DIN 5008

Von A wie Abkürzung bis Z wie Zeitangaben - in unserem DIN 5008-Lexikon finden Sie alle relevanten Korrespondenz-Stichworte von A-Z.

Damit gestalten Sie Ihre Geschäftsbriefe mit Sicherheit DIN-gerecht!

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Der Gedankenstrich ist ein gutes Stilmittel, um Satzteile besonders zu betonen oder hervorzuheben. Vor und hinter einem Gedankenstrich wird jeweils ein Leerzeichen gemacht. Die Leerzeilen sind im folgenden Beispiel durch das Symbol › gekennzeichnet:

Sehr geehrte Frau Gerber,
›
vielen Dank für das freundliche Telefonat. Mit diesem Schreiben erhalten Sie – wie versprochen – die detaillierten Unterlagen.

Was zählt zu Geschäftsbriefen und warum sind die Angaben so wichtig?

Die Angaben sollen Ihren Geschäftspartnern die Möglichkeit geben, sich schon beim Beginn der Geschäftsbeziehung über die wesentlichen Verhältnisse Ihres Unternehmens zu informieren. Durch die Mitteilung der Handelsregisternummer beispielsweise ist es für Ihren neuen Geschäftspartner einfacher, sich beim Registergericht Auskünfte über Ihre Firma einzuholen. Die Vorschriften sollen also helfen, "böse" Überraschungen zu verringern.

Als Geschäftsbrief gelten in der Regel:
• Ihr gesamter externer Schriftverkehr, d. h. jede schriftliche Mitteilung, die Sie an einen oder mehrere Empfänger richten,
• alle Nachrichten, die Sie mit Hilfe neuer Telekommunikationssysteme übermitteln, wenn sie beim Empfänger in Schriftform (Papier oder Bildschirm) ankommen, z. B. E-Mail und Fax,
• beispielsweise Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Rechnungen, Quittungen sowie Bestellscheine.

Nicht als Geschäftsbrief gelten:
• der interne Schriftverkehr zwischen einzelnen Abteilungen, Büros, Filialen und Niederlassungen Ihres Unternehmens,
• Lieferscheine, Empfangsscheine, Mahnungen, Abholbenachrichtungen u. Ä.
• alle Nachrichten, die Sie an einen unbestimmten Personenkreis richten, z. B. Werbeschriften, Postwurfsendungen und Zeitungsanzeigen.

Neben einem professionell gestalteten Briefbogen benötigen Sie weitere Geschäftspapiere:

- Briefbogen ohne Absenderangaben als 2. Seite eines Briefes
- Briefumschläge in verschiedenen Formaten
- Kurzmitteilungen
- Kataloge
- Lieferscheine
- Preislisten
- Prospekte
- Rechnungen
- Telefax-Deckblatt
- Visitenkarten

Welche Geschäftspapiere Sie benötigen, hängt vor allem davon ab, in welcher Branche Sie arbeiten. Achten Sie bei der Gestaltung Ihrer Geschäftspapiere auf ein einheitliches Erscheinungsbild. Lassen Sie sich bei der Gestaltung von einem erfahrenen Grafiker oder einer Druckerei beraten.

1 Grundsätzliches

Die Schlussformulierungen haben die größten Chancen, in das Langzeitgedächtnis der Leser einzufließen. Die rhetorische Regel " Der erste Eindruck ist der entscheidende, ..." geht weiter mit der Formulierung: "... der letzte bleibt." Das heißt, die letzten Formulierungen des Briefes können einen kleinen Widerhaken besitzen. Diese Langzeitwirkung ist vor allem aus Werbegründen interessant.

Deshalb: Formulieren Sie, wenn es passt, den Gruß des Briefes "merk-würdig" oder einfach mit Pfiff.

Zum Beispiel

Mit freundlichen Grüßen
oder
Ein schönes Wochenende wünscht

Die Grußzeile endet stets ohne Komma. Die Grußzeile wird durch eine Leerzeile vom Text getrennt.

2 Grußformen als wirkungsvoller Widerhaken im Gedächtnis der Leser

Die Wendung "Mit freundlichen Grüßen" ist der letzte Rest der alten Schlussformel "... verbleiben wir mit freundlichen Grüßen". Das Verb "verbleiben" ist stark veraltet. Bitte überlegen Sie, ob Sie Ihre Kundenbeziehungen nicht freundlicher und zeitgemäßer gestalten können.

Welche modernen Grußformen sind möglich?

Grußformen	Mögliche Wirkung
Freundliche Grüße aus Berlin	Absender im Mittelpunkt
Freundliche Grüße nach München	Leser im Mittelpunkt
Viele/Beste Grüße	lockere Atmosphäre
Ein schönes Wochenende wünscht	Gefühle ansprechend
Sommerliche Grüße sendet	Persönliche Atmosphäre

Häufig gestellte Fragen

Wenn Sie eine offizielle Form entschärfen wollen, weil Sie den Empfänger persönlich kennen, schreiben Sie nach der entsprechenden Zeile einen persönlichen Gruß handschriftlich.