DIN 5008

Fehlt Ihnen ein wichtiger Sekretariats-Begriff oder möchten Sie unser Glossar ergänzen? Dann schicken Sie uns eine Email mit Ihrem gesuchten Schlagwort oder Ihre Erläuterung an: redaktion@sekretaria.de.

Wählen Sie bitte einen Anfangsbuchstaben oder geben Sie ein Schlagwort ein.

Suche nach Anfangsbuchstabe

 
Suche nach Schlagwort
Schlagwort

 

Abgekürzte Wörter werden am Ende mit einem Punkt geschrieben. Verwenden Sie mehrere Abkürzungen hintereinander, müssen Sie diese durch ein Leerzeichen voneinander trennen.

usw. = und so weiter
u. a. = unter anderem
z. B. = zum Beispiel
i. A. = im Auftrag
o. a. = oben angegebene

Wenn Sie Abkürzungen verwenden, die buchstäblich oder wie selbstständige Wörter gesprochen werden, werden diese ohne einen Punkt und ohne ein Leerzeichen geschrieben.

Kfz = Kraftfahrzeug
Lkw = Lastkraftwagen
AG = Aktiengesellschaft
BGB = Bürgerliches Gesetzbuch
DIN = Deutsche Industrie-Norm

Werfen wir also stellvertretend für den Empfänger nun einen ersten Blick auf den Brief. Es fällt sofort ins Auge, ob wir es mit einem s c h w e r e n oder einem leichten Inhalt zu tun haben. Schwer wirkt der Inhalt, wenn wir lange Absätze wahrnehmen, also viel Druckerschwärze. Leicht dagegen kommt uns der Inhalt vor, wenn die Absätze kurz gehalten sind.

Dabei gibt es eine Faustregel:
Absätze im Brief sollten möglichst nie länger als sieben Zeilen sein.

Und ein Tipp:
Beginnen Sie Ihre Briefe mit einem kurzen Absatz, damit Ihr Leser auch wirklich vorne zu lesen anfängt. Die folgenden Absätze können dann zunehmend länger sein. Nach jedem Satz folgt ein Satzzeichen. Alle Absätze werden durch eine Leerzeile getrennt.

Insgesamt lässt sich sagen, dass Art und Anzahl der Absätze immer auch einen Hinweis darauf geben, ob der Schreiber das, was er sagen will, auch inhaltlich gut strukturiert hat. Zu lange ebenso wie zu kurze Absätze zeigen Schwächen in der gedanklichen Gliederung. Im ersten Fall traut man sich womöglich nicht, etwas Nebensächliches wegzulassen. Im zweiten könnten sich Gedankensprünge zeigen, statt Gedankengängen. Diese Schwächen setzen sich meist sehr konsequent in einerseits zu langen und andererseits zu kurzen Sätzen fort.

Am elegantesten lösen Sie dieses Problem, indem Sie die Postrückläufer-Anschrift über die Anschrift des Empfängers schreiben. Das hat zwei Vorteile:

1. Sie müssen den Absender nicht noch einmal auf den Umschlag schreiben.
2. Ihr Name und Ihre Anschrift erscheinen im Fenster des Briefumschlages. So erkennt der Empfänger auf den ersten Blick, wer ihm schreibt.

Direkte Rede, wörtliche Zitate sowie Buch- und Zeitschriftentitel werden durch Anführungszeichen gekennzeichnet. Sie werden ohne ein Leerzeichen jeweils direkt vor und hinter den Text gesetzt.

Das Wochenmagazin „FOCUS” schreibt in der neuesten Ausgabe dazu: „Diese Software hat sich in der Praxis bewährt und ist ihr Geld wirklich wert.” Der Computerexperte Jürgen Hansen sagte in einem Interview: „Das Produkt ist wirklich konkurrenzlos günstig!”

Alle, die schreiben, sollten den Inhalt leicht und verständlich verfassen. So kann der Empfänger ganz leicht überblicken, wie viele Anlagen dem Schreiben beigefügt sind. Sprechen Sie die Anlagen im Text an, reicht es, wenn Sie deren Anzahl am Briefende angeben. Nennen Sie im Schreiben nicht alle Anlagen, empfiehlt es sich, diese aufzuführen.

Beispiel:
3 Anlagen     - wenn die Anlagen im Text bezeichnet sind oder

1 Antrag
1 Diskette
1 Freiumschlag     - wenn die Anlagen im Text nicht genannt werden.

Anreden vor dem Text

Grundsätzliches

Mit der Anrede vor dem Text kommen Sie "ins Gespräch" mit Ihrem Leser. Entscheidungen werden selten nur über rationale Gesichtspunkte getroffen. Persönliche Beziehung, Vertrautheit, kommunikative Distanz sind wichtige Kriterien. (Beziehung zwischen rhetorischen Distanzzonen und der Vertrautheit zum Leser - s. auch Punkt 1)

Deshalb: Verschenken Sie nicht die Möglichkeiten, mit der Anrede vor dem Text die Beziehungen zum Leser auszugestalten.

Zum Beispiel

Sehr geehrte Frau Dr. Meyer,

oder auch

Sehr geehrte Frau Oberbürgermeisterin,


Die Anredezeile endet mit einem Komma. Am Textbeginn wird demzufolge, wenn ein kleinzuschreibendes Wort steht, kleingeschrieben. In der Schweiz schreibt man ohne Komma nach der Anrede klein weiter.

Die Anrede wird durch eine Leerzeile vom Text getrennt.


Anreden als Spiegelbild der Distanz zum Leser

Die Standardformeln für viele Briefe lauten:

"Sehr geehrte Frau ...,"
"Sehr geehrter Herr ...,"

Mit diesen Varianten machen Sie nichts falsch. Allerdings wirkt das Wort "geehrte" für viele Nutzer bereits veraltet. Der Kunde ist König? Das war einmal. Der Kunde ist Partner! Die Beziehungen zwischen Menschen entwickeln sich. Damit entwickelt sich auch Ihre Sprache. Während "Sehr geehrte" für großen Respekt, ja fast schon Unterwürfigkeit steht, fassen wir Beziehungen zum Kunden bzw. Geschäftspartner gegenwärtig als Partnerschaft auf. Das spiegelt sich in der verwendeten Sprache (den Anredeformen) wider.

Welche zeitgemäßen Anredeformeln sind möglich?

"Guten Tag, Frau Schulze,"
(Für eine Geschäftsbeziehung, bei der Sie den Leser Ihres Briefes bereits ganz gut kennen.)

"Hallo, Frau Schulze,"
(Für die E-Mail-Korrespondenz, bei der Sie den Leser bereits kennen.)

"Liebe Frau Dr. Schulze,"
(Für sehr gute und vertrauensvolle Geschäftsbeziehungen.)

Sie können also ganz bewusst mit den Formulierungen in der Anrede vor dem Text die Distanz zum Kunden darstellen. Die folgende Tabelle zeigt die grundsätzliche Ausdrucksvarianten mit ihrer Distanzwirkung.




Häufig gestellte Fragen
- Wenn Sie eine offizielle Anrede entschärfen wollen, weil Sie den Empfänger persönlich kennen, schreiben Sie nach der entsprechenden Zeile eine persönliche Anrede handschriftlich
- Machen Sie den Gebrauch von Anredeformeln vom Anlass Ihres Briefes abhängig. Zum Beispiel bei einer Reklamation: Bleiben Sie offiziell und distanziert.
- Bei zwei Anreden schreiben Sie am besten untereinander. Der Ranghöhere steht geschäftlich zuerst. Dabei kann es sein, dass die Frau an zweiter Stelle hinter dem Mann steht. Der Mann hat in diesem Fall die höhere Position im Unternehmen. Bei privaten Anschriften steht die Frau an erster Stelle:

Geschäftlich:	Privat:
Sehr geehrter Herr Meyer	Sehr geehrte Frau Dr. Meyer,
sehr geehrte Frau Dr. Meyer	sehr geehrter Herr Meyer,

Das "sehr" auf der zweiten Zeile wird kleingeschrieben.
- Wenn Sie mehrere Personen anschreiben, benutzen Sie offiziell am besten die Formel "Sehr geehrte Damen und Herren,". Bei vertrauten Verhältnissen setzen Sie die Bezeichnungen der Personengruppe ein. Zum Beispiel: "Sehr geehrte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter". Die Schreibung "MitarbeiterInnen" ist laut Duden nicht erlaubt.
- In der Anrede vor dem Text werden nur die akademischen Grade "Dr." bzw. "Prof." vor dem Namen abgekürzt geschrieben.
- Nur wenn Sie ganz offiziell vorgehen und Führungskräfte anschreiben, geben Sie nach der Anrede den Titel an. Zum Beispiel: "Sehr geehrter Herr Oberbürgermeister". Diese Bezeichnungen werden nicht abgekürzt. Auf die Angabe des Namens wird verzichtet.
- Lassen Sie Anredeformeln nicht weg, auch nicht bei E-Mails. Das Weglassen wirkt sehr unpersönlich und unhöflich. Kürzen Sie niemals diese Formen ab.
- Verzichten Sie auf völlig veraltete Formen, wie "Werte", "Sehr verehrte" und Fräulein.

Beispielanschriften, Anreden und Grußformen im Überblick

Im Folgenden finden Sie Anredeformen und Grußformen nach Fallgruppen tabellarisch geordnet. Dabei handelt es sich um häufig frequentierte Fallgruppen und deren grundsätzliche Formen. Selbstverständlich sollten Sie Ihre jeweiligen konkreten Beziehungen berücksichtigen (s. Punkt 1).

Firmen



Öffentlicher Bereich (Landkreis und Kommunen)



Vereine, Vereinigungen und Verbände



Privatanschriften

Anredeformen im Anschriftenfeld

Grundsätzliches

Im Anschriftenfeld sichern Sie die korrekte Form der Versendung (von der Post vorgegeben). Bereits im Anschriftenfeld gestalten Sie die Beziehung zum Empfänger Ihrer Post.
Manche Menschen reagieren bereits angesäuert, wenn etwas in der Anschrift nicht stimmt. Mit einer nicht korrekten Anschrift können Sie den Erfolg Ihres Briefes gefährden.

Deshalb: Gehen Sie bei den Anredeformen im Anschriftenfeld möglichst exakt und akribisch vor.

Zum Aufbau des Anschriftenfeldes

Die 9 Zeilen (Zeilenabstand: einzeilig) sind wie folgt aufgeteilt:



Wichtigste Neuerung seit 2005 ist der Wegfall der Leerzeile zwischen Straße (bzw. Postfach) und Ort.

Die Brief-Etikette (wen schreibt man wie an) wird von diesen Änderungen der DIN nicht berührt. Diese Dinge können nicht mit einer Normung festgelegt werden, weil sie historisch gewachsene Traditionen sind und auch der persönliche Sichtweise (siehe Punkt 1) unterliegen.

Die Anrede innerhalb der Briefanschrift konzentriert sich auf die Zeilen 3 und 4. Bei längeren Anreden kann auch eine weitere Zeile genutzt werden. Dann verschieben sich die anderen Angaben nach unten.

Prinzipiell kann zwischen Privatanschriften und Geschäftsanschriften unterschieden werden.

1. Privatanschriften

Zum Beispiel:

Herrn Studienrat
Dr. Max Meyer

Frau Rechtsanwältin
Dr. jur. Maxi Meyer

Häufig gestellte Fragen

- Die Anrede "Frau" bzw. "Herrn" bitte nicht weglassen. Bei allem Streben nach Effektivität - das Weglassen dieser Formen wirkt sehr unhöflich. Allerdings: Bei Kindern und Jugendlichen bis 14 Jahren ist es empfehlenswert, auf diese Formen zu verzichten, weil sie komisch wirken können.
- Die männliche Form in der Anrede heißt immer noch "Herrn". Die Duden-Sprachberatung empfiehlt, das "n" nicht wegzulassen. Es wird zwar nicht mehr "an" geschrieben, aber immer noch mitgedacht.
- Titel, Berufsbezeichnungen usw. (z. B. Professor, Rechtsanwalt ...) werden nach der Anrede Frau bzw. Herrn geschrieben. Diese Bezeichnungen werden ausgeschrieben und entsprechend mit weiblichen Endungen versehen. Hier in dieser Zeile steht der Professorentitel, wenn er ehrenhalber verliehen wurde. Hier bitte nicht abkürzen.
- Akademische Grade (Dr. bzw. Dipl.-) werden vor dem Namen geschrieben und abgekürzt. Dabei ist die Angabe des Diplomtitels sehr selten geworden. Wenn der Briefempfänger in seinen Absenderangaben diese Angaben jedoch stehen hat, ist es besser, diese auch anzuführen (z. B. Dipl.-Ing., Dipl.-Päd., ...). Beim Doktortitel obliegt es Ihrem Fingerspitzengefühl und Ihrem Hintergrundwissen, weitere Details anzugeben (z. B. Dr. med., Dr. phil., ...). Es gibt bestimmt Berufsgruppen, die in diesem Bereich eher übersensibilisiert sind (Ärzte, Rechtsanwälte, ...). Also besser zu viel, als zu wenig.
- Wenn der Vorname bekannt ist, bitte diesen mitschreiben - nicht abkürzen. Dies ist ein Entwicklungstrend: Anrede im Anschriftenfeld mit Vornamen und dem Familiennamen, ohne dass man per Du ist.
- Manchmal erreichen Sie eine Person nur unter einer bestimmten Adresse (Untermiete). Dann erläutern Sie das mit dem Zusatz "bei": Herrn Max Meyer bei Walter

Anschrift an Eheleute oder Zusammenlebende

Zum Beispiel:

Frau und Herrn
Maxi und Max Meyer

Frau Dr. Maxi Meyer-Eschenbach
Herrn Max Schulze

Häufig gestellte Fragen

- Die Anrede mit "Eheleute" wirkt sehr veraltet. Die Anrede mit "Fam." (Familie) ist nur bei persönlichen Schreiben möglich. Dabei werden - rechtlich gesehen - alle Mitglieder der Familie angesprochen.
- Die Frau steht bei diesen Anreden zeitgemäß an erster Stelle. Das ist eine Frage der Höflichkeit geworden.
- Bei vielen Ehepaaren ist das linke obere Beispiel möglich.
- Bei Paaren mit unterschiedlichen Namen und Namenszusätzen bzw. bei Lebensgemeinschaften ist das rechte obere Beispiel besser geeignet.
- Es sollten auf jeden Fall beide Namen angeführt werden, wenn beide Ihre Kunden sind.

2. Geschäftsanreden

Bei geschäftlichen Anschriften - egal, ob Sie eine Firma, eine Institution, einen Verein oder eine Behörde anschreiben - müssen zwei prinzipielle Fälle unterschieden werden.
- Schreiben Sie eine Führungsperson (z. B. den Geschäftsführer, den Vereinsvorsitzenden, den Landrat, ...) an?
- Schreiben Sie eine integrierte Person (z. B. eine Mitarbeiterin, den Ruderkameraden, die Sachbearbeiterin aus dem Bauamt, ...) an?

Aus der Beantwortung dieser Fragen ergibt sich jeweils eine andere Reihenfolge bei der Anrede im Anschriftenfeld.

Zum Beispiel:

Meyer GmbH
Geschäftsführerin
Frau Dr. Sabine Schulze

Ruderverein Kuno
Vereinsvorstand

Mitunter wird eine Führungsposition noch dadurch unterstrichen, dass sie an der ersten Stelle in der Anrede im Anschriftenfeld erscheint. Im Folgenden dieser Aufbau:

Zum Beispiel:

Vorsitzende
der Meyer AG
Frau Dr. Sabine Schulze

Vorsitzender
des Rudervereins Kuno
Herrn Rudi Riemen

Oberbürgermeister
der Landeshauptstadt Dresden
Herrn Max Meyer

Landrat des Landkreises
Main-Tauber
Herrn Dr. Max Meyer

Wenn Sie Mitarbeiter eines Unternehmens (integrierte Personen) anschreiben, sollten diese nach der Firma angeführt werden.

Zum Beispiel:

Meyer GmbH
Personalabteilung; Herrn Max Meyer

Elterninitiative Kunterbunt e. V.
Frau Maxi Müller

Untere Wasserbehörde; Landratsamt
Herrn Max Meyer

Frau Dr. Sabine Schulze; Bauamt

Häufig gestellte Fragen

- Ob Sie bei Führungskräften eher die Variante 1 oder 2 nehmen, hängt sehr häufig von den persönlichen Befindlichkeiten ab. Bei Führungspersonen im öffentlichen Bereich steht in der Regel die Führungsposition an erster Stelle (Minister, Landrat, Bürgermeister, ...)
- Achten Sie geschäftlich auf den akademischen Grad. Viele fühlen sich verletzt, wenn dieser fehlt. Lieber etwas zu viel angeben als zu wenig.
- Die Bezeichnung Firma wird weggelassen, wenn aus dem Namen hervorgeht, dass es sich um eine Firma handelt (z. B. bei GmbH). Wenn das nicht der Fall ist, schreiben Sie:
Firma Max Meyer
- Auf die Abkürzung z. H. bzw. z. Hd. (zu Händen) können Sie verzichten, wenn Sie eine integrierte Person anschreiben. Es ergibt sich automatisch, dass diese Person diesen Brief bekommt. Eine Vorausverfügung, dass nur diese Person den Brief öffnen darf, stellt "zu Händen" nicht dar.
- Wenn Sie einem Mitarbeiter etwas persönlich zukommen lassen wollen, dann müssen Sie das kennzeichnen. Am besten, in der ersten Zeile des Anschriftenfeldes mit "Persönlich" bzw. "Vertraulich". Das wird sehr häufig bei Korrespondenzen in Personalangelegenheiten praktiziert.
- Den Empfänger erreichen Sie auch persönlich, wenn Sie in einen Briefumschlag an das Unternehmen einen zweiten verschlossenen Umschlag mit dem Namen des Empfängers hineinlegen. Diesen zweiten verschlossenen Brief darf das Unternehmen nicht öffnen (Verletzung des Briefgeheimnisses).
- In manchen Fällen (z. B. bei größeren Unternehmen oder Ämtern) ist es notwendig, eine Abteilung/einen Bereich anzugeben. Dadurch ist eine schnelle und genaue Weiterleitung gewährleistet. Die Benennung der einzelnen Abteilungen bzw. Bereiche ist uneinheitlich, so dass generelle Angaben hierzu nicht möglich sind.
- Wenn Sie mehrere Namen in der Anschrift zu schreiben haben, halten Sie bitte die Reihenfolge ein. Diese erkennt man an den Absenderangaben (Briefbogen des anderen) oder an der Unterschriftenregelung (links unterschreibt der Höhergestellte) der anderen.
Wenn Sie keinen vorausgehenden Brief haben, muss man sich bei wichtigen Briefanlässen beim Empfänger nach der Reihenfolge erkundigen.
- Manchmal erreichen Sie eine Person nur unter einer bestimmten Adresse. Geschäftlich nutzt man häufig dazu die Abkürzung "c/o":

Herrn
Rudi Riemen
c/o Ruderverein Kuno

Beispielanschriften im Überblick - siehe unter Stichwort "Anrede"

Geben Sie in Ihren Briefen immer einen Ansprechpartner mit der telefonischen Durchwahl an. So vermeiden Sie, dass ein Kunde oder ein Geschäftspartner mehrfach verbunden werden muss, wenn er wegen einer zusätzlichen Information oder einer Frage anruft. Das PS ist besonders gut für diesen Hinweis geeignet.

Freundliche Grüße aus Köln

Susanne Breitenbach

PS: Haben Sie Fragen oder benötigen Sie weitere Informationen? Dann rufen Sie einfach Herrn Severin an: 069 2232-45. Sie erreichen ihn zwischen 8.00 und 17.00 Uhr.

Diese Regeln gelten für Auslandsanschriften:

1. Keine Leerzeichen in der Anschrift und kein Länderkennzeichen
2. Der Ort wird in der Landessprache geschrieben, wenn möglich.
3. Das Land und der Ort werden in Großbuchstaben geschrieben.

Madame
Veronique Lebichot
44, rue du Logis
54300 LUNEVILLE
FRANKREICH

Mevrouw J. de Boer
Poste restante A. Cuypstraat
Postbus 99730
1000 NA AMSTERDAM
NIEDERLANDE

Auslassungpunkte kennzeichnen eine ausgelassene Textstelle. Die drei Auslassungspunkte werden durch ein Leerzeichen um vorstehenden und nachfolgenden Text abgetrennt. Stehen die drei Auslassungspunkte am Ende eines Satzes, so folgt kein weiterer Satzpunkt.