als WC-Sitze. Hättet ihr das vermutet?

Diese grundsätzlichen Regeln solltet ihr beachten, damit der Arbeitsplatz sauber bleibt:

  • Computertastatur regelmäßig reinigen, denn diese ist durch klebrige Flecken, schmutzige Finger, Handcremes oder Essensreste in den Ritzen besonders betroffen. Am besten die Tastatur hochkant stellen und mit einem breiten Pinsel von Krümeln und Staub befreien. Wem das zu langweilig ist: Es gibt auch kleine Tastatur-Staubsauger mit USB-Anschluss.
  • Auch auf der Maus tummeln sich überdurchschnittlich viele Keime. Diese lassen sich eindämmen, wenn man das gesamte Equipment regelmäßig mit einem alkoholgetränkten, feuchten Tuch oder mit Glasreiniger säubert.
  • Wenn mehrere Personen den selben Arbeitsplatz benutzen, sollten Tastatur, Telefon und Maus öfter gereinigt werden – besonders in der Erkältungszeit.
  • Die wichtigste Maßnahme, um nicht erneut ein Biotop für Bakterien entstehen zu lassen, ist das sorgfältige Händewaschen mit Seife und warmen Wasser. Falls vorhanden, sollte Hand-Desinfektionsmittel benutzt werden, um wiederkehrende Masseninfektionen zu vermeiden.
  • Ein Herd für Krankheitserreger sind auch gestapelte, angetrocknete Teller und Tassen in der Küche, da sich dort schnell Bakterien und Pilze schnell vermehren können.
  • Auch Küchentücher und -schwämme sollten regelmäßig ausgetauscht oder gewaschen werden. Bei einem Waschgang von mindestens 60 Grad werden Keime erfolgreich abgetötet.
  • Der Inhalt von Büro-Kühlschränken ist oft kein schöner Anblick: Vergessene Tupperdosen, angebrochene Milchtüten, der übrig gebliebene Salat von letzter Woche etc. sind unappetitliche und unnötige Keimschleudern.

Welche Tipps habt ihr noch, um den Arbeitsplatz sauber und keimfrei zu halten?

Ich wünsche euch einen guten Start in die neue Woche!

Eure Tanja

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Sylvia Vogel <![CDATA[Vorsicht Fettnäpfchen]]> http://www.sekretaria.de/?p=15542 2016-07-20T08:46:01Z 2016-07-20T08:26:49Z Den Namen eines wichtigen Kunden vergessen, den Vorgesetzten falsch anreden, einen runden Geburtstag vergessen… Wer ist nicht schon einmal so richtig ins Fettnäpfchen getappt und dabei rot angelaufen? Denn gerade im Job bieten sich viele peinliche Gelegenheiten dafür. Hier ein paar augenzwinkernde Beispiele aus dem Office-Alltag: Den neuen 25-jährigen Mitarbeiter zum Kaffeeholen schicken, dabei ist […]

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Tanja Bögner | sekretaria.de
Tanja Bögner | sekretaria.de

Den Namen eines wichtigen Kunden vergessen, den Vorgesetzten falsch anreden, einen runden Geburtstag vergessen… Wer ist nicht schon einmal so richtig ins Fettnäpfchen getappt und dabei rot angelaufen? Denn gerade im Job bieten sich viele peinliche Gelegenheiten dafür.

Hier ein paar augenzwinkernde Beispiele aus dem Office-Alltag:

  • Den neuen 25-jährigen Mitarbeiter zum Kaffeeholen schicken, dabei ist er der neue Leiter der Filiale im Nachbarort.
  • In einer E-Mail über die nervige Kollegin lästern und die E-Mail natürlich an sie schicken.
  • Im Großraum-Büro zu doll mit dem Stuhl kippeln und dann filmreif laut kreischend hintenüberfallen.
  • Die Kollegin, die darauf besteht, dass man ihr Alter rät, leider viel zu alt schätzen.
  • Genau dasselbe Kleid wie die Abteilungsleiterin tragen, nur zwei Größen kleiner.
  • Mit „Habt ihr schon die hässliche Protzkarre gesehen?“ ins Büro stürmen und vom Teamleiter hören: „Ja, das ist meine“.
  • Im Fahrstuhl genervt den „Tür-zu-Knopf“ drücken und genau in dem Moment den heranstürmenden Chef aussperren.
  • In einem Meeting zu viel Wasser mit Kohlensäure trinken und dann aufstoßen, wenn man gerade reden muss.
  • Eine E-Mail an die Lieblingskollegin mit intimen Details der aktuellen Romanze geht durch einen falschen Tastendruck ans ganze Büro.
  • Am frühen Abend dem Chef ein „Guten Morgen“ entgegen schmettern – das kann falsch verstanden werden.
  • Nach Wochen mal wieder Facebook auf dem Job-Computer aufmachen und ausgerechnet dann steht die Chefin hinter einem.
  • Nach dem Mittagessen einen Vortrag vor den Kollegen halten und danach merken, dass man Salatreste zwischen den Zähnen hat.
  • Bewerbungsunterlagen für den neuen Job auf dem Drucker liegen lassen.
  • Sich gleich am frühen Morgen die weiße Bluse mit Kaffee bekleckern und nichts zum Wechseln dabei haben.
  • „Ja, äääh, ebenfalls Hallo“ stammeln, weil man den Namen des Kollegen vergessen hat.
  • Das Schild der Reinigung am Jackett vergessen
    (Quelle: bild-online.de)

In welche Fettnäpfchen seid ihr schon getreten, die ihr am liebsten aus eurem Gedächtnis streichen würdet?

Ich freue mich auf eure Kommentare und wünsche euch einen erfolgreichen Wochenstart!

Eure Tanja

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Melanie Grell <![CDATA[Wie Sie Social Media zur Azubi-Suche richtig einsetzen]]> http://www.sekretaria.de/?p=15489 2016-07-18T09:45:29Z 2016-07-15T10:44:42Z Die Bewerberzahlen gehen in den meisten Unternehmen zurück – der demographische Wandel lässt grüßen. Außerdem muss man die neue „Generation Z“ anders erreichen. Aber was können Sie genau tun? Um wieder mehr gute Bewerbungen zu erhalten schlägt Ihr Chef vor: „Machen Sie doch mal was bei Facebook…“ Social Media – ist das Facebook? Zuerst einmal: […]

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Social Media zur Azubi-Suche richtig einsetzen
© Artco | fotolia.com

Die Bewerberzahlen gehen in den meisten Unternehmen zurück – der demographische Wandel lässt grüßen. Außerdem muss man die neue „Generation Z“ anders erreichen. Aber was können Sie genau tun? Um wieder mehr gute Bewerbungen zu erhalten schlägt Ihr Chef vor: „Machen Sie doch mal was bei Facebook…“

Social Media – ist das Facebook?

Zuerst einmal: Social Media ist nicht nur Facebook, sondern unendlich viel mehr. Dazu gehören auch die Videoplattform YouTube, die Dienste Pinterest und Instagram, Snapchat, Twitter, Google+ und viele weitere.  Aber der mit Abstand beliebteste Dienst ist weiterhin Facebook.

Natürlich können Sie Facebook für Ihr Ausbildungsmarketing nutzen, Sie werden damit auch sicher einen großen Teil Ihrer Zielgruppe erreichen. Aber bitte bedenken Sie folgendes: Eine Facebook-Unternehmensseite lässt sich nicht eben nebenher betreiben. Soll die Aktion erfolgsführend sein, müssen Sie die Seite regelmäßig pflegen, täglich oder zumindest mehrmals wöchentlich einen Beitrag veröffentlichen (etwas „posten“ in der Fachsprache) und auf Nutzerkommentare möglichst umgehend reagieren. Überlegen Sie also vorher gut, ob Sie sich dafür regelmäßig Zeit nehmen können und wollen.

Schritt für Schritt zum Ausbildungsmarketing

In wenigen Schritten kommen Sie so zu Ihrer eigenen Facebook Unternehmensseite:
1. Legen Sie ein persönliches Profil bei Facebook an (mit Ihrem eigenen Namen)
2. Erstellen Sie danach eine Facebook Fanpage – das ist Ihre Unternehmensseite, dafür gehen Sie auf https://www.facebook.com/pages/create.php und folgen den Anleitungen
3. Danach füllen Sie Ihr Unternehmensprofil so vollständig wie möglich aus, denken Sie vor allem an das Impressum!
4. Design für Ihre Unternehmensseite: Suchen Sie passende Grafiken für das Profilbild und das Titelbild heraus oder lassen Sie sich passende Bilder erstellen. Sparen Sie hier nicht an der falschen Stelle, ihr Unternehmensauftritt muss professionell wirken.

Nun sollten Sie Ihre Seite mit Inhalten füllen, am besten erstellen Sie dafür einen kleinen Redaktionsplan. Mit ihm planen Sie, was Sie wann posten wollen. Behalten Sie dabei immer im Hinterkopf was Ihre Zielgruppe interessiert. Ein Redaktionsplan könnte beispielsweise folgende Themen beinhalten:

  • Infos über das Unternehmen (wohldosiert und zielgruppengerecht)
  • Infos zur Ausbildung, zu den Ausbildungsberufen, Ihren Benefits für Azubis, etc.
  • Berichte von Auszubildenden zu aktuellen Projekten, zur Berufsschule, ein kleiner Wochenbericht, der erste Messeeinsatz, ein Azubi-Seminar etc.
  • Regelmäßig ein passendes Bild mit oder ohne Kommentar (Bilder sollten Sie auch bei allen anderen Beiträgen so oft wie möglich einbauen, Facebook funktioniert sehr visuell).
  • Das gleiche gilt für passende Videos. Vielleicht wäre dies ein interessantes Projekt für Ihre Azubis? In einem kurzen 2-Minuten-Video das Unternehmen vorstellen.
  • Aktuelle Themen aufgreifen, wo dies angebracht und passend ist.
  • Zitate, Sprüche, etc.: Alles was zu Ihrem Unternehmen, Ihrem Leitbild, Ihren Produkten und zu Ihrer Ausbildung passt.
  • Auch Infos zu neuen Produkten können Sie hier posten, allerdings wohl dosiert, es soll eine Azubi-Seite und keine Werbeseite sein.

Tipps für die Unternehmensseite bei Facebook

Achten Sie darauf, eine Unternehmensseite zu erstellen. Viele Betreiber verwenden fälschlicherweise ein privates Profil für ihr Unternehmen. Dies ist zum einen rechtlich nicht korrekt, zum anderen entstehen Ihnen auch viele Nachteile. Zum Beispiel können Sie keine „Gefällt-mir“-Angaben erhalten. Wenn Sie Bilder posten, beachten Sie unbedingt die Bildrechte, andernfalls riskieren Sie eine Abmahnung.

Am Anfang müssen Sie sich eine Fan-Gemeinde aufbauen. Hierzu sollten Sie selbst möglichst aktiv bei Facebook sein, andere Beiträge kommentieren und „liken“, sich engagieren und an Gruppen beteiligen, Hilfestellung geben bei Fragen, etc. Unterstützen können Sie Ihre Aktivitäten auch durch Facebook-Werbeanzeigen.

Reagieren Sie zügig auf Kommentare und Anfragen Ihrer Nutzer. Daher reicht es nicht, 2 – 3 mal pro Woche bei Facebook vorbeizuschauen. Ihre „Fans“ erwarten schnelle Reaktionen, optimal wäre eine Antwortzeit von unter einer Stunde zu Ihren Geschäftszeiten.


Die Autorin Daniela Gieseler ist sekretaria-Expertin und hat als Inhaberin von AzubiScout täglich mit den vielfältigen Themen rund um die Ausbildung zu tun. Sie ist staatlich geprüfte Betriebswirtin mit dem Schwerpunkt Marketing und nach ihrer Tätigkeit als Marketing Managerin und Ausbildungsverantwortliche ist das Thema Ausbildungsmarketing einer ihrer Schwerpunkte. Hierzu führt sie Beratungen durch, coacht Personal- und Ausbildungsverantwortliche und leitet entsprechende Projekte im Auftrag ihrer Kunden. Außerdem gibt sie zu diesen und anderen Themen regelmäßig Seminare.


 

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Melanie Grell <![CDATA[Sind Arbeitszeugnisse überflüssig?]]> http://www.sekretaria.de/?p=15480 2016-07-20T08:47:31Z 2016-07-15T10:06:48Z Geht ein Arbeitnehmer, hat er Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. So weit, so bekannt. Forscher der FH Jena behaupten allerdings nun, dass Arbeitszeugnisse in der bisherigen Form überflüssig seien. All die Vorbereitung, Formulierung und Organisation – die ja oft genug in den Sekretariaten erledigt werden – also für nichts und wieder nichts? Ganz so einfach ist […]

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Sind Arbeitszeugnisse bald überflüssig?
© Ben | fotolia.com

Geht ein Arbeitnehmer, hat er Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. So weit, so bekannt. Forscher der FH Jena behaupten allerdings nun, dass Arbeitszeugnisse in der bisherigen Form überflüssig seien. All die Vorbereitung, Formulierung und Organisation – die ja oft genug in den Sekretariaten erledigt werden – also für nichts und wieder nichts? Ganz so einfach ist es wohl doch nicht.

Was bringt ein Arbeitszeugnis?

„Wahr“ soll ein Arbeitszeugnis sein. Und gleichzeitig „wohlwollend“. Wie wir alle wissen, kann das durchaus ein Widerspruch sein. Arbeitgeber greifen dann gern, sagen die Forscher, zum sogenannten Zeugniscode, also zu Formulierungen, in denen Botschaften verschlüsselt sind. „Aber wie rational ist es eigentlich, dass der Zeugnisersteller zunächst Wahrheiten versteckt, die der Zeugnisleser dann mühsam enttarnen soll?“ fragen sie. Weiter stellen sie fest, dass die Zeugnisse „auf der einen Seite von ungeschultem Personal lieblos zusammengeschustert, auf der anderen Seite oft nur oberflächlich zur Kenntnis genommen“ würden. Ihr ziemlich radikales Fazit: Arbeitszeugnisse könne man auch gleich ganz abschaffen.

Ohne Arbeitszeugnisse geht es nicht

Aber wie sieht es in der Praxis aus? Rechtsanwältin und Arbeitszeugnisexpertin Dr. Stephanie Kaufmann-Jirsa zumindest teilt die Ansicht der Forscher nicht: „Arbeitszeugnisse sind und bleiben wichtige Instrumente in der Personalarbeit und in der Dokumentation eines Arbeitslebens.“ Mängel stellt sie aber an anderer Stelle fest: „Vielmehr zeigen die Forscher auf, dass die befragten Arbeitgeber offensichtlich ihren Arbeitnehmern zum Abschied nicht die angemessene Wertschätzung entgegenbringen wollen.“

Ein gutes Zeugnis zu erstellen, koste Zeit und Geld, aber der betreffende Arbeitnehmer habe ja auch viele Jahre gute Dienste geleistet, so Kaufmann-Jirsa weiter. Den vorbereitenden Tätigkeiten auch durch das Sekretariat kommt dabei eine besondere Bedeutung zu.

Das vollständige Interview mit Dr. Stephanie Kaufmann-Jirsa inklusive Tipps, wie Sie ein aussagekräftiges Zeugnis erstellen, lesen Sie auf www.arbeiten-im-sekretariat.de.

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Cordula Natusch <![CDATA[Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung, Arbeitsvertrag]]> http://www.sekretaria.de/?p=15462 2016-07-14T09:36:11Z 2016-07-14T09:35:03Z Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung, Arbeitsvertrag – was ist was? Hier finden Sie einen Überblick über die relevanten Vertragswerke. Tarifvertrag Tarifverträge sind das Mittel der Tarifvertragsparteien, also der Arbeitgeber und der Gewerkschaften, um zu regeln, wie viel Urlaub den Mitarbeitern zusteht, wie hoch der Lohn sein soll, welche Voraussetzungen für die Einstufung in eine bestimmte Besoldungsstufe bestehen usw. […]

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Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung, Arbeitsvertrag – was ist was? Hier finden Sie einen Überblick über die relevanten Vertragswerke.

Tarifvertrag

Tarifverträge sind das Mittel der Tarifvertragsparteien, also der Arbeitgeber und der Gewerkschaften, um zu regeln, wie viel Urlaub den Mitarbeitern zusteht, wie hoch der Lohn sein soll, welche Voraussetzungen für die Einstufung in eine bestimmte Besoldungsstufe bestehen usw.

Tarifverträge sind für Arbeitnehmer und Arbeitgeber zwingend. Es gilt das sogenannte Günstigkeitsprinzip. Danach darf nur zugunsten des Arbeitnehmers vom Tarifvertrag abgewichen werden. So kann im Arbeitsvertrag vereinbart werden, dass ein Arbeitnehmer fünf Tage mehr Urlaub bekommt, als es der Tarifvertrag vorsieht. Hingegen kann in einem Arbeitsvertrag nicht geregelt werden, dass ein Arbeitnehmer ein Gehalt unterhalb des tariflich vereinbarten Lohnes oder weniger Urlaubstage bekommt.

Fast alle Tarifverträge sind im Internet veröffentlicht. Den für Sie einschlägigen Tarifvertrag finden Sie entweder auf der Homepage Ihrer Gewerkschaft oder zumindest bei Google. Achten Sie aber darauf, dass Sie auch den aktuellen, für Ihr Unternehmen relevanten Tarifvertrag aufrufen. Bei der Vielzahl an alten Verträgen im Netz sollten Sie hier Vorsicht walten lassen. Wenn Sie den Tarifvertrag nicht im Internet finden, rufen Sie Ihre Gewerkschaft an. Dort wird man Ihnen weiterhelfen. Ob ein Tarifvertrag allgemein verbindlich ist, erfahren Sie beim Ministerium für Arbeit und Soziales.

Betriebsvereinbarung

Während Tarifverträge auf einer überbetrieblichen Ebene vereinbart werden, haben Arbeitgeber und Arbeitnehmer auf betrieblicher Ebene ebenfalls die Möglichkeit, Regelungen zu treffen. Hierzu schließen der Arbeitgeber und der Betriebsrat Betriebsvereinbarungen. Diese können Bestimmungen über den Inhalt, den Abschluss und die Beendigung von Arbeitsverhältnissen sowie über betriebliche Fragen enthalten. Über die Betriebsvereinbarung wird der Betriebsrat an den Entscheidungen des Unternehmens zu betrieblichen Angelegenheiten beteiligt.

Voraussetzung dafür ist, dass das Betriebsverfassungsgesetz auch ein Mitbestimmungsrecht vorsieht. Wenn dem so ist, kann der Betriebsrat bei Fragen der betrieblichen Abläufe, der Verteilung der Arbeitszeit und Pausen oder bei der vorübergehenden Verkürzung oder Verlängerung der betriebsüblichen Arbeitszeiten mitbestimmen.

Wenn Sie wissen möchten, welche Betriebsvereinbarungen es in Ihrem Betrieb gibt, werden Ihnen die Mitglieder Ihres Betriebsrats sicher weiterhelfen können. Wenn Sie der Meinung sind, dass Probleme im Betrieb geregelt werden müssen, erörtern Sie mit dem Betriebsrat, ob dies mittels Betriebsvereinbarung machbar ist.

Arbeitsvertrag

Während Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen sogenannte Kollektivverträge sind, bei denen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer als Personengesamtheit gegenüberstehen, gibt es eine Regelung, an der nur Arbeitgeber und Arbeitnehmer beteiligt sind, nämlich den Arbeitsvertrag.

Diesen handeln Arbeitnehmer und Arbeitgeber individuell aus, wobei sie sich an die gesetzlichen, tarifvertraglichen und betrieblichen Vorgaben und Regelungen halten müssen. Im Arbeitsvertrag werden Fragen geregelt, die nur den einzelnen Arbeitnehmer betreffen. Zum Beispiel kann dort geklärt werden, wann das Arbeitsverhältnis beginnt, welche Aufgaben der Arbeitnehmer übernimmt, welches Arbeitspensum etc.

Lesen Sie sich Ihren Arbeitsvertrag einmal in Ruhe durch. Sie werden staunen, welche Regelungen er enthält, die Sie vielleicht noch gar nicht kannten. Sollten Sie einzelne Regelungen des Arbeitsvertrags nicht verstehen, können Betriebsrat und Gewerkschaft bestimmt zur Klärung beitragen.

Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung, Arbeitsvertrag: Gehen Sie Ihren Fragen mit System nach

Lassen Sie sich nicht von den anscheinend unüberschaubaren Regelwerken im Arbeitsrecht abschrecken, wenn Sie eine Frage zu Ihrem Arbeitsverhältnis klären wollen. Wie Sie gesehen haben, gibt es eine eigentlich nicht allzu komplizierte Ordnung. Bei einem systematischen Herangehen und mit ein wenig Geduld werden Sie die Antworten auf Ihre Fragen finden.

Autor: Dr. Christoph Roos ist Fachanwalt für Arbeits- und Sozialrecht in Bonn.

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Cordula Natusch <![CDATA[Arbeitsvertrag: Diese Grundlagen sollten Sie kennen]]> http://www.sekretaria.de/?p=15453 2016-07-14T09:22:13Z 2016-07-14T09:22:13Z Stellt Ihr Chef einen neuen Mitarbeiter ein, braucht er einen schriftlichen Arbeitsvertrag. Ein Arbeitsvertrag ist ein Unterfall des Dienstvertrags nach §   611 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), in dem die gegenseitigen Rechte und Pflichten des Arbeitgebers und Arbeitnehmers geregelt werden. Lesen Sie, welche Grundlagen dabei immer gelten. Warum ein Arbeitsvertrag schriftlich abgeschlossen werden sollte Arbeitsverträge dürfen zwar […]

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Stellt Ihr Chef einen neuen Mitarbeiter ein, braucht er einen schriftlichen Arbeitsvertrag. Ein Arbeitsvertrag ist ein Unterfall des Dienstvertrags nach §   611 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), in dem die gegenseitigen Rechte und Pflichten des Arbeitgebers und Arbeitnehmers geregelt werden. Lesen Sie, welche Grundlagen dabei immer gelten.

Warum ein Arbeitsvertrag schriftlich abgeschlossen werden sollte

Arbeitsverträge dürfen zwar grundsätzlich auch mündlich vereinbart werden. Aus Beweisgründen sollten die Verträge aber stets schriftlich geschlossen werden. Zudem kann die Einhaltung der Schriftform in einem einschlägigen Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung vorgeschrieben sein.

Außerdem gilt das Nachweisgesetz (NachwG), demzufolge Ihr Chef jedem Arbeitnehmer innerhalb eines Monats nach der Arbeitsaufnahme eine unterschriebene Niederschrift über die wesentlichen Arbeitsbedingungen aushändigen muss. Ausnahme: Die Arbeitsbedingungen sind im schriftlichen Arbeitsvertrag so aufgeführt, dass dies den Anforderungen des Nachweisgesetzes entspricht.

Diese Grundlagen gelten bei einem Arbeitsvertrag

Zu den wesentlichen Arbeitsbedingungen nach § 2 NachwG gehören:

  • der Name und die Anschrift der Vertragsparteien
  • der Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses
  • bei Befristungen die vorhersehbare Dauer des Arbeitsverhältnisses
  • der Arbeitsort oder bei Bedarf ein Hinweis darauf, dass der Arbeitnehmer an verschiedenen Orten beschäftigt werden kann
  • eine kurze Charakterisierung oder Beschreibung der von ihm zu leistenden Tätigkeit
  • die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts und deren Fälligkeit
  • die vereinbarte Arbeitszeit
  • die Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs
  • die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses
  • einen in allgemeiner Form gehaltener Hinweis auf die Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen, die auf das Arbeitsverhältnis anzuwenden

Gilt für Ihr Unternehmen ein Tarifvertrag oder wurden Betriebsvereinbarungen geschlossen, darf von diesen Regelungen nicht zum Nachteil des Mitarbeiters in seinem Arbeitsvertrag abgewichen werden.

Was Ihr Chef sonst noch vereinbaren darf

Zusätzlich können im Arbeitsvertrag weitere wichtige Punkte wie etwa eine Probezeit und deren Dauer aufgenommen werden. Welche Punkte das im Einzelnen sind, richtet sich nach dem Einzelfall bzw. hängt auch davon ab, ob Tarifverträge und/oder Betriebsvereinbarungen gelten.

Verwenden Sie stets nur die „neuesten“ Verträge

Für vorformulierte Arbeitsverträge, Arbeitsvertragsklauseln und Standard- Arbeitsverträge gilt seit dem Jahr 2002 das Recht der Allgemeinen Geschäftsbedingungen nach §§ 305  ff. BGB. Das hat dazu geführt, dass die Arbeitsgerichte viele Klauseln für unwirksam erklärt haben, die in den bis zum Jahr 2001 enthaltenen Arbeitsverträgen enthalten sind. Zudem ergehen immer wieder Entscheidungen zu bestimmten arbeitsvertraglichen Gestaltungen. Als die rechte Hand Ihres Chefs sollten Sie daher stets darauf achten, dass ein möglichster aktueller Arbeitsvertrag mit einem neuen Mitarbeiter geschlossen wird.

Autor: Helmut Walter ist Experte für arbeitsrechtliche Fragen in Mönchengladbach.

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Sylvia Vogel <![CDATA[Lunch-Roulette]]> http://www.sekretaria.de/?p=15277 2016-07-13T08:23:27Z 2016-07-07T08:55:25Z Liebe Leserinnen und Leser, kennt ihr das auch: Ihr wollt zum Mittagessen gehen, aber alle Kollegen haben heute etwas anderes vor. Schade! Man geht zwar allein in die Kantine, aber richtig Spaß macht es nicht. In diese Situation geriet auch ein Mitarbeiter einer großen Chemie-Firma. Er wurde in eine andere Abteilung versetzt und kannte am […]

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Grell_Melanie_0002_sw_WebsiteLiebe Leserinnen und Leser,

kennt ihr das auch: Ihr wollt zum Mittagessen gehen, aber alle Kollegen haben heute etwas anderes vor. Schade! Man geht zwar allein in die Kantine, aber richtig Spaß macht es nicht. In diese Situation geriet auch ein Mitarbeiter einer großen Chemie-Firma. Er wurde in eine andere Abteilung versetzt und kannte am Anfang niemanden. Dass er alleine zum Mittagessen gehen musste, wurmte ihn sehr. Noch auf der Heimfahrt dachte er darüber nach – und hatte eine geniale Idee: das „Lunch-Roulette“.

Mit den Kollegen zum Mittagessen zu gehen, macht einfach Spaß. Man kann sich in ungezwungener Atmosphäre unterhalten – über die Arbeit, den Chef, die Familie oder Hobbies. Allerdings – mit den Kollegen zum Mittagessen zu gehen bedeutet auch, immer mit denselben Kollegen zu sprechen und essen. Doch wie wäre es, mal mit dem Unternehmensjuristen zu sprechen? Oder mit der Sekretärin einer anderen Abteilung?

„Lunch-Roulette“ schlägt also zwei Fliegen mit einer Klappe: Man muss nicht mehr alleine essen und lernt gleichzeitig noch neue Kollegen kennen. Das macht nicht nur Spaß, sondern hat auch berufliche Vorteile. Vielleicht erfährt man etwas aus anderen Abteilungen, das auch für einen selbst relevant werden könnte? Es schadet auch nichts, sein Netzwerk auszubauen.

Der Mitarbeiter, der ursprünglich die Idee hatte, entwickelte mit einem Kollegen ein Programm. Man gibt ein, wann man Zeit für ein Mittagessen hat und wo man essen möchte. Das System „matcht“ einen dann mit anderen Kollegen.

Ich finde, das ist eine tolle Idee, um Kollegen zusammenzubringen und das Mittagessen erlebnisreich zu gestalten. Was haltet ihr davon? Gibt es bei euch ein ähnliches System? Oder wollt ihr gar nicht mit wechselnden Kollegen zum Mittagessen gehen?

Ich wünsche euch heute ein spannendes Mittagessen,
eure Melanie

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Mandy Sämisch <![CDATA[Navigieren Sie ein schnittiges Sportboot durch jeden „Office-Sturm“]]> http://www.sekretaria.de/?page_id=15267 2016-07-07T08:28:52Z 2016-07-06T15:01:25Z Steuern Sie sicher und „unsinkbar“ Richtung Erfolg – selbst wenn der Stress im Office hohe Wellen schlägt! Fühlen Sie sich als Assistentin und Sekretärin oft wie auf offener See? Als wären Sie höheren Mächten fast schutzlos ausgeliefert? Etwa so: Wenn gefühlt alle 5 Sekunden 12 neue Mails Ihren Posteingang fluten. Wenn Sie im Sekretariat kaum Land […]

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#84939598_Segelboot

Steuern Sie sicher und „unsinkbar“ Richtung Erfolg – selbst wenn der Stress im Office hohe Wellen schlägt!

Fühlen Sie sich als Assistentin und Sekretärin oft wie auf offener See? Als wären Sie höheren Mächten fast schutzlos ausgeliefert? Etwa so:

Wenn gefühlt alle 5 Sekunden 12 neue Mails Ihren Posteingang fluten. Wenn Sie im Sekretariat kaum Land sehen und schon neue Aufträge Ihre eh schon randvolle To-Do-Liste überschwemmen. Wenn Ihr Chef aus heiterem Himmel das Ruder herumreißt und Kurs setzt auf völlig unbekannte Arbeitsweisen und Ziele.

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Cordula Natusch <![CDATA[Seitdem oder seit dem?]]> http://www.sekretaria.de/?p=15139 2016-07-05T10:30:26Z 2016-07-05T10:25:59Z Wann müssen Sie „seitdem“ benutzen und wann „seit dem“? Die Frage nach Getrennt- und Zusammenschreibung lässt sich nur beantworten, wenn der Satzzusammenhang klar ist. Präposition oder Konjunktion? An dieser Stelle müssen wir etwas tiefer in die Grammatik eintauchen. Denn die Frage, ob es „seitdem“ oder „seit dem“ heißen muss, betrifft unterschiedliche Wortarten. Im Kern geht […]

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Wann müssen Sie „seitdem“ benutzen und wann „seit dem“? Die Frage nach Getrennt- und Zusammenschreibung lässt sich nur beantworten, wenn der Satzzusammenhang klar ist.

Präposition oder Konjunktion?

An dieser Stelle müssen wir etwas tiefer in die Grammatik eintauchen. Denn die Frage, ob es „seitdem“ oder „seit dem“ heißen muss, betrifft unterschiedliche Wortarten. Im Kern geht es um die Frage, ob es sich um eine Präposition, also ein Verhältniswort, oder um eine Konjunktion, also ein Bindewort, handelt. Am besten lässt sich das anhand von Beispielsätzen erkennen.

„Seit“ als Präposition/Verhältniswort

Analysieren wir einmal einen Beispielsatz: „Seit dem Mittagessen fühle ich mich schlecht.“ Bei „seit“ und „dem“ handelt es sich um zwei verschiedene Wortarten, nämlich um ein Verhältniswort (seit) und einen Artikel (dem), die nur zufällig im Satz nebeneinander stehen und mit dem Bindewort „seitdem“ verwechselt werden können.

Im Beispielsatz wird das Wort „seit“ als Präposition verwendet, genauer gesagt als temporales Verhältniswort. Es geht also darum, den temporalen Bezug darzustellen. In diesem Satz wird der zeitliche Zusammenhang zwischen dem Mittagessen und der Übelkeit geklärt: erst das Mittagessen, dann die Übelkeit.

Die zeitliche Abfolge könnte auch ganz anders sein: „Während des Mittagessens fühlte ich mich schlecht.“ – nicht aber davor und danach, kann man in diesem Fall hinzufügen. Entscheidend ist, dass Präpositionen selbst zwar nicht gebeugt werden – seit bleibt also immer seit – wohl aber das Bezugswort, hier das Mittagessen. Aus „seit dem Mittagessen“ wird bei einem anderen Bindewort „während des Mittagessens“. Einmal brauchen Sie den Dativ (Wemfall), bei einer anderen Konjunktion den Genitiv (Wesfall).

Diese Beugung des Bezugsworts können Sie als Probe nutzen. Ersetzen Sie „seit“ durch eine andere Präposition, die einen anderen Fall fordert: Verändert sich der Fall des Bezugsworts, schreiben Sie „seit dem“ auseinander.

Genauso gut können Sie auch versuchen, ein anderes Bezugswort mit einem anderen Geschlecht einzusetzen: „Seit der Mittagspause fühle ich mich schlecht.“ In diesem Satz wurde das Mittagessen (sächlich) durch die Mittagspause (weiblich) ersetzt. Dadurch ändert sich der Artikel und es ist eindeutig, dass es sich bei „seit“ um eine Präposition handelt.

Und noch ein Tipp: Präpositionen/Verhältniswörter können ihre Position im Satz verändern, Konjunktionen/Bindewörter können das in der Regel nicht. Der Satz „Ich fühle mich seit dem Mittagessen schlecht“ ist grammatisch ebenso richtig wie „Ich fühle mich schlecht seit dem Mittagessen“.

„Seitdem“ als Konjunktion/Bindewort

Die Konjunktion/Bindewort „seitdem“ leitet Nebensätze ein, sie verbindet Satzteile miteinander. Wandeln wir den Beispielsatz ein wenig um: „Seitdem ich Fisch zum Mittagessen gegessen habe, fühle ich mich schlecht“.

„Seitdem ich Fisch zum Mittagessen gegessen habe“ ist hier der Nebensatz, der dem Hauptsatz untergeordnet ist. Über das Bindewort „seitdem“ wird ein zeitlicher Zusammenhang hergestellt, allerdings zwischen zwei vollständigen Sätzen: „Ich habe Fisch zum Mittag gegessen“ und „Ich fühle mich schlecht“. In beiden Satzteilen sind also gebeugte Verben enthalten, nämlich „habe“ und „fühle“. Das ist ein sicheres Kennzeichen für Sätze.

Eselsbrücken, mit denen Sie „seitdem“ und „seit dem“ auseinanderhalten können

Folgende Eselsbrücken helfen Ihnen, das Bindewort „seitdem“ zu erkennen:

  1. Analysieren Sie den Satz: Handelt es sich um Hauptsatz und Nebensatz, liegt eine Konjunktion vor, „seitdem“ muss zusammengeschrieben werden.
  2. Ersetzen Sie „seitdem“ durch „seit“. Bei einem Bindewort funktioniert das („Seit ich Fisch zum Mittagessen gegessen habe …“). Bei der Kombination aus Verhältniswort und gebeugtem Artikel („Seit dem Mittagessen …“) ist das nicht möglich, weil dann der Artikel wegfällt und im Satz fehlt. „Seit Mittagessen …“  – das ist kein richtiger, vollständiger Satz.
  3. Wenn Sie den Satz umbauen, steht „seitdem“ weiterhin am Anfang des Nebensatzes: „Ich fühle mich schlecht, seitdem ich Fisch zum Mittagessen gegessen habe“. Anders als Präpositionen können Konjunktionen ihre Position im Satz/Nebensatz in der Regel nicht verändern.

So können Sie erkennen, wann Sie „seitdem“ zusammenschreiben müssen.

Übrigens funktioniert dies natürlich auch problemlos mit den Wörtern „nachdem“ und „nach dem“.

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Sylvia Vogel <![CDATA[Digitale Ablage]]> http://www.sekretaria.de/?p=15159 2016-07-04T09:47:58Z 2016-07-04T09:39:44Z Blogs und (Online-)Magazine verkünden gerne, dass es sich nicht lohnt, Dateien am Computer nach einem bestimmten System abzulegen. Schließlich findet die integrierte Suchfunktion ohnehin alles. Trotzdem sollten Sie nicht auf ein gut durchdachtes Ablagesystem verzichten. Cortana für Windows oder Spotlight auf dem Mac sind leistungsfähige Suchprogramme. Sie haben mit den Suchmaschinen im Internet eine Gemeinsamkeit: […]

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Digitale Ablage
© i-picture / fotolia.com

Blogs und (Online-)Magazine verkünden gerne, dass es sich nicht lohnt, Dateien am Computer nach einem bestimmten System abzulegen. Schließlich findet die integrierte Suchfunktion ohnehin alles. Trotzdem sollten Sie nicht auf ein gut durchdachtes Ablagesystem verzichten.

Cortana für Windows oder Spotlight auf dem Mac sind leistungsfähige Suchprogramme. Sie haben mit den Suchmaschinen im Internet eine Gemeinsamkeit: Die Ergebnisse sind besser, je mehr der Nutzer die Suche einschränkt. Aber nur die wenigsten Anwender dürften die vielen Schalter und Suchoptionen so gut beherrschen, dass tatsächlich nur das Dokument gefunden wird, das sie gesucht haben.

Erweiterte Suchfunktionen

Der erste Tipp für die digitale Ablage von Dokumenten lautet, sich mit den erweiterten Suchfunktionen vertraut zu machen. Im Explorer von Windows 10 wurde das einfach gestaltet. Klicken Sie dort in die Zeile für die Suche, öffnet sich ein weiteres Register, über das die erweiterten Funktionen aufgerufen werden können.

Digitale Ablage
Bild 1: Arbeiten Sie sich in die erweiterten Suchfunktionen des Betriebssystems ein. Windows 10 unterstützt den Nutzer mit einem eigenen Dialog.

Ablage ist Teamarbeit

Dateien ohne Ordnung abzulegen, hat zwei Nachteile. Zum einen wird es für Kollegen schwieriger, Dateien zu finden. Zum anderen lassen sie sich bei einem Back-up viel umständlicher wiederfinden. Ein Ablagesystem ist also nach wie vor wichtig.

Sofern nicht vorhanden, überlegen Sie sich – am besten im Team – eine Ablagestruktur, die nicht zu verschachtelt ist und von allen Kollegen verstanden wird. Diese könnte so aussehen:

  • Kunden
  • LieferantenRFEKT ORGANISIEREN
  • Projekte
  • Buchführung
  • Personal

Die Stammordner untergliedern sich dann weiter:

  • Kunden
    • Kunde 1
      • Korrespondenz
      • Angebote
  • Lieferanten
    • Lieferant 1
  • Projekte
    • Projekt 1
      • Schriftverkehr
      • Pläne
      • Dokumente

Es gibt bei der Ablage von elektronischen Dokumenten einen wichtigen Grundsatz: Die Systematik für Papierdokumente und Dateien sollte sich nicht unterscheiden! Wenn Sie dies beherzigen, wird es beispielsweise im Rahmen einer Steuerprüfung einfacher, die notwendigen Belege aus beiden Ablagen zusammenzustellen.

Richtiges Format wählen

Denken Sie bei der Ablage von Dokumenten auch an Dateien, die Sie über einen längeren Zeitraum aufbewahren müssen. Alles, was steuerlich relevant ist und in das Archiv wandern muss, sollte in einem Format abgelegt werden, dass auch noch in einigen Jahren gelesen werden kann. Für die Langzeitarchivierung dieser Dateien wurde extra das Format PDF/A entwickelt, das auch ISO-zertifiziert ist.

Digitale Ablage
Bild 2: Speichern Sie in Word beispielsweise ein PDF, nutzen Sie das PDF/A-Format dafür. Das erreichen Sie unter den weiteren Optionen beim Export.

Ordnung ist das halbe Leben – im Seminar „Ablage und Dokumentenmanagement“ schaffen Sie übersichtliche Strukturen, die überzeugen!


Dokumente in der Cloud verschlüsseln

Sie legen Dokument auch in der Cloud ab? Dann sollten Sie auf die Verschlüsselung der Dateien achten. Mit Apps wie SharedSafe (www.sharedsafe.com) oder Boxcryptor (www.boxcryptor.com/de) ist das nicht schwer. Die Anwendungen stammen aus deutscher Fertigung und Sie können bei ihrem Einsatz sicher sein, dass keine unbefugten Personen die Dokumente einsehen. Unter dem Namen Leitz Cloud bietet das renommierte Unternehmen in Kooperation mit einem Softwarehersteller eine Alternative zu amerikanischen Diensten, wobei Dateien und Übertragung verschlüsselt werden. Die Daten liegen auf einem Server in Deutschland.

Informationsschnipsel ablegen

Im Alltag tauchen immer wieder Dokumente auf, die sich nicht in die bestehende Struktur pressen lassen, wie interessante Webseiten oder Ausschnitte aus Magazinen. Diese können Sie in elektronische Notizbücher ablegen, wie Evernote oder OneNote. Letzteres bietet sich an, wenn Sie das Office-Paket als Abomodell (Office 365) einsetzen. Denn der Dienst ist kostenlos. PDF-Dateien oder Ausschnitte von Webseiten landen ganz einfach im Notizbuch.

Auch an eine App, mit der Sie Texte abfotografieren und Ihr Smartphone zum Scanner machen, hat Microsoft gedacht. Mit den Stichwörtern, die Sie den Notizen zuweisen, werden die Informationen strukturiert. Und mit wenigen Klicks geben Sie ein Notizbuch oder auch nur Teile davon für die Kollegen frei. Quittungen, flüchtige Notizen, Ideenpapiere oder Flyer: Gerade unterwegs sammeln sich rasch viele Informationen und Dokumente an, von denen einige es auch wert sind, elektronisch abgelegt zu werden. Nutzen Sie am besten eine App, mit der Sie solche Dokumente digitalisieren und dann an einem anderen Ort speichern. Bei Papieren, die steuerlich relevant sein können, müssen Sie den Beleg aber immer auch noch physikalisch ablegen.

In den App-Stores finden Sie reichlich Auswahl an solchen Programmen. Microsoft-Nutzer sollten sich mal die Office Lens ansehen. Damit scannen Sie Dokumente und Whiteboards, die dann automatisch in der Cloud abgerufen werden können. ¶

Der Autor Stephan Lamprecht ist freier Journalist und Autor zu den Themen Informatik, Arbeitsorganisation und Zeitmanagement.

Dieser Artikel stammt aus der Juli-Ausgabe des sekretaria-Magazins – jetzt 14 Tage kostenlos testen!

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